Przejdź do treści

Cechy dobrego systemu kadrowo-płacowego

od Zespół Unit4 Polska Czerwiec 9, 2022 | 7 min czytania

Na przestrzeni ostatnich lat można zauważyć nieustanną rewolucję technologiczną w dziale kadr. Na początku powstania działu HR specjaliści pracowali na papierze i kalkulatorze. Działy HR nie korzystały wtedy z systemów podobnych do  ERP, elektronicznych baz danych czy zaawansowanej komunikacji.

Nowe technologie są coraz częściej wykorzystywane w każdym aspekcie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Obecnie zdecydowana większość firm korzysta z oprogramowania kadrowo-płacowego. Odpowiednie i efektywne systemy są niezbędne m.in. do terminowego ustalania wynagrodzeń, zarządzania czasem pracy czy tworzenia sprawozdań i raportów. 

Na rynku jest wiele dostępnych rozwiązań, które mogą usprawnić naliczanie wynagrodzeń. Warto skupić się jednak na systemach, które obejmują wiele różnorodnych procesów i oferują więcej funkcji niż tylko generowanie list płac, automatyzację administrowania wynagrodzeń oraz zarządzanie podatkami. Zatem gdy decydujemy się na program kadrowo-płacowy, który ma nas wspierać w codziennej pracy, warto zwrócić uwagę, aby posiadał on wybrane cechy, które sprawią, że system jest rzeczywiście korzystny, sprawny i bezpieczny. Oprogramowanie powinno zautomatyzować czasochłonne procesy i jednocześnie oszczędzić czas pracownikom, by mogli oni skupić się na innych zadaniach.
 
Zatem jaki powinien być ten system, jakie cechy powinien posiadać? 
 

  • Bezpieczny i zgodny z przepisami

System kadrowo-płacowy powinien być przede wszystkim bezpieczny i działać zgodnie z przepisami. System, który nie jest aktualizowany w odniesieniu do bieżących regulacji, może nam przysporzyć wiele problemów.

Warto więc wybrać rozwiązanie, który jest aktualizowany automatycznie do najnowszych regulacji prawnych, a także taki który skutecznie będzie chronił dane naszej firmy oraz ich jej pracowników. Systemy kadrowo-płacowe powinny być wyjątkowo bezpieczne, dlatego powinny posiadać certyfikaty bezpieczeństwa ISO oraz regularnie być poddawane testom i aktualizowane.  

Pakiet Teta posiada nie tylko wszelkie certyfikaty bezpieczeństwa ISO, ale jest także wyposażony w funkcjonalności wspierające administratorów w realizacji wymagań m.in. RODO.

  • Otwarty, modułowy

Oprogramowanie powinno być otwarte imodułowe, ponieważ daje to duże pole manewru dla funkcjonowania firmy. Rozwiązania, które mają przygotowane standardowe ścieżki komunikacji poprzez standardowe API dają możliwość szybkiego połączenie z aplikacjami biznesowymi, bez konieczności programowania integracji dedykowanej dla każdego przepływu. Standardowe API w konsekwencji zapewnia bezpieczny i poprawny przepływ danych.

Niezwykle ważna jest również budowa modularna, która umożliwia układanie rozwiązania dla firmy z gotowych modułów, dobierając je adekwatnie do aktualnych potrzeb firmy, a jednocześnie z możliwością dołączenia kolejnego elementu układanki jeżeli rozwój firmy będzie tego wymagał. Przemyślana otwarta architektura pozwala zatem na dostosowanie się do panujących w firmie warunków oraz współpracę z innymi systemami w ramach informatycznego ekosystemu firmy, a nie tylko oferty jednego dostawcy. To jedna z jego najważniejszych cech.
 

  • Intuicyjny, łatwy w obsłudze

Czas jest bardzo cennym zasobem w pracy, zatem jeśli chcemy wprowadzić nowe oprogramowanie do firmy ważne, jest, aby nie było one zbyt skomplikowane w konfiguracji oraz łatwe do nauczenia się przez pracowników. 

Szukając zatem takiego produktu, należy skupić się na rozwiązaniach, które oferują prostą konfigurację a nawet gotowe ścieżki, które można użyć. Dostawcy z dużym doświadczeniem rynkowym oferują gotowe konfiguracje, np. procesy akceptacji wniosków kadrowych, które działają już w wielu przedsiębiorstwach- warto skorzystać ze sprawdzonych rozwiązań. Szczególną uwagę należy przyłożyć do określenia intuicyjności rozwiązania dla uczestników procesów HR-owych spoza działów HR, czyli dla pracowników, kierowników i menedżerów. Jeżeli nie chcemy poświęcać wielu godzin na szkolenia tysięcy pracowników, zdecydujmy się na rozwiązania dostawców dbających o tzw. User Experience, już podczas tworzenia oprogramowania. Dzięki temu przeszkolenie z funkcji samoobsługowych będzie dużo sprawniejsze i może się odbywać poprzez publikację ulotki, materiały video lub inne krótkie formy, ponieważ obsługa jest na tyle intuicyjna, ze wystarczy podanie kilku zasad.
 

  • Mobilny

Wybierając system kadrowo-płacowy chcemy, aby ułatwił on nam pracę, aby była ona efektywniejsza oraz dostosowana do aktualnych potrzeb naszych pracowników i technologii. Dlatego mobilność jest tu kolejnym bardzo ważnym aspektem. 

Dostęp mobilny jest szczególnie ważny w funkcjach samoobsługi pracowniczej, ponieważ własne sprawy pracownik najczęściej załatwia po pracy lub w tzw. „międzyczasie”. Potrzebuje więc dostępu z urządzenia, które ma pod ręką, a w przypadku osób pracujących w terenie lub na liniach produkcyjnych, czy w magazynach, komputer nie zawsze jest pierwszym wyborem. Smartfon i tablet, na równi z komputerem powinny udostępniać pracownikom szybką obsługę kadrową. 
 

  • Elastyczny i wielopodmiotowy

Dobry system kadrowo-płacowy, powinien umożliwiać kompleksową obsługę procesów płacowych w każdym przedsiębiorstwie, niezależnie od rodzaju i wielkości firmy. 
 
Istnieją setki różnych branż, w których oczekiwania od systemu kadrowo-płacowego mogą być odmienne. W różnych firmach może istnieć inna struktura organizacyjna, może się różnić polityka kadrowa oraz podział pracy. System powinien być technicznie gotowy na dostosowanie do specyfiki firmy. Elastyczność i wielopodmiotowość (wielofirmowość) to kolejne ważne cechy, na które powinno się zwracać uwagę.
 

  • Efektywny i szybki 

System kadrowo-płacowy powinien efektywnie zautomatyzować pracę specjalistów, tak aby jak najbardziej zminimalizować interwencję ręczną np.: przy zbieraniu i przechwytywaniu danych czy w sprawnym naliczaniu wynagrodzeń. 

Dobre i szybkie oprogramowanie, które się nie “zacina” wpływa na efektywniejszą pracę specjalistów, dzięki temu mają oni bowiem więcej czasu na wykonanie innych zadań czy skupieniu się na rozwoju swoim i firmy. 

Dobry program kadrowo-płacowy powinien wspierać firmy większe i mniejsze, w różnych branżach. Nie tylko powinien ułatwiać pracę, ale powinien być przede wszystkim bezpieczny i zgodny z obowiązującymi przepisami. Program powinien być intuicyjny w obsłudze, tak aby praca z nim była efektywna i przyjemna, a nie utrudniała jej. Aby praca z nowym systemem od początku była pozytywna, należy przygotować pracowników na nowe zmiany i dobrze ich przeszkolić. 
Systemy usprawniające procesy zarządzania w firmach, okazały się być bardzo skuteczną innowacją, która pomogła wielu przedsiębiorstwom efektywniej wykonywać swoje zadania. Technologia dalej się rozwija, a razem z nią właśnie systemy, które są tworzone zgodnie z oczekiwaniami klientów. 

Wybranie niezawodnego systemu kadrowo-płacowego zapewni rozwój dla Twojej organizacji, albowiem nie tylko będzie to korzystny zwrot inwestycji, ale sprawi to, że Twoja firma będzie nowoczesna, efektywna i gotowa na adaptację kolejnych technologii, które usprawnią pracę w firmie. Jest to zatem dużo więcej niż tylko program do listy płac.

Zobacz również nasz inny artykuł: 4 najważniejsze cechach nowoczesnego systemu HR

Nowoczesne systemy HR są na tyle wygodne i mobilne, że można je używać przy pracy hybrydowej i zdalnej. Jeśli w Twojej firmie, pracownicy pracują zdalnie, warto także wziąć to pod uwagę przy wybieraniu dobrego systemu kadrowo-płacowego.  Przeczytaj jak wybrać system HR oraz dowiedz się co oferuje najlepszy program-kadrowo płacowy na rynku.

Rozwiązania kadrowo-płacowe od Unit4 Teta od ponad 35 lat wspierają procesy HR w największych firmach i instytucjach w Polsce.