Kontrola trzeźwości - nowe zapisy w Kodeksie pracy wpłyną na zawartość akt osobowych
21 lutego 2023 wchodzą w życie przepisy związane z kontrola trzeźwości. Nowe regulacje umożliwią pracodawcom prewencyjną kontrolę pracowników na obecność alkoholu lub innych środków działających podobnie.
Przepisy regulujące kontrolę trzeźwości zostały opublikowane 6 lutego 2023 w Dzienniku Ustaw 2023.240 zawierającym Ustawę o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.
Oprócz szczegółów dotyczących procedur badania trzeźwości, w ustawie znajdują się wytyczne w zakresie przechowywania informacji w aktach pracowniczych.
Zgodnie z ustawą, w określonych sytuacjach, informacje o wynikach badania wskazujących na stan po użyciu alkoholu (0,2‰ do 0,5‰) lub stan nietrzeźwości (powyżej 0,05‰) należy załączyć do akt osobowych pracownika.
Kiedy załączyć informację do akt?
Informacja o wynikach badania kontroli trzeźwości może być przechowywana w aktach osobowych tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony dóbr, takich jak zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia.
Jaki jest zakres informacji?
Zakres informacji o wynikach badania kontroli trzeźwości, obejmuje:
- Dane osobowe identyfikujące pracownika, którego badanie dotyczyło, takie jak imię i nazwisko, PESEL lub w przypadku braku seria i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
- Data urodzenia, płeć, wzrost, masa ciała, informacja o chorobach, na jakie pracownik choruje oraz podpis pracownika, jeżeli dane pozyskano w związku z badaniem,
- Datę, godzinę i minutę badania,
- Wynik badania wskazujący na stan po użyciu alkoholu lub stan nietrzeźwości,
- Imię i nazwisko osoby przeprowadzającej badani,
- Imiona i nazwiska oraz stanowiska osób pobierających próbki- np. w przypadku badania krwi na obecność alkoholu,
- Informacje o objawach i okolicznościach uzasadniających przeprowadzenie badania,
- Datę i godzinę stwierdzania objawów uzasadniających przeprowadzenie badania,
- Dodatkowe informacje niezbędne do oceny wiarygodności i poprawności badania,
- W przypadku odstąpienia od pobrania krwi należy podać informacje o przyczynie odstąpienia.
Ile trwa okres przechowywania informacji?
Okres przechowywania informacji o wynikach kontroli trzeźwości wyniesie:
- Nie dłużej niż 1 rok od dnia zebrania tych informacji.
- 1 rok - W przypadku udzielenia kary, informacje o wynikach badania przechowywane są do momentu uznania kary za niebyłą, czyli po roku nienagannej pracy.
- Do czasu zakończenia postępowania, jeżeli informacja o wyniku kontroli trzeźwości stanowi dowód w postepowaniu, a pracodawca jest stronę tego postępowania.
Gdzie w aktach zamieścić informację o wyniku badania?
Kodeks pracy nie wskazuje miejsca w aktach osobowych, do którego należy dołączyć informację o wynikach badania wskazujących na stan nietrzeźwości. Nadal oczekujemy na akty wykonawcze, które doprecyzują miejsce ich przechowywania. Projekt zmian w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej dostępny jest na stronach rządowych. Proponowane zmiany obejmują wprowadzenie nowej części akt osobowych - części E, dedykowanej do przechowywania tego typu informacji.
Co z informacją o karze w przypadku kontroli trzeźwości?
Wynikiem kontroli trzeźwości może być również kara (upomnienie, nagana, kara pieniężna). W tym przypadku informacje o karze przechowywane są w aktach osobowych czasowo i usuwane z nich zgodnie z dotychczasowymi zasadami (art. 113 KP), czyli po roku nienagannej pracy. Informacje o karach porządkowych przechowywane są w części D akt osobowych.
Co z wynikiem kontroli na obecność innych używek?
Jak czytamy we wspomnianym wyżej projekcie zmian rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w części E znajda się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.
Na bieżąco śledzimy przepisy związane z zawartością akt osobowych, w tym elektronicznych akt osobowych, aby dostosować rozwiązania Teta do aktualnych regulacji.
Pozdrawiamy
Zespól Unit4 Teta
