Przejdź do treści

Zmiany w rozliczeniach delegacji służbowych dla pracowników

Listopad 29, 2022

29 listopada 2022r. weszły w życie regulacje dotyczące zwiększenia kwoty diety i limitu za nocleg w czasie delegacji zagranicznych. Kolejne zmiany, tym razem w zakresie diet w czasie delegacji krajowych, zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2023 r.

Obie aktualizacje wynikają z Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. Aby uporządkować wiedzę o ostatnich zmianach na temat należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej przedstawiamy krótkie omówienie wskaźników uwzględnianych w kalkulacjach tych należności.

Delegacje krajowe

Dieta

Podczas krajowej delegacji służbowej trwającej powyżej 8 godzin należna jest dieta, rekompensująca pracownikowi dodatkowe kosztów związanych z wyżywieniem podczas wyjazdu. Za delegację trwającą między 8 a 12 godzin należna jest połowa stawki, a przy wyjazdach trwających powyżej 12 godzin za każdą dobę wyliczana jest pełna stawka. Za każdą kolejną rozpoczęta dobę delegacji należna jest dieta w wysokości połowy stawki jeżeli liczba godzin jest mniejsza od 8 i pełna stawka diety powyżej 8 godzin. Dodatkowo warto wspomnieć, że zapewnienie przez pracodawcę wyżywienia podczas delegacji powoduje pomniejszenia diety (śniadanie i kolacja- 25% stawki za każdy z posiłków, obiad -50% stawki).

Ryczałt za nocleg lub zwrot kosztów na nocleg

W przypadku noclegu w trakcie delegacji krajowej pracownikowi należny jest ryczałt za nocleg stanowiący 150% diety. Ryczałt taki nie zostanie wypłacony, jeżeli pracodawca pokryje koszty noclegu na podstawionych rachunków. Zwrot udokumentowanych kosztów noclegu za dobę hotelową następuje do limitu stanowiącego 20-krotoność diety. Przy czym limit ten jest określony w rozporządzeniu dla pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Wewnętrzne regulacje firm mogą wskazywać inne ograniczenia zwrotu kosztów noclegu w hotelach, np. w zależności od miejscowości.

Ryczałt za dojazdy

Podczas delegacji służbowych pracownicy mogą korzystać z komunikacji miejscowej, co również wiąże się z dodatkowymi kosztami. W związku z tym przewidziano ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej w kwocie stanowiącej 20% diety.

Stawki

Stawka diety krajowej, ryczałtu za nocleg i ryczałtu za dojazdy w bieżącym i kolejnym roku przyjmują wartości jak w tabeli poniżej:

Stawka diety krajowej
za dobę podróży

Ryczałt za nocleg

Ryczałt za dojazdy

Obowiązuje od

Obowiązuje do

30 PLN

45,00 PLN

6,00 PLN

01.03.2013

27.07.2022

38 PLN

57,00 PLN

7,60 PLN

28.07.2022

31.12.2022

45 PLN

67,50 PLN

9,00 PLN

01.01.2023

-

 

Limit na rozliczenie noclegu podczas delegacji krajowej

Obowiązuje od

Obowiązuje do

600 PLN

01.03.2013

27.07.2022

760 PLN

28.07.2022

31.12.2022

900 PLN

01.01.2023

-


Dieta i ryczałty z tytułu podróży służbowej pracowników nie stanowią podstawy podatku, ani podstawy ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, do kwot określonych w rozporządzeniu. Jeżeli pracodawca przyjmie wyższe stawki diet i ryczałtów, niż te w rozporządzeniu, do od “nadwyżki” powinien wyliczyć zarówno zaliczkę na podatek, jak i składki ZUS oraz na fundusz zdrowia.

Delegacje zagraniczne

Stawka diety oraz ryczałty należne z tytułu delegacji zagranicznej różnią się w zależności od kraju, który stanowi cel podróży. W rozporządzeniach publikowane są tabele określające stawki diety i limitów na nocleg w poszczególnych krajach. 29 listopada 2022r. zmienia się ta tabela, co należy uwzględnić podczas wypłaty należności za czas podróży odbywających się od tego dnia.

Tabele diet i limitów na nocleg można znaleźć w aktualnym na dany moment rozporządzeniu:

Kilometrówka

Aktualnie obowiązująca stawka do kalkulacji zwrotu kosztów przejazdu samochodem prywatnym do celów służbowych, czyli tzw. „kilometrówka” jest regulowana przez Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy

Aktualnie obowiązujące stawki (od 14 listopada 2007 r. nie uległy zmianie) wynoszą:

  • dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3 - 0,5214 PLN
  • dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 PLN
  • dla motocykla - 0,2302 PLN
  • dla motoroweru - 0,1382 PLN.

Trwa proces legislacyjny projektu zmieniającego warunki ustalania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów prywatnych. Przypuszczamy więc, że w najbliższej przyszłości można spodziewać się zmiany stawek „kilometrówki”.

Informujemy, że aktualizację stawek uwzględnianych podczas rozliczania delegacji mogą Państwo z łatwością wykonać w oprogramowaniu Teta HR / Teta ERP.

Mają Państwo dodatkowe pytania?

Zapraszamy do kontaktu.
Zespół Unit4 Teta