Zmiany w rozliczeniach delegacji służbowych dla pracowników

29 listopada 2022r. weszły w życie regulacje dotyczące zwiększenia kwoty diety i limitu za nocleg w czasie delegacji zagranicznych. Kolejne zmiany, tym razem w zakresie diet w czasie delegacji krajowych, zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2023 r.

Obie aktualizacje wynikają z Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. Aby uporządkować wiedzę o ostatnich zmianach na temat należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej przedstawiamy krótkie omówienie wskaźników uwzględnianych w kalkulacjach tych należności.

Delegacje krajowe

Dieta

Podczas krajowej delegacji służbowej trwającej powyżej 8 godzin należna jest dieta, rekompensująca pracownikowi dodatkowe kosztów związanych z wyżywieniem podczas wyjazdu. Za delegację trwającą między 8 a 12 godzin należna jest połowa stawki, a przy wyjazdach trwających powyżej 12 godzin za każdą dobę wyliczana jest pełna stawka. Za każdą kolejną rozpoczęta dobę delegacji należna jest dieta w wysokości połowy stawki jeżeli liczba godzin jest mniejsza od 8 i pełna stawka diety powyżej 8 godzin. Dodatkowo warto wspomnieć, że zapewnienie przez pracodawcę wyżywienia podczas delegacji powoduje pomniejszenia diety (śniadanie i kolacja- 25% stawki za każdy z posiłków, obiad -50% stawki).

Ryczałt za nocleg lub zwrot kosztów na nocleg

W przypadku noclegu w trakcie delegacji krajowej pracownikowi należny jest ryczałt za nocleg stanowiący 150% diety. Ryczałt taki nie zostanie wypłacony, jeżeli pracodawca pokryje koszty noclegu na podstawionych rachunków. Zwrot udokumentowanych kosztów noclegu za dobę hotelową następuje do limitu stanowiącego 20-krotoność diety. Przy czym limit ten jest określony w rozporządzeniu dla pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Wewnętrzne regulacje firm mogą wskazywać inne ograniczenia zwrotu kosztów noclegu w hotelach, np. w zależności od miejscowości.

Ryczałt za dojazdy

Podczas delegacji służbowych pracownicy mogą korzystać z komunikacji miejscowej, co również wiąże się z dodatkowymi kosztami. W związku z tym przewidziano ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej w kwocie stanowiącej 20% diety.

Stawki

Stawka diety krajowej, ryczałtu za nocleg i ryczałtu za dojazdy w bieżącym i kolejnym roku przyjmują wartości jak w tabeli poniżej:

Dieta i ryczałty z tytułu podróży służbowej pracowników nie stanowią podstawy podatku, ani podstawy ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, do kwot określonych w rozporządzeniu. Jeżeli pracodawca przyjmie wyższe stawki diet i ryczałtów, niż te w rozporządzeniu, do od “nadwyżki” powinien wyliczyć zarówno zaliczkę na podatek, jak i składki ZUS oraz na fundusz zdrowia.

Delegacje zagraniczne

Stawka diety oraz ryczałty należne z tytułu delegacji zagranicznej różnią się w zależności od kraju, który stanowi cel podróży. W rozporządzeniach publikowane są tabele określające stawki diety i limitów na nocleg w poszczególnych krajach. 29 listopada 2022r. zmienia się ta tabela, co należy uwzględnić podczas wypłaty należności za czas podróży odbywających się od tego dnia.

Tabele diet i limitów na nocleg można znaleźć w aktualnym na dany moment rozporządzeniu:

• Do 28 listopada 2022r, należy korzystać z tabeli diet i limitów dla delegacji zagranicznych z Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
• Od 29 listopada 2022r. należy korzystać z tabeli diet i limitów dla delegacji zagranicznych z Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej

Kilometrówka

Aktualnie obowiązująca stawka do kalkulacji zwrotu kosztów przejazdu samochodem prywatnym do celów służbowych, czyli tzw. „kilometrówka” jest regulowana przez Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy

Aktualnie obowiązujące stawki (od 14 listopada 2007 r. nie uległy zmianie) wynoszą:

• dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3 - 0,5214 PLN
• dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 PLN
• dla motocykla - 0,2302 PLN
• dla motoroweru - 0,1382 PLN.

Trwa proces legislacyjny projektu zmieniającego warunki ustalania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów prywatnych. Przypuszczamy więc, że w najbliższej przyszłości można spodziewać się zmiany stawek „kilometrówki”.

Informujemy, że aktualizację stawek uwzględnianych podczas rozliczania delegacji mogą Państwo z łatwością wykonać w oprogramowaniu Teta HR / Teta ERP.

Mają Państwo dodatkowe pytania?

Zapraszamy do kontaktu.
Zespół Unit4 Teta