Jak Allegro zbudowało elastyczne HR na Teta HR? Case study automatyzacji procesów

Podczas konferencji Teta Sessions 4U 2025 w Gdańsku, Patrycja Smolarek (Team Leader, HR Operations) oraz Sylwia Kobierecka (Senior Business Applications Specialist) z Allegro pokazały, jak dzięki rozwiązaniom Teta HR i Teta ME zbudowały skalowalny, zautomatyzowany ekosystem HR dopasowany do dynamicznie zmieniającej się organizacji.

W tym artykule opisujemy, jak wyglądało wdrożenie, jakie procesy zautomatyzowano i jakie efekty to przyniosło.
Teta HR jako fundament zarządzania danymi pracowników

Teta HR jako fundament zarządzania danymi pracowników

W przypadku Allegro kluczowe było jedno: stworzenie centralnego źródła danych o pracownikach, które zintegruje rozproszone systemy i uporządkuje procesy HR.

Jak pokazano w prezentacji, system Teta HR po jego wdrożeniu w 2022 roku stał się wówczas master data dla całej organizacji, integrując się m.in. z systemami finansowymi, controllingowymi czy Active Directory.

To nie była prosta implementacja. Projekt obejmował:

migrację danych z dwóch systemów kadrowo-płacowych,
obsługę ponad 11 000 pracowników w 6 krajach,
stworzenie 100 dedykowanych raportów,
integracje dwukierunkowe z wieloma systemami biznesowymi.

Efekt? Jeden spójny ekosystem HR, który stał się podstawą dalszej automatyzacji.
Automatyzacja HR w praktyce: mniej klikania, więcej kontroli.

W dynamicznej organizacji, takiej jak Allegro, manualne procesy po prostu nie działają. Dlatego dużą część prac skoncentrowano na automatyzacji.

„Budowaliśmy dużo automatów, które przypisują pewne parametry pracownikom po to, żeby ograniczyć ilość koniecznego klikania w systemie.”

Sylwia Kobierecka

Senior Business Applications Specialist, Allegro

Automatyzacje objęły m.in.:

przypisywanie pracowników do odpowiednich grup i struktur,
automatyczne naliczanie i przeliczanie urlopów,
zarządzanie czasem pracy (RCP),
powiadomienia o brakach w strukturze (np. brak przełożonego),

anonimizację danych pracowników zewnętrznych,
agregację różnych form zatrudnienia w jednej kartotece pracowników.

To podejście znacząco ograniczyło obciążenie zespołu HR i pozwoliło skupić się na działaniach strategicznych.

Teta ME i doświadczenie pracownika: HR, który „sam się przypomina”

Automatyzacja nie dotyczyła tylko działu HR. Duży nacisk położono na doświadczenie menedżerów i pracowników.

W Teta ME wdrożono m.in.:

To szczególnie ważne w organizacji, gdzie – jak podkreślają prelegentki – menedżerowie korzystają z wielu systemów jednocześnie.

Centrum akceptacji menedżera: jeden punkt decyzyjny

Jednym z ciekawszych rozwiązań było stworzenie centrum akceptacji menedżera, które agreguje wnioski z różnych systemów.

Dlaczego to było potrzebne?

W Allegro menedżerowie pracują równolegle w wielu narzędziach – od systemów finansowych po HR. Rozproszone procesy akceptacji powodowały chaos i opóźnienia.

Rozwiązanie:

●    możliwość akceptacji wniosków zarówno w Teta ME, jak i w zewnętrznej platformie,
●    synchronizacja statusów między systemami,
●    eliminacja podwójnych akcji i błędów decyzyjnych.

To przykład realnej integracji procesów biznesowych, a nie tylko danych.

To szczególnie ważne w organizacji, gdzie – jak podkreślają prelegentki – menedżerowie korzystają z wielu systemów jednocześnie.

Elastyczność procesów HR zgodna z przepisami

System został również wykorzystany do szybkiego wdrażania zmian wynikających z prawa pracy.

Dobrymi przykładami są:

wniosek o elastyczną organizację czasu pracy (zgodny z nowymi przepisami),
wykorzystanie danych o członkach rodziny (np. dzieci),
walidacje uprawnień pracownika.

Dodatkowo wdrożono:

wnioski o zaliczki na wynagrodzenie,
automatyczne generowanie zaświadczeń bankowych (ok. 10 szablonów),
integrację z instytucjami finansowymi (PPK).

„To usprawnia pracę zespołów kadrowo-płacowych, ale też poprawia satysfakcję pracowników, ponieważ oni właściwie mogą dostać takie zaświadczenie niemal od ręki.”

Patrycja Smolarek

Team Leader, HR Operations, Allegro