Jak Allegro zbudowało elastyczne HR na Teta HR? Case study automatyzacji procesów
Podczas konferencji Teta Sessions 4U 2025 w Gdańsku, Patrycja Smolarek (Team Leader, HR Operations) oraz Sylwia Kobierecka (Senior Business Applications Specialist) z Allegro pokazały, jak dzięki rozwiązaniom Teta HR i Teta ME zbudowały skalowalny, zautomatyzowany ekosystem HR dopasowany do dynamicznie zmieniającej się organizacji.
W tym artykule opisujemy, jak wyglądało wdrożenie, jakie procesy zautomatyzowano i jakie efekty to przyniosło.
Teta HR jako fundament zarządzania danymi pracowników
Teta HR jako fundament zarządzania danymi pracowników
W przypadku Allegro kluczowe było jedno: stworzenie centralnego źródła danych o pracownikach, które zintegruje rozproszone systemy i uporządkuje procesy HR.
Jak pokazano w prezentacji, system Teta HR po jego wdrożeniu w 2022 roku stał się wówczas master data dla całej organizacji, integrując się m.in. z systemami finansowymi, controllingowymi czy Active Directory.
To nie była prosta implementacja. Projekt obejmował:
- migrację danych z dwóch systemów kadrowo-płacowych,
- obsługę ponad 11 000 pracowników w 6 krajach,
- stworzenie 100 dedykowanych raportów,
- integracje dwukierunkowe z wieloma systemami biznesowymi.
Efekt? Jeden spójny ekosystem HR, który stał się podstawą dalszej automatyzacji.
Automatyzacja HR w praktyce: mniej klikania, więcej kontroli.
W dynamicznej organizacji, takiej jak Allegro, manualne procesy po prostu nie działają. Dlatego dużą część prac skoncentrowano na automatyzacji.
Automatyzacje objęły m.in.:
- przypisywanie pracowników do odpowiednich grup i struktur,
- automatyczne naliczanie i przeliczanie urlopów,
- zarządzanie czasem pracy (RCP),
- powiadomienia o brakach w strukturze (np. brak przełożonego),
- anonimizację danych pracowników zewnętrznych,
- agregację różnych form zatrudnienia w jednej kartotece pracowników.
To podejście znacząco ograniczyło obciążenie zespołu HR i pozwoliło skupić się na działaniach strategicznych.
Teta ME i doświadczenie pracownika: HR, który „sam się przypomina”
Automatyzacja nie dotyczyła tylko działu HR. Duży nacisk położono na doświadczenie menedżerów i pracowników.
W Teta ME wdrożono m.in.:
To szczególnie ważne w organizacji, gdzie – jak podkreślają prelegentki – menedżerowie korzystają z wielu systemów jednocześnie.
Centrum akceptacji menedżera: jeden punkt decyzyjny
Jednym z ciekawszych rozwiązań było stworzenie centrum akceptacji menedżera, które agreguje wnioski z różnych systemów.
Dlaczego to było potrzebne?
W Allegro menedżerowie pracują równolegle w wielu narzędziach – od systemów finansowych po HR. Rozproszone procesy akceptacji powodowały chaos i opóźnienia.
Rozwiązanie:
● możliwość akceptacji wniosków zarówno w Teta ME, jak i w zewnętrznej platformie,
● synchronizacja statusów między systemami,
● eliminacja podwójnych akcji i błędów decyzyjnych.
To przykład realnej integracji procesów biznesowych, a nie tylko danych.
To szczególnie ważne w organizacji, gdzie – jak podkreślają prelegentki – menedżerowie korzystają z wielu systemów jednocześnie.
Elastyczność procesów HR zgodna z przepisami
System został również wykorzystany do szybkiego wdrażania zmian wynikających z prawa pracy.
Dobrymi przykładami są:
- wniosek o elastyczną organizację czasu pracy (zgodny z nowymi przepisami),
- wykorzystanie danych o członkach rodziny (np. dzieci),
- walidacje uprawnień pracownika.
Dodatkowo wdrożono:
- wnioski o zaliczki na wynagrodzenie,
- automatyczne generowanie zaświadczeń bankowych (ok. 10 szablonów),
- integrację z instytucjami finansowymi (PPK).
HR dopasowany do dynamiki biznesu
Case Allegro pokazuje jedno bardzo wyraźnie: system HR nie może być statyczny.
Powinien:
- integrować się z całym ekosystemem IT,
- automatyzować powtarzalne procesy,
- dostarczać dane w czasie rzeczywistym,
- być elastyczny wobec zmian organizacyjnych i prawnych.
I dokładnie to udało się osiągnąć dzięki Teta HR i Teta ME.
To tylko wycinek wdrożenia – pełen kontekst, przykłady i szczegóły znajdziesz w nagraniu z konferencji Teta Sessions 4U 2025.
„Budowaliśmy dużo automatów, które przypisują pewne parametry pracownikom po to, żeby ograniczyć ilość koniecznego klikania w systemie.”
„To usprawnia pracę zespołów kadrowo-płacowych, ale też poprawia satysfakcję pracowników, ponieważ oni właściwie mogą dostać takie zaświadczenie niemal od ręki.”
I dokładnie to udało się osiągnąć dzięki Teta HR i Teta ME.
To tylko wycinek wdrożenia – pełen kontekst, przykłady i szczegóły znajdziesz w nagraniu z konferencji Teta Sessions 4U 2025.
Teta HR jako fundament zarządzania danymi pracowników
W przypadku Allegro kluczowe było jedno: stworzenie centralnego źródła danych o pracownikach, które zintegruje rozproszone systemy i uporządkuje procesy HR.
Jak pokazano w prezentacji, system Teta HR po jego wdrożeniu w 2022 roku stał się wówczas master data dla całej organizacji, integrując się m.in. z systemami finansowymi, controllingowymi czy Active Directory.
To nie była prosta implementacja. Projekt obejmował:
Efekt? Jeden spójny ekosystem HR, który stał się podstawą dalszej automatyzacji.
Automatyzacja HR w praktyce: mniej klikania, więcej kontroli.
W dynamicznej organizacji, takiej jak Allegro, manualne procesy po prostu nie działają. Dlatego dużą część prac skoncentrowano na automatyzacji.
Automatyzacje objęły m.in.:
To podejście znacząco ograniczyło obciążenie zespołu HR i pozwoliło skupić się na działaniach strategicznych.
Teta ME i doświadczenie pracownika: HR, który „sam się przypomina”
Automatyzacja nie dotyczyła tylko działu HR. Duży nacisk położono na doświadczenie menedżerów i pracowników.
W Teta ME wdrożono m.in.:
To szczególnie ważne w organizacji, gdzie – jak podkreślają prelegentki – menedżerowie korzystają z wielu systemów jednocześnie.
Centrum akceptacji menedżera: jeden punkt decyzyjny
Jednym z ciekawszych rozwiązań było stworzenie centrum akceptacji menedżera, które agreguje wnioski z różnych systemów.
To szczególnie ważne w organizacji, gdzie – jak podkreślają prelegentki – menedżerowie korzystają z wielu systemów jednocześnie.
Elastyczność procesów HR zgodna z przepisami
System został również wykorzystany do szybkiego wdrażania zmian wynikających z prawa pracy.
Dobrymi przykładami są:
Dodatkowo wdrożono:
HR dopasowany do dynamiki biznesu
Case Allegro pokazuje jedno bardzo wyraźnie: system HR nie może być statyczny.
Powinien:
I dokładnie to udało się osiągnąć dzięki Teta HR i Teta ME.
To tylko wycinek wdrożenia – pełen kontekst, przykłady i szczegóły znajdziesz w nagraniu z konferencji Teta Sessions 4U 2025.