Outsourcing kadr i płac – układ, w którym każda strona wygrywa
Każda firma ma obowiązki kadrowo-płacowe względem osób, świadczących na ich rzecz pracę. Niewywiązanie się z tych zadań może mieć poważne konsekwencje w postaci kar finansowych. Dlaczego o tym wspominamy? Otóż ostatnie lata pokazały nam, jak bardzo niestabilna jest sytuacja w kraju i za granicą. W momencie, gdy następują ciągłe zmiany przepisowe, najważniejsze staje się utrzymanie stabilności realizowanych procesów, a to przekłada się na możliwość szybkiej adaptacji do tych zmian.
Od początku 2022 roku obserwujemy zainteresowanie naszymi usługami w obszarze kadrowo-płacowym. Tendencja ta, moim zdaniem, wynika z trzech istotnych czynników:
- Częste i szybkie zmiany w ustawodawstwie. Powodują one duży stres u pracowników odpowiedzialnych za procesy płacowe, ponieważ w dość krótkim czasie muszą rozpocząć realizację zadań zgodnie ze znowelizowanymi przepisami.
- Nacisk na działy HR ze strony pracowników. Takie sytuacje mogliśmy obserwować na początku 2022 r., kiedy to na działy kadrowo-płacowe spadał grad niezadowolenia np. z tytułu nieoczekiwanych zmian w kwocie netto wypłat.
- Wzrost rotacji wśród ekspertów HR. Pracownicy działów kadrowo-płacowych ze względu na wyżej wskazane argumenty decydują się na zmianę zawodu lub oczekują wzrostu wynagrodzenia.
Opisane sytuacje powodują u przedsiębiorców trudności w zapewnieniu stabilności procesów kadrowo-płacowych. Dlatego też poszukują rozwiązań pozwalających zminimalizować zagrożenia i zwiększyć poczucie bezpieczeństwa firmy w obszarze kadrowo-płacowym.
Zalety outsourcingu
Jednym z kluczowych argumentów przemawiających za outsourcingiem jest fakt, że zewnętrzny dostawca dysponuje dużym zespołem obsługi klienta, przez co jest w stanie znacznie sprawniej kompensować wszystkie sytuacje losowe, np.: odejście pracownika, jego absencję chorobową, urlop czy inne przypadki losowe. Ważnym aspektem jest również możliwość skorzystania z oprogramowania umożlwiającego digitalizację dokumentów oraz kluczowych procesów HR-owych. Nie mniej ważne jest zaadresowanie potrzeb informacyjnych managerów poprzez dostęp do elektronicznych danych i zestawień.
Unit4 Teta jako dostawca oprogramowania Teta HR i Teta ME w ramach outsourcingu udostępnia klientom swoje aplikacje. Dzięki temu pracownicy i managerowie klienta mogą sprawnie uczestniczyć w elektronicznym obiegu informacji kadrowo-płacowych, zarówno na poziomie działu HR, jak i wszystkich pracowników i przełożonych.
Aplikacje zawierają wiele interesujących funkcjonalności, m.in.: elektroniczny obieg wniosków, elektroniczny PIT, elektroniczne paski płacowe, e-teczka, e-dokumenty jak RMUA oraz wiele innych funkcji wpierających pracowników firmy. Całość sprawia, że zyskujemy dużą elastyczność w dostępie do dokumentów i informacji zawartych w aplikacjach, a w szczególności umożliwiamy elastyczny model pracy, pozwalający na pełny dostęp do danych i procesów podczas pracy zdalnej.
Etapy wdrożenia
Cały proces przejścia na outsourcing kadrowo-płacowy dla dużej firmy zajmuje w większości przypadków około czterech miesięcy. Połowa tego czasu, czyli około dwóch miesięcy, to etap testowy. Faza weryfikacji oraz list testowych pozwala sprawdzić wszystkie procesy oraz wyeliminować ewentualne różnice w naliczeniach składników płac. Dzięki temu mamy gwarancję bezbłędnej obsługi i płynności procesów w kolejnych miesiącach.
4 etapy wdrożenia usługi:
- Konwersja danych. Początkiem procesu przejścia jest przeniesienie danych, czyli ich migracja z poprzedniego rozwiązania informatycznego do nowego środowiska i aplikacji.
- Konfiguracja aplikacji. Polega między innymi na dostosowaniu składników płacowych do potrzeb klienta oraz uruchomieniu elektronicznych obiegów dokumentów.
- Testy. Na etapie testów generowane są odpowiednie raporty z list testowych: zbiorówki, zestawienia, przelewy bankowe i pliki do systemów finansowo-księgowych itd.
- Uruchomienie produkcyjne i naliczanie rzeczywistych list płac oraz start Employee Self Service, Manager Self Service (aplikacja Teta ME wraz z elektronicznymi obiegami dokumentów i wniosków).
Dla kogo?
Ofertę outsourcingu kierujemy do średnich i dużych organizacji. W ramach umowy świadczymy dwa rodzaje usług:
-
Kadrowo-płacowe. Jako dostawca usługi realizujemy zarówno procesy kadrowe jak i płacowe. Klient pełni rolę koordynatora i decydenta w obszarze biznesowym, większość pozostałych tematów z obszaru KP jest wpierana przez usługi UNIT4 oraz elektroniczne obiegi, a także digitalizację dokumentów w oparciu o funkcjonalność aplikacji Teta.
-
Płacowe. W tej usłudze przejmujemy obsługę procesów płacowych oraz umożliwiamy użytkownikom klienta samodzielną pracę w obszarze kadrowym wraz z dostępem do wszystkich danych zawartych w aplikacji. Oferujemy szeroką funkcjonalność aplikacji Teta wraz możliwością digitalizacji procesów HR, zaczynając od elektronicznych obiegów dokumentów, raportowania i na elektronicznej teczce pracowniczej kończąc.
Dzięki usługom Unit4 Polska i aplikacjom Teta, klient ma pełen dostęp do informacji, co umożliwia szybkie i sprawne podejmowanie decyzji biznesowych.
SaaS
Niezależnie od usług outsourcingu kadrowo-płacowego oferujemy usługi Software as a Service (SaaS). W modelu SaaS firmy mają możliwość uzyskania szybkiego i stabilnego dostępu do funkcjonalności aplikacji dla wszystkich specjalistów HR oraz pracowników poprzez aplikacje Teta ME (Teta Mobile Edition). W takim modelu umożliwiamy sprawne dostosowanie aplikacji do zmieniających się przepisów i procesów Klienta. Jest to istotna przewaga nad klasycznym modelem on-premise, w którym Klient z reguły sam musi dbać zarówno o infrastrukturę techniczną, aktualizacje oraz dostosowanie konfiguracji aplikacji do nieustannych zmian przepisowych.
Outsourcing kadrowo-płacowy, a także usługi SaaS, to duże wsparcie i uwolnienie Klienta od istotnych obowiązków merytorycznych i technicznych, a także redukcja ryzyka wynikającego z ciągłych nowelizacji w prawie.
W obu modelach Klient nie martwi się o infrastrukturę techniczną i aktualizacje aplikacji, ponieważ dostawca usług zapewnia kompleksowe rozwiązanie.
Dowiedz się więcej o możliwościach Outsourcingu Kadr i Płac
