Przejdź do treści

Outsourcing kadr i płac – układ, w którym każda strona wygrywa

Każda firma ma obowiązki kadrowo-płacowe względem osób, świadczących na ich rzecz pracę. Niewywiązanie się z tych zadań może mieć poważne konsekwencje w postaci kar finansowych. Dlaczego o tym wspominamy? Otóż ostatnie lata pokazały nam, jak bardzo niestabilna jest sytuacja w kraju i za granicą. W momencie, gdy następują ciągłe zmiany przepisowe, najważniejsze staje się utrzymanie stabilności realizowanych procesów, a to przekłada się na możliwość szybkiej adaptacji do tych zmian.

Od początku 2022 roku obserwujemy zainteresowanie naszymi usługami w obszarze kadrowo-płacowym. Tendencja ta, moim zdaniem, wynika z trzech istotnych czynników:

  1. Częste i szybkie zmiany w ustawodawstwie. Powodują one duży stres u pracowników odpowiedzialnych za procesy płacowe, ponieważ w dość krótkim czasie muszą rozpocząć realizację zadań zgodnie ze znowelizowanymi przepisami.
  2. Nacisk na działy HR ze strony pracowników. Takie sytuacje mogliśmy obserwować na początku 2022 r., kiedy to na działy kadrowo-płacowe spadał grad niezadowolenia np. z tytułu nieoczekiwanych zmian w kwocie netto wypłat.
  3. Wzrost rotacji wśród ekspertów HR. Pracownicy działów kadrowo-płacowych ze względu na wyżej wskazane argumenty decydują się na zmianę zawodu lub oczekują wzrostu wynagrodzenia.

Opisane sytuacje powodują u przedsiębiorców trudności w zapewnieniu stabilności procesów kadrowo-płacowych. Dlatego też poszukują rozwiązań pozwalających zminimalizować zagrożenia i zwiększyć poczucie bezpieczeństwa firmy w obszarze kadrowo-płacowym.

Zalety outsourcingu 

Jednym z kluczowych argumentów przemawiających za outsourcingiem jest fakt, że zewnętrzny dostawca dysponuje dużym zespołem obsługi klienta, przez co jest w stanie znacznie sprawniej kompensować wszystkie sytuacje losowe, np.: odejście pracownika, jego absencję chorobową, urlop czy inne przypadki losowe. Ważnym aspektem jest również możliwość skorzystania z oprogramowania umożlwiającego digitalizację dokumentów oraz kluczowych procesów HR-owych. Nie mniej ważne jest zaadresowanie potrzeb informacyjnych managerów poprzez dostęp do elektronicznych danych i zestawień.

Unit4 Teta jako dostawca oprogramowania Teta HR i Teta ME w ramach outsourcingu udostępnia klientom swoje aplikacje. Dzięki temu pracownicy i managerowie klienta mogą sprawnie uczestniczyć w elektronicznym obiegu informacji kadrowo-płacowych, zarówno na poziomie działu HR, jak i wszystkich pracowników i przełożonych. 

Aplikacje zawierają wiele interesujących funkcjonalności, m.in.: elektroniczny obieg wniosków, elektroniczny PIT, elektroniczne paski płacowe, e-teczka, e-dokumenty jak RMUA oraz wiele innych funkcji wpierających pracowników firmy. Całość sprawia, że zyskujemy dużą elastyczność w dostępie do dokumentów i informacji zawartych w aplikacjach, a w szczególności umożliwiamy elastyczny model pracy, pozwalający na pełny dostęp do danych i procesów podczas pracy zdalnej.

Etapy wdrożenia

Cały proces przejścia na outsourcing kadrowo-płacowy dla dużej firmy zajmuje w większości przypadków około czterech miesięcy. Połowa tego czasu, czyli około dwóch miesięcy, to etap testowy. Faza weryfikacji oraz list testowych pozwala sprawdzić wszystkie procesy oraz wyeliminować ewentualne różnice w naliczeniach składników płac. Dzięki temu mamy gwarancję bezbłędnej obsługi i płynności procesów w kolejnych miesiącach.

4 etapy wdrożenia usługi:

  1. Konwersja danych. Początkiem procesu przejścia jest przeniesienie danych, czyli ich migracja z poprzedniego rozwiązania informatycznego do nowego środowiska i aplikacji.
  2. Konfiguracja aplikacji. Polega między innymi na dostosowaniu składników płacowych do potrzeb klienta oraz uruchomieniu elektronicznych obiegów dokumentów.
  3. Testy. Na etapie testów generowane są odpowiednie raporty z list testowych: zbiorówki, zestawienia, przelewy bankowe i pliki do systemów finansowo-księgowych itd.
  4. Uruchomienie produkcyjne i naliczanie rzeczywistych list płac oraz start Employee Self Service, Manager Self Service (aplikacja Teta ME wraz z elektronicznymi obiegami dokumentów i wniosków).
Dla kogo? 

Ofertę outsourcingu kierujemy do średnich i dużych organizacji. W ramach umowy świadczymy dwa rodzaje usług: 
 

  • Kadrowo-płacowe. Jako dostawca usługi realizujemy zarówno procesy kadrowe jak i płacowe. Klient pełni rolę koordynatora i decydenta w obszarze biznesowym, większość pozostałych tematów z obszaru KP jest wpierana przez usługi UNIT4 oraz elektroniczne obiegi, a także digitalizację dokumentów w oparciu o funkcjonalność aplikacji Teta.

  • Płacowe. W tej usłudze przejmujemy obsługę procesów płacowych oraz umożliwiamy użytkownikom klienta samodzielną pracę w obszarze kadrowym wraz z dostępem do wszystkich danych zawartych w aplikacji. Oferujemy szeroką funkcjonalność aplikacji Teta wraz możliwością digitalizacji procesów HR, zaczynając od elektronicznych obiegów dokumentów, raportowania i na elektronicznej teczce pracowniczej kończąc.

Dzięki usługom Unit4 Polska i aplikacjom Teta, klient ma pełen dostęp do informacji, co umożliwia szybkie i sprawne podejmowanie decyzji biznesowych.

SaaS

Niezależnie od usług outsourcingu kadrowo-płacowego oferujemy usługi Software as a Service (SaaS). W modelu SaaS firmy mają możliwość uzyskania szybkiego i stabilnego dostępu do funkcjonalności aplikacji dla wszystkich specjalistów HR oraz pracowników poprzez aplikacje Teta ME (Teta Mobile Edition). W takim modelu umożliwiamy sprawne dostosowanie aplikacji do zmieniających się przepisów i procesów Klienta. Jest to istotna przewaga nad klasycznym modelem on-premise, w którym Klient z reguły sam musi dbać zarówno o infrastrukturę techniczną, aktualizacje oraz dostosowanie konfiguracji aplikacji do nieustannych zmian przepisowych. 

Outsourcing kadrowo-płacowy, a także usługi SaaS, to duże wsparcie i uwolnienie Klienta od istotnych obowiązków merytorycznych i technicznych, a także redukcja ryzyka wynikającego z ciągłych nowelizacji w prawie. 

W obu modelach Klient nie martwi się o infrastrukturę techniczną i aktualizacje aplikacji, ponieważ dostawca usług zapewnia kompleksowe rozwiązanie.

Dowiedz się więcej o możliwościach Outsourcingu Kadr i Płac
 

Paweł Żak

Paweł Żak

Operations Director, Business Cloud and BPO w Unit4 Polska

Dyrektor odpowiedzialny za Business Cloud&BPO w Unit4 Polska. Od ponad 25 lat związany z marką Teta

Więcej od Paweł Żak

No results found