Przejdź do treści

Jak wybrać system HR?

Wybór odpowiedniego, a przede wszystkim najlepszego dla naszej firmy systemu dla działu HR jest jedną z ważniejszych decyzji biznesowych, którą musimy podjąć. Rynek technologii związanych z tą dziedziną firmy idzie wciąż do przodu, a wraz z tym rozwojem zmieniają się oczekiwania pracowników i pozostałych interesariuszy.  

W tym artykule przedstawimy trzy wskazówki, a raczej pytania, które powinniśmy sobie zadać, zanim wybierzemy najlepsze dla nas oprogramowanie? 

Zacznijmy od tych podstawowych pytań:

  • Po co? 
    - Dlaczego decydujemy się na zmianę i co nas irytuje w aktualnym rozwiązaniu?  
  • Za ile?  
    - Jaki mamy budżet? 
  • W jakim terminie?
    - Jak szybko chcemy uruchomić nowy program? 

Dlaczego decydujemy się na zmianę i co nas irytuje w aktualnym rozwiązaniu? 

Decydując się na wdrożenie nowego bądź wymianę starego systemu HR, warto sprawdzić, jak firma korzysta z aktualnego rozwiązania. Może to być już istniejący system informatyczny lub papierowy. Należy skupić się i zauważyć problemy, które napotyka aktualne oprogramowanie oraz jakie zalety posiada, żeby zachować je w przyszłości. 

Wdrożenie rozwiązań do zarządzania pracownikami to nie tylko spore wyzwanie dla samego działu HR, ale także dla całej organizacji. Dlatego, aby poprawnie i dokładnie ocenić aktualny system i dowiedzieć się co należy w nim zmienić, warto skupić się na różnych poziomach organizacji, zaczynając od osób zarządzających całą firmą, poprzez dyrektorów linii biznesowych, ekspertów z działów prawnych, IT i Legal, nie zapominając oczywiście o dziale HR. 
 
Poznanie opinii przedstawicieli poszczególnych obszarów firmy, pozwoli nam na szersze spojrzenie na czekające nas problemy i wyzwania. Dzięki sprawdzeniu różnych punktów widzenia i rozmawiając z przedstawicielami różnych działów o ich potrzebach czy doświadczeniach, można otrzymać zestaw mierzalnych wskaźników, które pozwolą nam na obiektywne i dokładne określenie wymagań względem nowego systemu.  

Jak perspektywy poszczególnych działów mogą zatem wpłynąć na wybór systemu? 
1. Zarząd 

Dla osób zarządzających całą firmą, najważniejsze jest, aby nowy system HR był prostym i skutecznym narzędziem, dzięki któremu procesy w firmie będą zachodziły szybciej i efektywniej. 
 
Dlatego, aby odpowiedzieć na ich wymagania, należy skupić się na tych programach, które pomogą nam efektywniej i szybciej wykonywać prace. Generują one bowiem oszczędności w obsłudze pracowników i pozwalają działowi HR skupić się na pozostałych istotnych zadaniach.  

2. Szefowie linii biznesowych  

Szefowie linii biznesowych także mogą podsunąć ciekawe pomysły na usprawnienie procesów. Jest to grupa, dla której ważna jest m.in. użyteczność rozwiązań oraz UX. Skupiają się oni głównie na projektach i realizacji zadań dla klientów, a sprawy kadrowe chcą załatwiać jak najszybciej i bezproblemowo.  
 
Ich opinie będą bardzo pomocne przy wyborze odpowiedniego oprogramowania,  
ponieważ zależy im najbardziej na szybkości wykonywanych zadań. Mają oni swoje wypracowane sposoby działania, które stosują wobec klientów, a które mogą też przydać się w procesach kadrowych.

3. Dział IT  

Przy szukaniu odpowiedniego systemu koniecznie należy skonsultować się z działem IT, który najlepiej zna i rozumie nowinki technologiczne. Może on zaproponować np.: możliwość integracji z rozwiązaniami specyficznymi dla firmy, oraz zadbać o cyberbezpieczeństwo. Jeśli w firmie mamy do czynienia z IT Business Partnerem, może on być dużym wsparciem, nie tylko wiedzowym, przy takim projekcie. 
 
Ich punkt widzenia jest szczególnie ważny, ponieważ przy szukaniu oprogramowania dla działu HR trzeba szczególnie zadbać o kwestie bezpieczeństwa pracowników i całej firmy. Warto sprawdzić, czy firma, która nam go oferuje, ma odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa ISO. 

4. Dział prawny 

Dział HR to dosyć specyficzna dziedzina funkcjonowania firmy, bowiem przepisy regulujące tę dziedzinę ciągle się zmieniają, a producenci systemów muszą stale aktualizować rozwiązania właśnie pod zmieniające się przepisy prawne.  
 
Warto korzystać z programów wspierających aktualne przepisy prawne. Pozwoli nam zaoszczędzić bardzo dużo czasu, który w innym przypadku poświęcalibyśmy na zapoznanie się z bieżącymi regulacjami prawnymi. 
 
Dział prawny nie tylko wesprze naszą decyzję przy wymaganiach proceduralnych, zwróci uwagę na potencjalne zmiany w prawie, które już na etapie projektu mogą wpłynąć na wymagania, ale zadba też o tak ważne zapisy w umowie jak wsparcie dla kolejnych aktualizacji zmian prawnych.  

5. Dział HR 

Dział HR ma zdecydowanie najlepszą perspektywę na oczekiwania pracowników względem procesów kadrowych, więc na bazie m.in. tych potrzeb może sformułować swoje bardzo dokładne wymagania.  
 
We współczesnym środowisku pracy, które jak możemy od jakiegoś czasu zauważyć, przechodzi coraz częściej na pracę zdalną, przyda się mobilna funkcja systemu.  
Dlatego należy przyjrzeć się digitalizacji procesów, która generuje oszczędności w obsłudze pracowników i pozwala działowi HR skupić się na pozostałych istotnych zadaniach.  

Każdy z tych działów i obszarów firmy ma inne spojrzenie, dlatego ich opinia i wskazówki pozwolą nam określić profil potrzebnej aplikacji, która najlepiej zaadresuje potrzeby firmy, zarówno dzisiaj, jak i jutro.

Jaki mamy budżet? 

Dobry i odpowiednio dobrany system dla działu HR raczej nie będzie darmowy. Budowa i tworzenie takiego narzędzia nie należy do łatwych, wymaga dużej wiedzy merytorycznej. Na szczęście jakość narzędzi zawartych w takim oprogramowaniu powoduje, że ta inwestycja bardzo szybko się nam zwróci. 

Na koszt systemu wpływają jego funkcje, ale cena często zależy także od klienta, który może chcieć aplikację dostosowaną do swoich indywidualnych wymagań.   

Niektórym firmom wystarczy podstawowy system, który nie będzie potrzebował zmian. Innym przedsiębiorstwom będą potrzebne dedykowane rozwiązania. Wdrożenie takich narzędzi to nie tylko zmiany techniczne, uwzględniające konkretne parametry, ale także kolejne testy, analizy i konfiguracje.  

Co ważne, jeśli jednak posiadamy mały budżet, nie musimy skupiać się tylko na najtańszych i prostych systemach, warto wykorzystać daną kwotę na program, który będziemy mogli z czasem poszerzać o inne moduły i funkcje.  
 
Zatem, aby określić swój budżet, należy rozeznać się na rynku. Warto też skontaktować się z określonym dostawcą rozwiązań, zaznaczyć swoje potrzeby. On chętnie odpowie, doradzi, wyceni usługę i zaimplementuje rozwiązanie.  

Jak szybko chcemy uruchomić nowy system? 

To pytanie, które należy sobie zadać dopiero po określeniu naszych potrzeb. Jeśli mamy mało czasu, czyli około 2-3 miesiące, najlepiej skupić się na implementacji głównych funkcjonalności, a następnie korzystać z podstawowego rozwiązania i równocześnie, w kolejnych iteracjach uruchamiać dodatkowe moduły. Takie podejście zapewnia uzyskanie pierwszych korzyści stosunkowo szybko, a jednocześnie nie ogranicza naszych potrzeb.

Przy założeniu szybkiego uruchomienia można też wybrać opcję standardową oprogramowania, która często jest przygotowana przez dużych dostawców. Taki producent ma już opracowane gotowe metody, sprawdzone w setkach firm. Wybierając opcję „standard”, możemy liczyć na zdecydowanie szybsze uruchomienie programu i sprawną obsługę help desk, a jednocześnie nie musimy rezygnować z szerokiej funkcjonalności. 

Podsumowując, aby dobrze przygotować się do podjęcia decyzji, najlepiej odpowiedzieć sobie na powyższe pytania i spisać listę odpowiedzi, do której będziemy się odwoływać podczas procesu zakupu. 
 
System dla działu HR to rozwiązanie, którego nie powinno zabraknąć w żadnej nowoczesnej firmie. Jego funkcje skutecznie ułatwiają pracę takiego działu.  
 
Jeśli szukasz odpowiedniego oprogramowania do zarządzania pracą w dziale HR, który jest dostosowany do indywidualnych potrzeb Twojej firmy — sprawdź Teta HR,   

 

 

Jakie dokładnie cechy powinny posiadać takie systemy? W kolejnym artykule odpowiemy na pytanie, jakie są “Cechy dobrego systemu kadrowo-płacowego”. Zachęcamy do śledzenia naszego bloga.