Przejdź do treści

System HR - 4 najważniejsze cechy nowoczesnego systemu HR

od Katarzyna Jaśniewicz Listopad 17, 2020 | 5 min czytania

System HR - co to jest?

Nowe technologie coraz częściej wykorzystywane są w każdym aspekcie funkcjonowania przedsiębiorstw, dając szansę na zwiększenie efektywności procesów. Standardy ustalone wiele lat temu stale podlegają weryfikacji i są analizowane pod kątem współczesnych potrzeb, tak aby firma mogła pozostać konkurencyjna na dynamicznym rynku biznesowym oraz wymagającym rynku pracowników. Takie zjawisko dotyczy również obszaru zarządzania ludźmi i systemów HR.

System HR jest systemem służącym do sprawowania kontroli nad realizacją planów i celów w działach HR, przy jednoczesnym wsparciu pracowników w wykonywaniu ich codziennych zadań. 

A jaki powinien być? Wyszczególniliśmy 4 najważniejsze cechy, które powinien posiadać nowoczesny system HR.

System HR - 4 najważniejsze cechy

1. Partnerstwo HR z biznesem

Wyniki badania przeprowadzonego przez HRBR dotyczącego aktualnej roli dyrektorów HR wskazują przede wszystkim na przedefiniowanie roli szefa HR. Oczekiwania względem osób zarządzających procesami pracowniczymi rozszerzyły się o wiedzę marketingową, rozumienie wpływu mediów społecznościowych na pozycję pracodawcy i efektywność rekrutacji oraz bieżącą wiedzę o zmianach biznesowych w firmach.

Polityka personalna firmy powinna uwzględniać kierunki rozwoju firmy oraz oczekiwania pracowników i kandydatów względem firmy jako pracodawcy. Dlatego wśród obowiązków szefów HR i ich działów występują takie elementy, jak budowanie zaangażowania w realizacje celów firmy, dobór odpowiednich kanałów komunikacyjnych dla pracowników z różnych pokoleń oraz różnych kultur, czy angażowanie pracowników do aktywnego wspierania projektów budujących kulturę organizacji dotyczących odpowiedzialności społecznej, employer brandingu, czy work-life balance.

W czasie przedefiniowania roli niezwykle istotne jest aby system HR, wspierał specjalistów HR w realizacji nowych zadań. Oprogramowanie HR, które podąża za aktualnymi procesami firmy wpływa na podniesienie efektywności organizacji. Dlatego decydując się na zamianę, warto wybrać taki program HR, który kieruje się następującymi wskaźnikami:

  • Oszczędność czasu - im bardziej intuicyjny i zgodny jest system HR z oczekiwaniami użytkownika, tym mniej wysiłku wymaga nauka jego obsługi.

  • Stosunek nakładów do efektów - mniej czasu poświęconego na szkolenia pracowników i tworzenie dokumentacji to oszczędność dla firmy.

  • Spełnienie oczekiwań biznesu - pracownik, który jest przekonany do oprogramowania, z którego korzysta, czerpie więcej satysfakcji z wykonywanych przez siebie zadań, dlatego warto wybrać taki program HR, który nie tylko spełnia założenia biznesu, ale przede wszystkim sprawia, że jego użytkownicy sprawnie się po nim poruszają.

2. Automatyzacja

Automatyzacja jest szczególnie istotna w procesach wymagających podjęcia decyzji na podstawie różnorodnych czynników. Automatyzację zapewnią raporty dostosowane do potrzeb przedsiębiorstwa, ułatwiające sprawne podjęcie decyzji oraz funkcjonalności automatyzujące powtarzalne zadania, które do tej pory wykonywali ludzie. Eliminując rutynowe działania umożliwiamy swoim pracownikom skupienie na zadaniach dających satysfakcję oraz przestrzeń do rozwijania talentów.

Jednym z istotnych wyzwań, przed jakimi stają firmy, jest zarządzanie czasem pracy.
Z jednej strony planowanie pracy musi odpowiadać na potrzeby biznesowe, z drugiej strony grafik pracownika musi być zgodny z przepisami wynikającymi z prawa pracy. Dodatkowym elementem wpływającym na ostateczny kształt harmonogramów pracy są oczekiwania i przywileje pracowników, które są równie istotne podczas tworzenia harmonogramów pracy. Uwzględnienie tak wielu perspektyw, bez wsparcia technologicznego jest czasochłonne oraz może prowadzić do kosztownych pomyłek i kolizji z prawem pracy.

Dlatego, w nowoczesnym systemie HR, kierownik tworzący grafik od razu po naniesieniu planu dnia widzi, które elementy są zgodne z przepisami, a które należy zmienić. Takie rozwiązania nie wymagają uruchamiania akcji, ponieważ wszystkie istotne informacje wyświetlane są w czasie rzeczywistym, a automaty sprawdzające pracują w tle.

Warto zatem wybrać taki system HR, który zapewnia stały dostęp do informacji w czasie rzeczywistym. Jest to kluczowa funkcjonalność, która dla menedżerów, staje się cennym źródłem wiedzy na każdym poziomie zarządzania.

3. Employee Experience

Tworząc technologiczne rozwiązania do obsługi procesów kadrowych, wychodzimy z założenia, że najlepszym źródłem wiedzy o potrzebach użytkowników systemów kadrowo płacowych, są opinie z pierwszej ręki, pozyskiwane od dyrektorów HR, szefów jednostek biznesowych oraz HR business partnerów.

,,Pracując z przedstawicielami HR i biznesu mamy szansę dowiedzieć się o różnych doświadczeniach wynikających z pracy z oprogramowaniem. Niezwykle istotne są również problemy wynikające z braku rozwiązań technologicznych dostosowanych do potrzeb. Obserwujemy znaczący wzrost wymagań związanych z intuicyjnością oprogramowania, minimalizacją interakcji czy przejrzystością obsługi procesów. Wykorzystujemy tę rosnącą świadomość, by rozpoznać potrzeby użytkowników naszych produktów i zapewnić im jak najlepsze doświadczenia w pracy z naszymi aplikacjami, czyli pozytywne Employee Experience.” – mówi Katarzyna Jaśniewicz, Product Menadżerka systemu Teta HR.

Koncentracja na doświadczeniu użytkownika przynosi cenne obserwacje, które przekładane są na projekt aplikacji ze szczególnym uwzględnieniem punktów interakcji użytkownika z oprogramowaniem, tak aby były przyjazne i łatwe w używaniu oraz nie wymagały specjalistycznych szkoleń. Dzięki temu może powstać taki system HR, który zwiększa się zadowolenie użytkowników, a co za tym idzie produktywność pracowników, którzy chętnie korzystają z oprogramowania pomagającego im w realizacji obowiązków.

Zaważamy również, iż program HR zapewniający pozytywne doświadczenia pracowników buduje nowoczesny i innowacyjny wizerunek przedsiębiorstwa, jako pracodawcy.

Efektem tych starań jest system HR marki Teta oferujący sprawną obsługę procesów kadrowych, angażujący wszystkich pracowników oraz wspomagający menedżerów w newralgicznych obszarach procesów zarządzania zespołami.

4. Różnorodność

Rosnące zjawisko gig economy  stawia kolejne wyzwania przed działami HR, a tym samym przed informatycznymi systemami HR. Zatrudnianie osób na umowach zleceniach, umowach o działo lub  kontraktach B2B dotyczy obecnie osób realizujących różnorodne zadania, zarówno operacyjne, jak i menedżerskie. Zauważa się również trend do zatrudnienia jednej osoby pełniącej różnorodne funkcje w kilku firmach jednej grupy kapitałowej.

Na uwagę zasługuje również trend outsourcingu HR pracowników. Firmy coraz chętniej korzystają z usług agencji pracy tymczasowej, w celu pozyskania pracowników do realizacji konkretnych zadań lub udziału w projekcie w określonych ramach czasowych. Ważne jest więc, aby system HR umożliwił obsługę różnych form zatrudnienia i ułatwiał współpracę pomiędzy osobami, które świadczą usługi dla różnych spółek tego samego holdingu. Dla przedsiębiorców ważne jest to, aby forma zatrudnienia nie rzutowała na dostęp do narzędzi ułatwiających zarządzanie sprawami HRowymi.

„Wyzwanie, które podjęła nasza firma brzmi: Dostarczyć rozwiązanie, które pozwoli holdingowi działać tak, jak działa jedna spółka. Teta HR pozwala, więc np. przy pomocy jednego wniosku urlopowego złożyć kilka wniosków dla tego samego pracownika zatrudnionego w wielu spółkach. Znacznie ułatwione jest również generowanie zestawień dla takich pracowników.”–  mówi Piotr Chrobot, dyrektor zarządzający w firmie Unit4 Polska.

W dzisiejszych czasach transformacji rynku pracy podstawową potrzebą każdej firmy jest dysponowanie kompetentną obsadą wpisującą się w aktualne cele i zadania organizacji. Inwestycja w nowoczesne rozwiązania IT, które znacznie usprawnią obsługę pracowników i umożliwią analizę Big Data danych HRowych, może okazać się niezbędną pomocą przy planowaniu dalszej strategii biznesowej firmy, dlatego tak ważne jest wybranie niezawodnego oprogramowania HR, które zapewni stałe wsparcie w rozwoju Twojej organizacji.

Tak można pracować!

To właśnie hasło, które przychodzi nam do głowy, kiedy myślimy o usprawnieniach i korzyściach, jakie daje wprowadzenie rozwiązań Unit4 Teta do firmy.

zdjecie - katarzyna jasniewicz

Katarzyna Jaśniewicz

Product Menadżerka Teta HR w Unit4 Polska

Menadżerka, analityczka i współtwórczyni systemów informatycznych wspomagających zarządzanie kapitałem ludzkim. Entuzjastka pracy zespołowej oraz innowacyjnych rozwiązań w biznesie.