Kiedy i jak wyliczyć ekwiwalent za urlop?

Ekwiwalent za urlop jest wynagrodzeniem, które wypłacane jest stosunkowo rzadko, ponieważ wiąże się z rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy między pracownikiem i pracodawcą oraz faktem, iż pracownik w trakcie zatrudnienia nie wykorzystał należnego mu urlopu wypoczynkowego. Natomiast kiedy zachodzą określone warunki pracodawca ma obowiązek rozliczyć się z pracownikiem z urlopu w postaci ekwiwalentu. W artykule poruszymy istotne aspekty związane z tym zagadnieniem, tak aby w sposób jasny przedstawić odpowiedzi na najważniejsze pytania

• Jakie są warunki uprawniające pracownika do ekwiwalentu?
• Jak wyliczyć kwotę ekwiwalentu?
• Które wynagrodzenia wliczać do podstawy wyliczenia ekwiwalentu?
• W jakim terminie dokonać wypłaty ekwiwalentu?

Warunki wypłaty ekwiwalentu za urlop

Ekwiwalent za urlop jest wynagrodzeniem stanowiącym rekompensatę za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Z praktycznego punktu widzenia istotne jest, iż ekwiwalent pieniężny za urlop należy się osobom, które spełniają jednocześnie poniższe warunki:

1. świadczyły pracę na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę
2. ich stosunek pracy ulega rozwiązaniu lub wygaśnięciu
3. nie wykorzystały przysługującego urlopu wypoczynkowego w całości lub części
4. nie kontynuują stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy lub kontynuują stosunek pracy lecz nie uzgodniły z pracodawcą, że urlop będzie wykorzystany podczas kolejnej umowy.

Odnosząc się do powyższych warunków, warto wiec podkreślić, że pracodawca nie ma obowiązku wypłaty ekwiwalentu urlopowego:

• pracownikowi, który będzie kontynuował stosunek pracy, na podstawie kolejnej umowy, jeżeli strony postanowią o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w ramach kolejnej umowy
• osobom zatrudnionym na umowy cywilnoprawne (zlecenia, działo, itp.), czy umowy B2B. Oczywiście w niektórych przypadkach, np. w kontraktach menedżerskich, mogą zostać zawarte dodatkowe ustalenia, obligujące zleceniodawcę do wypłaty ekwiwalentów, natomiast nie wynikają one bezpośrednio z regulacji w Kodeksie pracy, z racji tego iż Kodeks pracy reguluje tylko sprawy związane z relacjami pracownik- pracodawca.

Pracodawca nie wypłaca ekwiwalentu za inne dni wolne, nawet jeżeli przy ich określaniu używa się słowa „urlop” lub mają określony roczny wymiar na podstawie regulacji ogólnych. Przykładowo, jeżeli pracownik nie wykorzysta przysługujących dni zwolnienia na opiekę nad dzieckiem do 14 roku życia (art. 188 Kodeksu pracy) lub urlopu szkoleniowego (art. 1031 i 1032 Kodeksu pracy) na podniesienie kwalifikacji, pracodawca nie będzie naliczał ekwiwalentu za urlop.

Szczególnym przypadkiem są dodatkowe urlopy wypoczynkowe, wynikające z uprawnień wybranych grup pracowników, np. osób z niepełnosprawnościami (art. 19 Ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych). W tych przypadkach ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy będzie obejmował standardowy wymiar urlopu, jak i dodatkowy wymiar, z którego pracownik nie skorzystał.

Adam złożył wypowiedzenie umowy o pracę 30 czerwca 2022. Ponieważ ma miesięczny okres wypowiedzenia, to w stosunku pracy pozostanie do 31 lipca 2022.

W 2022 Adamowi przysługiwało 20 dniu urlopu wypoczynkowego z bieżącego roku i 10 dni urlopu zaległego, z czego nie wykorzystał, ani jednego dnia.

Po uwzględnieniu faktycznego okresu pracy u pracodawcy, Adamowi pozostało 22 dni (12 dni za 2022+10 dni zaległy). Adam ustalił z przełożonym, iż w lipcu skorzysta z 5 dni urlopu w ostatnim tygodniu lipca.

Pracodawca wypłaci Adamowi ekwiwalent za 17 dni urlopu wypoczynkowego.

Bartosz złożył wypowiedzenie umowy o pracę 30 czerwca 2022. Ponieważ ma miesięczny okres wypowiedzenia, to w stosunku pracy pozostanie do 31 lipca 2022.

W 2022 Bartosz przysługiwało 20 dniu urlopu wypoczynkowego z bieżącego roku z czego wykorzystał 15 dni.

Po uwzględnieniu faktycznego okresu pracy u pracodawcy, Bartoszowi nie pozostał, ani jeden dzień urlopu wypoczynkowego (12 dni należne za przepracowanie 7 miesięcy w 2022, a skorzystał z 15 dni).

Pracodawca nie wypłaci Bartoszowi ekwiwalentu za urlopu wypoczynkowego.

Celinie kończy się umowa o pracę na czas określony w czerwcu (umowa trwa od 01.04.2022 do 30.08.2022). Celinie należy się 5 dni urlopu wypoczynkowego za okres 3 miesięcy, z czego nie wykorzystała ani jednego dnia.

Celina będzie kontynuowała pracę u tego samego pracodawcy na podstawie kolejnej umowy od 1 lipca 2022 na czas określony i zawarła porozumienie z pracodawcą, że urlop wykorzysta w trakcie trwania kolejnej umowy.

Pracodawca nie wypłaci Celinie ekwiwalentu za urlopu wypoczynkowego.

Celina będzie mogła skorzystać z urlopu wypoczynkowego już w lipcu, przy czym dostępny urlop wzrośnie do 15 dni (za 9 miesięcy w 2022 r, łącznie z pierwszej i drugiej umowy).

Jak wyliczyć kwotę ekwiwalentu

Jeżeli ustalimy, że pracownikowi należy się ekwiwalent za urlop, to kwotę wyliczamy wg wzoru określonego w §18 Rozporządzenia MPiPS w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu.

Krok 1. Wyliczenie dziennej stawki ekwiwalentu:

(suma miesięcznych wynagrodzeń) / (współczynnik do ekwiwalentu)

Krok 2. Wyliczenie godzinowej stawki ekwiwalentu:

(dzienna stawka ekwiwalentu) / (dobowa norma pracy pracownika)

Krok 3. Wyliczenie kwoty ekwiwalentu:

Godzinowa stawka ekwiwalentu × liczba godzin niewykorzystanego urlopu

Wszystkie składowe wzoru zależą od indywidualnej sytuacji pracownika, zawartej umowy, dodatkowych uprawnień pracownika oraz regulaminu wynagrodzeń w firmie. Dlatego powinny być wyznaczone indywidualnie dla każdego pracownika, co przedstawiamy szczegółowo w kolejnych punktach.

Pamiętaj, że w przypadku niektórych grup zawodowych, w tym dla nauczycieli, policjantów i pracowników innych służb mundurowych oraz dla pracowników tymczasowych, zasady naliczania ekwiwalentu za urlop są inne niż w przedstawionym artykule, ponieważ dla pracowników z tych sektorów istnieją odrębne regulacje dotyczące zatrudnienia, określające m.in. sposób wyliczania ekwiwalentu za urlop.

1.    Współczynnik do ekwiwalentu za urlop

Współczynnik do ekwiwalentu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym. Można go wyliczyć samodzielnie odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Tak uzyskany wynik dzielimy przez 12. Wskaźnik podajemy w zaokrągleniu do 2 miejsc po przecinku. 

Wskaźnik tak wyliczony obowiązuje dla pracowników zatrudnionych na pełnym etacie. W przypadku osoby zatrudnionej w niepełnym wymiarze etatu, wskaźnik dla pełnego etatu należy pomnożyć przez indywidualny wymiar zatrudnienia pracownika, uzyskując indywidulany współczynnik do ekwiwalentu.

W roku 2022 współczynnik do ustalenia stawki dziennej ekwiwalentu za urlop pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze zatrudnienia wynosi 20,92.

30 czerwca 2022 Darii kończy się umowa o pracę na czas określony. Daria była zatrudniona na ½ etatu i nie wykorzystała należnego urlopu, który wynosił 3 dni, tj. 24 godziny. Daria nie będzie kontynuowała zatrudnienia u tego samego pracodawcy. Dlatego za 24 godziny będzie miała wypłacony ekwiwalent za urlop wypoczynkowy.

Podczas liczenia ekwiwalentu przyjęto wskaźnik do ekwiwalentu 10,46, czyli standardowy wskaźnik w roku 2022 (20,92) obniżony proporcjonalnie do indywidualnego wymiaru czasu pracy Darii (0,5).

Wyliczony, gotowy do użycia współczynnik do ekwiwalentu można również znaleźć na wielu branżowych stronach internetowych, zajmujących się tematyką kadrową.

2.    Dobowa norma pracownika

Dobowa norma czasu pracy obowiązująca pracownika wynosi:

• 7 godzin – w przypadku osób o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności (Art.15 pkt.2 Ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej)
• 7 godzin i 35 minut – w przypadku pracowników placówki leczniczej, norma określona jest w odrębnej ustawie (art.93 Ustawy o działalności leczniczej)
• 6 h – w przypadku pracowników niewidomych zatrudnionych w placówce leczniczej na stanowiskach wymagających kontaktu z pacjentami (art.93 Ustawy o działalności leczniczej)
• 8 godzin – w przypadku pozostałych pracowników (art.129 §1 Kodeksu pracy)

W przypadku wyznaczania ekwiwalentu za urlop nie posługujemy się przedłużonym dobowym wymiarem czasu pracy, mającym zastosowanie np. w systemach równoważnego czasu pracy, ale zawsze odnosimy się do dobowej normy czasu pracy. Jest to logiczny skutek regulacji stanowiących, że przy udzielaniu urlopu stosuje się zasadę przeliczającą jeden dzień urlopu na 8 godzin, a w przypadku pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin, jeden dzień urlopu odpowiada tej niższej liczbie godzin.

Warto również podkreślić, że dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze etatu, nie wylicza się odrębnej normy dobowej.

3.    Liczba godzin niewykorzystanego urlopu

W liczbie godzin urlopu wypoczynkowego, który nie został wykorzystany przez pracownika, należy uwzględnić:

• Godziny niewykorzystane urlopu wypoczynkowego za bieżący rok
• Godziny niewykorzystane urlopu wypoczynkowego za lata poprzednie, jeżeli urlop nie uległ przedawnieniu
• Godziny niewykorzystane dodatkowego urlopu wypoczynkowego za bieżący rok
• Godziny niewykorzystane dodatkowego urlopu wypoczynkowego za lata poprzednie, jeżeli urlop nie uległ przedawnieniu.

Podsumowując ekwiwalent wypłaca się za niewykorzystany urlop bieżący i zaległy, w tym za niewykorzystany dodatkowy urlop wypoczynkowy. 

4.    Suma miesięcznych wynagrodzeń

Kluczem do poprawnego wyliczenia ekwiwalentu jest odpowiednie wyliczenie sumy miesięcznych wynagrodzeń, nazywanej również podstawą ekwiwalentu.

W rozporządzeniu MPiPSB znajdziemy ogólną informację, iż ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy, naliczamy stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, ze zmianami określonymi we wskazanych paragrafach ww. aktu wykonawczego.

Każdy z rodzajów wynagrodzeń można zakwalifikować do jeden z grup:

 uwzględniane podczas wyliczenia podstawy wymiaru

nieuwzględniane podczas wyliczenia podstawy wymiaru ponieważ są wypłacane również w czasie urlopu

wyłączone z obliczeń podstawy wymiaru.

Aby zobrazować różnice w naliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy i ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy posłużę się tabelarycznym porównaniem podstaw wymiaru.

Rodzaj wynagrodzenia

Wynagrodzenie urlopowe- podstawa wymiaru

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy- podstawa wymiaru

Wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości

Nie wlicza się na podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop, ponieważ wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości nie są pomniejszane za okres urlopu wypoczynkowego i są wypłacane w pełnej wysokości.

Uwzględnia się w podstawie w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu.

Wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, nieokreślone przez stałą stawkę miesięczną

Uwzględnia się w podstawie, w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych (lub 12 miesięcy w przypadku znacznych wahań) poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

W razie zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, podstawę wymiaru przelicza się z uwzględnieniem tych zmian.

Uwzględnia się w podstawie w średniej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, to wynagrodzenia te są najpierw “uzupełniane do pełnego miesiąca”, a dopiero później określana jest średnia.

Wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż jeden miesiąc

Nie wlicza się na podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop, ponieważ wynagrodzenia te wypłaca się niezależnie od korzystania z urlopu (należą się również za okres urlopu).

Uwzględnia się w podstawie w średniej wysokości wypłaconej w okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, to wynagrodzenia te są najpierw “uzupełniane do pełnego miesiąca”, a dopiero później określana jest średnia.

Jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za wykonanie zadania lub za określone osiągnięcie

Nie wlicza się do podstawy

Nie wlicza się do podstawy

Wynagrodzenie za czas gotowości do pracy i za czas przestoju

Nie wlicza się do podstawy

Nie wlicza się do podstawy

Nagroda jubileuszowa

Nie wlicza się do podstawy

Nie wlicza się do podstawy

Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego i za czas innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy

Nie wlicza się do podstawy

Nie wlicza się do podstawy

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy

Nie wlicza się do podstawy

Nie wlicza się do podstawy

Dodatkowe wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego

Nie wlicza się do podstawy

Nie wlicza się do podstawy

Wynagrodzenie za czas choroby

Nie wlicza się do podstawy

Nie wlicza się do podstawy

Wyrównanie do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę

Nie wlicza się do podstawy

Nie wlicza się do podstawy

Nagroda z zakładowego funduszu nagród

Nie wlicza się do podstawy

Nie wlicza się do podstawy

Dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. 13-tka)

Nie wlicza się do podstawy

Nie wlicza się do podstawy

Udziały w zysku lub w nadwyżce bilansowej

Nie wlicza się do podstawy

Nie wlicza się do podstawy

Odprawy emerytalne, rentowe i inne odprawy pieniężne

Nie wlicza się do podstawy

Nie wlicza się do podstawy

Wynagrodzenie i odszkodowanie przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy

Nie wlicza się do podstawy

Nie wlicza się do podstawy

Jak widać część wynagrodzeń jest wyłączona zarówno z naliczania wynagrodzenia za urlop, jak i ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Tu można stwierdzić, że zasady są identyczne. Jednak w pozostałych przypadkach naliczanie ekwiwalentu różni się od naliczania wynagrodzenia za urlop, zatem nie możemy stosować tych samych wzorów.  Na szczególną uwagę zasługuje mechanizm „uzupełniania do pełnego miesiąca” stosowany podczas wyznaczania podstawy wymiaru ekwiwalentu, z którym nie mamy do czynienia licząc wynagrodzenie za urlop:

• „Uzupełniane do pełnego miesiąca” ma zastosowanie podczas wyliczania podstawy wymiaru do ekwiwalentu w przypadkach, gdy pracownik nie przepracował pełnego okresu, z którego wyliczana jest podstawa. 
• W takim wypadku przysługujące wynagrodzenia są najpierw dzielone przez liczbę dni faktycznej pracy, a następnie mnożone przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Wyliczenie ekwiwalentu za urlop jest złożonym procesem, uwzgledniającym aktualne przepisy, warunki umowy pracownika, specyficzne uprawnienia pracownika oraz firmowe regulaminy wynagrodzeń. Z drugiej strony proces ten działa wg ściśle określonych zasad, dlatego możliwe jest ustalenie algorytmu oraz parametrów jego konfiguracji, co umożliwi automatyzację i zminimalizuje nakład pracy działu HR do kontroli procesu.

W aplikacjach automatyzujących procesy HR, znajdziecie wiele funkcji sprzyjających optymalizacji pracy przy wyznaczanie godzin, za które należny jest ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop oraz obliczających postawę wymiaru i kwotę ekwiwalentu do wypłaty. Warto wybrać zaawansowane oprogramowanie kadrowo-płacowe, takie jak Teta HR tak aby każdy z wymienionych kroków procesu realizowany był bez konieczności prowadzenia żmudnych obliczeń oraz dodatkowych ewidencji „na boku”.