Praca zdalna okazjonalna | 24 dni w roku na wniosek pracownika

Od kwietnia 2023 r. pracownicy będą mogli wnioskować o pracę zdalną okazjonalną. Wynika to z podpisanych pod koniec stycznia przez Prezydenta RP zmian w Kodeksie pracy. Nowelizacja przepisów wprowadza zupełnie nowe rozwiązanie – każdy pracownik będzie mógł zawnioskować o 24 dni pracy w trybie zdalnym. Śmiało można stwierdzić, że jest to najbardziej rewolucyjna zmiana w nowych regulacjach, które mają wejść w życie już za 2 miesiące. 

Czy każdy pracownik może wnioskować o pracę zdalną okazjonalną? Czy pracodawca zawsze musi wyrazić zgodę na taki wniosek? Jak traktować limit pracy okazjonalnej przy zmianie pracodawcy w trakcie roku?

W poniższym artykule odpowiadam na te pytania oraz przedstawiam główne zasady udzielania zdalnej pracy okazjonalnej.

Kto może skorzystać ze zdalnej pracy okazjonalnej?

Zdalna praca okazjonalna dotyczy pracowników, czyli przede wszystkim osób zatrudnionych na umowę o pracę (UoP). Ustawodawca podkreśla, że osoby, zatrudnione na innej podstawie niż UoP również mogą skorzystać z tego typu rozwiązania. 

Odwołując się bezpośrednio do definicji Pracownika z art. 2 Kodeksu pracy można wnioskować, że z pracą okazjonalną będziemy mieć do czynienia w przypadku umów o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczych umów o pracę.

Ile pracy zdalnej okazjonalnej przysługuje pracownikowi?

Limit okazjonalnej pracy zdalnej ustalono w Kodeksie pracy w art.67(33) §1 i wynosi on 24 dni rocznie. Zatem pracownik będzie mógł zawnioskować o maksymalnie 24 dni pracy zdalnej w roku kalendarzowym. 

Jako że ustawa określa dokładną liczbę dni dla tej formy pracy, można się więc spodziewać, że przy zmianie pracodawcy limit ten zostanie zachowany. Nadal jednak oczekujemy na przepisy wykonawcze, które doprecyzują sposób przekazywania informacji o wykorzystanej pracy okazjonalnej między pracodawcami. 

Prawdopodobnie będzie się odbywało analogicznie do wpisywania w świadectwie pracy danych o wykorzystanym w danym roku kalendarzowym urlopie wypoczynkowym. 

Czy pracownik musi skorzystać w roku z 24 dni pracy zdalnej?

Nie, pracownik nie musi korzystać ani wnioskować o pracę zdalną okazjonalną. Limit jedynie określa górną granicę, ale nie obliguje pracownika do pracy w tym trybie. Warto podkreślić, że niewykorzystany limit pracy zdalnej okazjonalnej nie przechodzi na kolejny rok kalendarzowy.

Czy trzeba zmieniać umowę o pracę, aby skorzystać z pracy zdalnej okazjonalnej?

Okazjonalna praca zdalna nie wymaga zapisów w umowie o pracę. Jeżeli pracownik chce skorzystać z takiej możliwości powinien złożyć odpowiedni wniosek w formie papierowej lub elektronicznej. 

Ustawa nie precyzuje wzoru wniosku. Minimum informacji, jakie powinny znaleźć się na formularzu (papierowym lub elektronicznym) to:

• data złożenia wniosku,
• imię i nazwisko pracownika,
• dzień lub okres, na jaki wnioskowana jest zdalna praca okazjonalna,
• miejsca na podpisy pracownika i reprezentanta pracodawcy, w przypadku formy papierowej,
• akcja przekazania wniosku do akceptacji oraz możliwość zatwierdzenia wniosku (lub odrzucenia), w przypadku formy elektronicznej.

Czy pracodawca może odrzuć wniosek pracownika o zdalną pracę okazjonalną?

Pracodawca może odrzucić wniosek pracownika o zdalną pracę okazjonalną.

Z możliwości wykonywania pracy w formie zdalnej, niezależnie od jej okazjonalności, zostały wykluczone prace szczególnie niebezpieczne. Są one związane z czynnikami fizycznymi i chemicznymi niedopuszczalnymi poza miejscem pracy oraz prace wywołujące intensywne brudzenie. Zatem wnioski o pracę zdalną na stanowiskach, które wiążą się z tymi rodzajami prac, nie mogą być zaakceptowane przez pracodawcę.

Zgodnie z definicją pracodawca powinien uwzględnić wniosek pracownika w miarę posiadanych możliwości. Brak takich możliwości jest równoznaczny z odrzuceniem wniosku o okazjonalną pracę zdalną. 

Przykładowo, jeżeli pracodawca stwierdzi, że wykonywanie prac w formie zdalnej jest niemożliwe ze względu na sposób organizacji pracy – będzie mógł odrzucić wniosek. Oczywiście, niezwykle istotne jest stosowanie równych zasad dla wszystkich pracowników, tak aby wykluczyć sytuacje prowadzące do nierównego traktowania.

Czy za pracę okazjonalną pracodawca musi zwrócić pracownikowi koszty?

Pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu za zdalną pracę okazjonalną.  Nie wyklucza to jednak możliwości zwrotu kosztów związanych z wykonywaniem pracy w tym trybie, jeżeli pracodawca ustali takie zasady w wewnętrznych regulacjach.

Czy praca zdalna okazjonalna może być wykonywana na wniosek pracodawcy?

Nie, pracodawca nie może wydać polecenia pracy zdalnej w trybie pracy okazjonalnej. Do tego celu zostały przygotowane odrębne regulacje, precyzujące pracę zdalną wykonywaną na polecenie pracodawcy (Art.67(19) §3 Kodeksu pracy). W praktyce będzie to oznaczać, iż limitem 24 dni w roku na pracę zdalną okazjonalną dysponuje tylko pracownik. 

Praca zdalna okazjonalna – podsumowanie

Praca zdalna okazjonalna jest zupełnie nowym rozwiązaniem w prawie pracy, dlatego budzi jeszcze sporo pytań i wątpliwości interpretacyjnych. Dla pracodawców te regulacje są nie tylko wyzwaniem organizacyjnym, ale też okazją do automatyzacji procesów kadrowych oraz digitalizacji kolejnych procedur HR i komunikacji na linii pracownik-pracodawca. 

Niewątpliwie, najnowsze zmiany Kodeksu pracy są również oczekiwane przez pracowników, którzy do tej pory nie korzystali z pracy zdalnej, ale słyszeli o jej zaletach. Dlatego nowa forma pracy umożliwi dostęp do pracy zdalnej dla ogółu pracowników, a nie tylko dla osób zatrudnionych w firmach, które w pandemii przełączyły się na tryb „home office”.

Rozwiązania Unit4 Teta, dzięki digitalizacji i automatyzacji, ułatwiają realizację procedur związanych z wnioskowaniem o pracę zdalną. Pracownicy mogą składać wnioski na platformie samoobsługowej Teta ME, a menedżerowie mają możliwość akceptacji tych wniosków.

Pilnowanie ustawowego limitu dni pracy okazjonalnej odbywa się w sposób zautomatyzowany, co w praktyce oznacza, że pracownik nie będzie mógł wnioskować o okazjonalną pracę zdalną ponad 24 dni, ponieważ system weryfikuje uprawnienia pracowników on-line. Specjaliści działu HR nie muszą wiec pilnować tych limitów, robi to za nich system.