Zoptymalizuj wykorzystanie urlopów w 2023 roku

W wyścigu za wyższą efektywnością procesów biznesowych pracodawcy pokładają nadzieję w pracownikach pełnych energii, sprawnie realizujących swoje zadania oraz wykazujących się inicjatywą i kreatywnością. Jednym z elementów, który pozytywnie wpływa na świeże spojrzenie i zapał do pracy jest odpowiedni wypoczynek. Właśnie urlop wypoczynkowy umożliwia oderwanie myśli od spraw zawodowych i nabranie nowej perspektywy. Niektórzy, w tym też niżej podpisana, twierdzą, że najlepszy jest ten trzytygodniowy, działający wg schematu: zapominam o pracy-wypoczywam-zaczynam myśleć o tym, co mogę osiągnąć po powrocie.

Urlop wypoczynkowy wiąże się też z wieloma określonymi przez prawo pracy powinnościami pracodawcy, który jest zobligowany m.in.: informować o należnym wymiarze urlopu na etapie zawarcia umowy, planować urlopy, wyliczać rezerwę urlopową, naliczać wynagrodzenia za urlop. Obsługa procesów związanych z urlopami zarówno w zakresie wymienionych wyżej obowiązków prawnych, jak też w spełnieniu wymagań biznesowych, czyli zapewnieniu ciągłości działań biznesowych, w znacznej części spada na specjalistów HR oraz kierowników zespołów. 

Co zrobić, aby zoptymalizować procedury związane z udzielaniem urlopów wypoczynkowych? 

Przedstawiam 5 praktycznych sposobów, które rekomenduję wykorzystać w nadchodzącym 2023 roku.

1.    Poinformuj pracowników o planowanych okresach wzmożonej aktywności biznesowej firmy

W prawie pracy istnieje możliwość odrzucenia wniosku urlopowego pracownika ze względu na przesłanki biznesowe pracodawcy. W skrajnych sytuacjach istnieje również możliwość odwołania pracownika z urlopu ze względu na potrzeby firmy. Druga z sytuacji będzie wiązała się z koniecznością zwrotu kosztów wypoczynku, jakie pracownik już poniósł. Obie sytuacje najprawdopodobniej będą skutkowały niezadowoleniem pracownika, który musi zrezygnować z wypoczynku i planowanych atrakcji. Dlatego takie sytuacje warto zminimalizować i przed rozpoczęciem kolejnego roku przekazać pracownikom informacje o okresach, w których ze względu na ważne przesłanki biznesowe urlopy nie będą dostępne. Tak, aby pracownicy z wyprzedzeniem wiedzieli, w jakich terminach nie powinni planować wypoczynku.

W większości dużych organizacji ta informacja będzie wysyłana do pracowników działu lub zespołu projektowego przez bezpośrednich przełożonych. W zależności od charakteru prac zespołu lub umów z klientami, okresy pików biznesowych mogą być różne w tej samej organizacji. Najwygodniejszą formą przekazania takich wiadomości będzie ścieżka elektroniczna, umożliwiająca pracownikom powrót do informacji, kiedy tylko będą potrzebowali skonfrontować „zablokowane okresy” z organizowanym przez siebie wypoczynkiem. Naturalnym środowiskiem komunikacji tego typu informacji jest portal pracowniczy, gdzie osoby zatrudnione planują urlopy, składają wnioski urlopowe i korzystają z samoobsługi pracowniczej w wielu innych procesach kadrowych.

2.    Dowiedz się, jakie są indywidualne plany pracowników na wypoczynek

Dłuższe okresy wypoczynku pracownicy zazwyczaj planują z wyprzedzeniem, ponieważ dostosowują je do swojej prywatnej sytuacji. Takie plany – oczywiście bez szczegółów na temat gdzie i z kim – pracownik może przekazać pracodawcy w formie planu urlopowego.

Najwygodniejszym sposobem wprowadzenia planów urlopowych jest wykorzystanie rozwiązania samoobsługi pracowniczej, gdzie pracownik może samodzielnie wprowadzać i aktualizować plany urlopowe, a ta informacja automatycznie dociera do przełożonego. Z kolei pracodawca może w tym miejscu na bieżąco zatwierdzać lub odrzucać plany, konfrontując je z planami pozostałych członków zespołu.

Prowadzenie planów urlopowych jest korzystne zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy, reprezentowanego przez szefa zespołu. Pracownik ma pewność, że będzie mógł zrealizować swój plan wakacyjny, gdy tylko kierownik go zatwierdzi. Szef zespołu, na podstawie informacji od wszystkich członków zespołu, może odpowiednio rozplanować prace, uwzględniając plany swoich ludzi, ale również skorygować plany, które powodują zaburzenia w ciągłości działania zespołu.

Warto dodać, że planowanie urlopów jest procedurą zgodną z prawem. Należy jednak pamiętać, aby podczas planowania pomijać wymiar urlopu na żądanie, który według definicji jest urlopem nieplanowanym. Przykładowo, pracownik, któremu przysługuje 26 dni urlopu na 2023 rok i ma 2 dni urlopu zaległego może zaplanować 24 dni urlopu (26 dni przysługującego urlopu minus4 dni urlopu na żądanie i plus 2 dni zaległego).
 

3.    Wyeliminuj wąskie gardła w przepływie informacji o urlopach

Urlopy wypoczynkowe – planowane i nieplanowane – są formalnie ewidencjonowane i rozliczane na podstawie wniosku urlopowego (w przypadku urlopu zgodnego z planem teoretycznie nie ma takiej konieczności, ale praktycznie ewidencjonowane są wnioski na każdą absencję urlopową). Taki wniosek pracownik przekazuje pracodawcy w formie dokumentu papierowego lub elektronicznego. Powinien on być potwierdzony przez jego przełożonego i dostarczony do kadr, tak, aby można było prawidłowo rozliczyć czas pracy i wynagrodzenie za czas urlopu.

W procesie potwierdzania i transportu wniosków, szczególnie tych papierowych, może dojść do ich zawieruszenia się. Jeżeli takie wnioski nie zostaną zatwierdzone na czas lub nie trafią do działu kadr mogą nie zostać uwzględnione przy najbliższym naliczaniu wynagrodzeń.

Obie sytuacje są kłopotliwe zarówno dla pracownika jak i pracodawcy. W pierwszej pracownik musi przypominać kierownikowi o zatwierdzeniu urlopu, a w drugiej może uzyskać mniejszą kwotę, niż ta, która wynika z faktycznej sytuacji. Problemem dla pracodawcy jest obniżenie sprawności obsługi procesów pracowniczych.

W celu wyeliminowania problematycznych przestojów w przepływie informacji, rekomenduję zastosowanie rozwiązań samoobsługowych dla pracowników. Umożliwiają one elektroniczny obieg dokumentu, od wystawienia wniosku urlopowego na dany okres przez pracownika, poprzez zatwierdzenie go przez przełożonego, do automatycznego przekazania informacji do ewidencji kadrowych, umożliwiających odpowiednie rozliczenie urlopu.  

4.    Sprawdzaj na bieżąco, czy pracownicy korzystają z długiego wypoczynku

Jak wspomniałam na początku artykułu, szczególnie „cenne” dla kondycji pracowników są urlopy dłuższe: dwu-, trzy-, czterotygodniowe, które umożliwiają zmianę środowiska, rodzaju aktywności i perspektywy. Jeszcze wiele lat temu również ustawodawca zapisał w Kodeksie pracy obowiązek realizacji części urlopu w jednym nieprzerwanym kawałku, wynoszącym co najmniej 14 dni kalendarzowych. Zapis ten pozostał do dzisiaj i wydaje się, że ze względu na aktualną wysoką konkurencyjność w biznesie i nieustanny wzrost efektywności realizowanych procesów biznesowych ma nawet większe znaczenie niż kiedyś.

Biorąc pod uwagę te dwa aspekty: przepisowy i biznesowy, pracodawca powinien kontrolować, czy pracownik w danym roku kalendarzowym korzysta z nieprzerwanego dwutygodniowego urlopu.

Warto pokreślić, że te dwa tygodnie oznaczają wszystkie dni kalendarzowe, zarówno robocze, jak i wolne czy świąteczne. Nie jest to więc kwestia wykorzystania 10 dni urlopu w jednym terminie, ponieważ mogą zdarzyć się okresy urlopowe, w trakcie których przypadają święta narodowe. Wówczas pracownik wykorzysta 9 czy 8 dni urlopu, a wymóg dwóch tygodni nadal będzie spełniony.

Już na etapie planowania urlopów można zautomatyzować weryfikację wykorzystania urlopu dwutygodniowego, wskazując kierownikowi, którzy pracownicy zaplanowali ciągły urlop 14-dniowy, a którzy nie. Taką informację powinien również otrzymać pracownik przekazujący swoje plany.
Urlopy nie zawsze są realizowane zgodnie z planem, dlatego kierownik powinien mieć dostęp do faktycznych danych z realizacji urlopów, by wiedzieć, kto w zespole nie skorzystał jeszcze z prawa do długiego wypoczynku. 

5.    Kontroluj wpływ aktualnego stanu wykorzystania urlopów na wskaźniki ekonomiczne firmy

Jest jeszcze jeden niezwykle ważny dla pracodawcy, a niewynikający z prawa pracy lecz z ustawy o rachunkowości aspekt związany z urlopami. W firmach tworzone są rezerwy na zobowiązania finansowe i również urlop jest zobowiązaniem firmy względem pracowników, dlatego przedsiębiorstwa tworzą tzw. rezerwę urlopową. 

Rezerwa urlopowa, czyli zabezpieczenie środków na ekwiwalent za niewykorzystany urlop (i składki ZUS od tego ekwiwalentu) jest tworzone zarówno dla urlopów za rok bieżący, jak i tych zaległych, niewykorzystanych do dnia 31 grudnia. Zatem na dzień 1 stycznia rezerwa ta ma wartość maksymalną, a wraz z upływem miesięcy i wykorzystywania urlopów jej wartość będzie się zmniejszać.

Rezerwa urlopowa może stanowić istotny czynnik przy określaniu wskaźników finansowych przedsiębiorstwa, dlatego wiele firm pilnuje rezerwy. Na poziomie szefów zespołów dokonywane są systematyczne przeglądy stanu wykorzystania urlopów, tak, aby sprawdzić postęp spadku liczby dni urlopów pozostałych i zlokalizować przyczyny braku tych spadków. Oczywiście może się zdarzyć, iż pracownik z dużą liczbą dni urlopu przebywa na urlopie macierzyńskim lub długotrwałym chorobowym, co uniemożliwia mu skorzystanie z urlopu wypoczynkowego. Wszystkie takie sytuacje powinny zostać rozpoznane i w momencie powrotu pracownika z nieobecności rodzicielskiej lub chorobowej, należy mu zapewnić możliwość wykorzystania „zmagazynowanego” urlopu wypoczynkowego.

Druga perspektywa wynika ze strategicznego planowania wykorzystania rezerwy urlopowej. Wpływ na wielkość rezerwy ma wysokość wynagrodzenia pracowników i może się zdarzyć, że mniejszy dział z mniejszym stanem urlopowym ma finansowo większy wpływ na wielkość rezerwy. Takimi przypadkami może zarządzać Dyrektor HR, który posiada ogólny ogląd sytuacji i wpływu poszczególnych działów na wielkość rezerwy, tak, aby sygnalizować niekorzystne trendy i proponować ich rozwiązania na spotkaniach menedżerów wyższych szczebli.

Zapraszam Państwa do weryfikacji obecnych procesów obsługi urlopów pracowniczych w Państwa firmach i sprawdzenia, czy któryś z przedstawianych aspektów można zoptymalizować.

Warto wykonać taką inwentaryzację przez rozpoczęciem nowego roku, przedstawić plan optymalizacji w tym zakresie lub upewnić się, że w Państwa firmie ten proces działa idealnie.

Wszystkie z przedstawionych rozwiązań optymalizujących i automatyzujących procesy związane z urlopami wypoczynkowymi znajdziecie Państwo w rozwiązaniach Teta.

Aby ułatwić zadania udostępniam do pobrania autorską checklistę, która przedstawia 5 kroków do optymalizacji urlopów wraz z benefitami dla pracowników, kierowników zespołów i działów HR: