"Niskie podatki" 2023 – nowa odsłona | Zmiany podatkowe w 2023 roku. Praktyczny poradnik dla działów HR cz. II

Od 1 stycznia 2023 r. pracodawców czekają kolejne zmiany w naliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Wynikają one z kontynuacji rządowego projektu "Niskie Podatki" (wcześniej: Polski Ład) i zostały ogłoszone w ustawie o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1265) 

Wprowadzenie zmian w naliczaniu podatku pokrywa się w czasie z wprowadzeniem nowej deklaracji PIT 2 (więcej na ten temat możecie Państwo przeczytać w I części poradnika) oraz okresem przygotowania przez pracodawców PIT-11 za 2022 rok. Niewątpliwie wszystkie te wydarzenia mogą spowodować wzrost zainteresowania pracowników kwestiami podatkowymi i będą wymagały od działów HR przygotowania odpowiedniej komunikacji.

W artykule przedstawiam zagadnienia związane z naliczaniem zaliczki na PDOF, które w znacząco wpłyną na sposób wyliczania kwoty zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych PDOF.

Skala podatkowa za rok 2022

W 2023 skala podatkowa nie ulega zmianie.

Kwota zmniejszająca podatek

Od stycznia 2023 r. pracownik, który zatrudniony jest w kilku firmach będzie mógł skorzystać z uwzględnienia części kwoty zmniejszającej podatek u jednego, dwóch lub trzech pracodawców. 
W związku z tym podczas naliczania podatku przy pomniejszeniu można stosować:

O tym, w jaki sposób zostanie pomniejszona miesięczna zaliczka na podatek decyduje oświadczenie pracownika. Oświadczenie to pracownik składa pracodawcy na dokumencie PIT 2 lub w inny przyjęty u pracodawcy sposób.

Kolejną nowością w stosowaniu kwoty zmniejszającej podatek jest możliwość uwzględnienia jej podczas obliczania zaliczki na podatek dla podatników uzyskujących przychody z:

• umów zleceń,
• umów o dzieło,
• umów o zarządzanie przedsiębiorstwem,
•  kontraktów menedżerskich i umów pokrewnych.

Dotychczas te grupy pracowników mogły skorzystać z kwoty zmniejszającej podatek tylko w rozliczeniu rocznym, od 1 stycznia 2023 r. będą oni mogli złożyć odpowiednie oświadczenie na PIT 2 lub w inny przyjęty u pracodawcy sposób.

Wygodnym sposobem na usprawnienie składania oświadczeń jest udostępnienie pracownikom możliwości samodzielnego składania oświadczeń w formie elektronicznej na portalu pracowniczym, dostępnym na komputerze lub smartfonie. Eliminacja papierowych dokumentów znacznie przyspieszy przepływ informacji wymaganej do prawidłowego naliczania zaliczki na PDOF.

Koszty uzyskania przychodów

Zaliczka na podatek od wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę jest wyznaczana z uwzględnieniem tzw. pracowniczych kosztów uzyskania. Standardowo podczas naliczania zaliczek stosuje się koszty uzyskania w kwocie 250 zł. Kwota może być inna, jeżeli pracownik złoży oświadczenie o zastosowaniu zwiększonych kosztów uzyskania (w kwocie 300 zł) ze względu na zamieszkanie poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Pracownik może również złożyć wniosek o pobór zaliczek bez stosowania miesięcznych kosztów uzyskania przychodów.

Od nowego roku umożliwiono rezygnację ze stosowania podwyższonych miesięcznych pracowniczych kosztów uzyskania przychodów. Pracownik może ją złożyć w postaci wniosku, który został uwzględniony również na dokumencie PIT-2 (9) – wprowadzono tam sekcję zawierającą oświadczenie o zastosowaniu zwiększonych kosztów uzyskania oraz wycofanie oświadczenia. 

W praktyce pracownik będzie mógł od 1 stycznia 2023 r. składać następujące wnioski w zakresie kosztów uzyskania:

Rozszerzenie grupy podatników wnioskujących o niepobieranie zaliczek 

Regulacje wprowadzone w 2022 r. przez Polski Ład umożliwiły osobom uzyskującym przychody z tytułu umów zleceń lub innych umów cywilnoprawnych składanie wniosku o niepobieranie zaliczek podatkowych od przychodów uzyskiwanych z tytułu umów cywilnoprawnych – dzięki czemu podatnicy ci mogą korzystać z kwoty wolnej od podatku w trakcie roku, a nie dopiero po złożeniu rocznego zeznania podatkowego za 2022 r.  Najnowsze przepisy rozszerzają grupę podatników, m.in. o podatników uzyskujących przychody z tytułu umowy o pracę.

Od stycznia 2023 r. pracownik będzie miał prawo do złożenia wniosku o niepobieranie zaliczek w roku podatkowym w związku z przewidywaniem, że uzyskany przez niego dochód podlegający opodatkowaniu według skali podatkowej nie przekroczy 30 000 zł. Obowiązkiem płatnika jest naliczenie zaliczki podatkowej, jeżeli dochód uzyskany przez podatnika u tego płatnika przekroczy 30 000 zł.

Wyliczanie zaliczki w przypadku wniosku o niepobieranie zaliczek i dochodu przekraczającego 30 000 zł

Umożliwienie pracownikom i zleceniobiorcom korzystania zarówno z wniosku o niepobieranie zaliczek, jak i korzystania z 1/12 kwoty pomniejszającej podatek skomplikuje naliczanie zaliczki podatkowej w nowym roku. Jednocześnie nałożone zostaną na to oświadczenia i wnioski o wycofanie wcześniej złożonych wniosków w tym zakresie, które będą wymagały systematycznego monitorowania aktualnej sytuacji na oświadczeniach.

Dodatkowo w ustawie określono nowy obowiązek płatnika polegający na monitorowaniu kwoty narastająco dochodu, względem kwoty 30 000 zł dla podatników korzystających z wniosków o niepobieranie zaliczek, ponieważ po przekroczeniu tej kwoty zaliczka podatkowa powinna być naliczona z pominięciem wniosku o niepobieranie, a także z pominięciem 1/12 (ewentualnie 1/24 lub 1/36) kwoty zmniejszającej podatek.

Zasady składania wniosków i oświadczeń wpływających na obliczenie zaliczki na PDOF

Nowelizacja Ustawy o PDOF przewiduje ujednolicenie reguł dotyczących składania dokumentów wpływających na obliczenie podatku. Oświadczenia i wnioski, które mają wpływ na obliczenie zaliczki, można składać na piśmie lub w inny sposób przyjęty u danego płatnika. Oznacza to w praktyce, że pracodawcy mogą zgodnie z literą prawa zdigitalizować procesy składania wszystkich oświadczeń i wniosków „podatkowych” i tym samym usprawnić pozyskiwanie danych za pomocą samoobsługowych portali dla pracowników.

Oczywiście, w przeszłości również implementowano rozwiązania informatyczne w tym celu, jednak w zależności od rodzaju oświadczenia, ustawodawca zezwalał na formę elektroniczną lub ograniczał możliwości składania oświadczenia do dokumentu na piśmie. Ujednolicenie zasad i jasny przekaz o sposobie wybranym przez pracodawcę jest pozytywną zmianą, szczególnie oczekiwaną przez firmy o strukturze rozproszonej geograficznie, w których przekazywanie dokumentacji papierowej do centralnego działu HR wpływało na koszt obsługi, ale również na zwiększenie możliwości opóźnienia w jego dostarczeniu wewnątrz organizacji lub w krytycznych przypadkach zagubienia dokumentu.

Oprócz formy dostarczania oświadczeń i wniosków ustawodawca określił również:

• sposób wycofywania i zmiany oświadczeń, w postaci nowego kolejnego oświadczenia lub wniosku;
• termin uwzględnienia przekazanych danych podczas obliczania zaliczki złożonego wniosku, jako miesiąc, w którym płatnik otrzymał oświadczenia lub najpóźniej miesiąc następujący po miesiącu, w którym otrzymał oświadczenie;
• wpływ złożenia wniosku na naliczanie zaliczki w kolejnych latach podatkowych, w zależności od rodzaju oświadczenia;
• uwzględnienie oświadczeń i wniosków po ustaniu stosunku zatrudnienia (lub innego tytułu) – w zależności od rodzaju oświadczenia.

Zasady uwzględniania oświadczeń w kolejnych latach podatkowych oraz po ustaniu stosunku pracy (lub innego stosunku prawnego), znajdują się w tabeli poniżej.

Specjaliści HR po doświadczeniach z 2022 r. związanych z wdrażaniem Polskiego Ładu z niepokojem spoglądają na nadchodzące zmiany. Dlatego już dzisiaj warto przygotować się na nowości podatkowe, tak aby zminimalizować liczbę pytań od pracowników oraz ryzyko wprowadzania zmian na ostatnią chwilę.
Warto zaplanować takie czynności jak:

• Przygotowanie komunikacji dla pracowników i innych podatników, dla których firma wylicza i odprowadza zaliczki podatkowe, np. dla zleceniobiorców.
• Aktualizacja procedur obowiązujących w firmie o nowe oświadczenia i wnioski oraz zasady rozliczania wynagrodzeń.
• Aktualizacja wzorów dokumentów oświadczeń i wniosków – w tradycyjnej lub elektronicznej formie.
• Zaplanowanie i wykonanie aktualizacji oprogramowania naliczającego wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę i innych tytułów.
• Poinformowanie o zmianach pracowników i innych podatników, dla których firma wylicza i odprowadza zaliczki podatkowe, np. dla zleceniobiorców.

Zobacz również I i III część naszego Praktycznego Poradnika dla HR o zmianach podatkowych 2023:

I część - Przygotuj się na akcję PIT-2

III część - Przygotuj się na akcję PIT-11