Przygotuj się na akcję PIT-11 | Zmiany podatkowe w 2023 roku. Praktyczny poradnik dla działów HR cz. III

Styczeń 2023 roku zapowiada się niezwykle intensywnie dla działów HR. Specjaliści ds. kadr i płac, oprócz wdrażania nowych regulacji podatkowych, tak jak co roku będą przygotowywać informacje podatkowe PIT-11. Ten dokument należy sporządzić dla wszystkich pracowników oraz zleceniobiorców, którzy w 2022 r. uzyskiwali przychody opodatkowane podatkiem od osób fizycznych. 

Aby ten proces przebiegł sprawnie i bez niespodzianek warto do niego przygotować się już dziś. 

Zapraszam do zapoznania się z 3 częścią praktycznego poradnika podatkowego, w której przedstawiam najważniejsze zagadnienia związane z obsługą PIT-11 za 2022 r.

Czym jest PIT-11?

PIT-11 jest informacją o przychodach, kosztach oraz o zaliczkach pobranych na podatek dochodowy od osób fizycznych (PDOF). Płatnik przygotowuje ją i dostarcza do urzędu skarbowego oraz do podatnika, dla którego w trakcie roku rozliczał i pobierał zaliczki na podatek dochodowy.

Dla pracowników, zleceniobiorców oraz innych podatników uzyskujących przychody podlegające podatkowi dochodowemu od osób fizycznych PIT-11 jest źródłem danych, które są niezbędne by sporządzić roczne zeznanie podatkowe.

Jaki jest termin dostarczenia PIT-11 za 2022 r.?

Na złożenie PIT-11 do urzędu skarbowego płatnik ma czas do końca stycznia roku następującego po roku, którego dotyczy informacja. Z kolei na przekazanie PIT-11 podatnikom, płatnik ma czas do końca lutego roku następującego po roku, którego dotyczy informacja.
W tabeli poniżej przedstawiam terminy przekazania PIT-11 za 2022 rok.

Terminy dla PIT-11 za 2022	Obowiązek
Do 31 stycznia 2023 r.	Przekazanie PIT-11 przez płatnika do urzędu skarbowego
Do 28 lutego 2023 r.	Przedstawienie PIT-11 podatnikowi

W jakiej formie przekazać PIT-11 za 2022 r.?

PIT-11 do urzędu skarbowego płatnik może przekazać tylko w postaci elektronicznej. Może to zrobić:

• za pomocą interaktywnych formularzy,
• przy użyciu innego oprogramowania, które wysyła PIT-11 na bramkę Ministerstwa Finansów, zgodnie ze specyfikacją wejścia-wyjścia.

W organizacjach korzystających z oprogramowania kadrowo-płacowego, takiego jak Teta HR , informacja PIT-11 jest standardowo przekazywana z wykorzystaniem wymiany danych pomiędzy systemem informatycznym e-Deklaracje a oprogramowaniem zewnętrznym. Takie podejście pozwala na automatyzację procesu, a przede wszystkim na masowe wysyłanie dokumentów PIT-11 dla wszystkich pracowników, bez konieczności powtarzania tego procesu dla każdego pracownika osobno.

Po pozytywnej weryfikacji przekazanego PIT-11 oraz pobraniu UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru jest dostępne w formie elektronicznej), informację PIT-11 należy przekazać pracownikom, zleceniobiorcom i innym podatnikom, dla których płatnik rozliczał zaliczki na PDOF. Przekazanie informacji podatnikom może odbywać się zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Wybór należy do pracodawcy.

W firmach zatrudniających setki lub tysiące pracowników najszybszym sposobem na przekazanie PIT-11 jest wykorzystanie portalu samoobsługi pracowniczej, takiego jak Teta ME. W zdigitalizowanej obsłudze niezwykle ważne są takie elementy, jak:

• Możliwość powiadomienia pracowników o udostępnieniu PIT-11 w aplikacji.
• Udostępnienie PIT-11 na smartfonach, dla osób, które nie pracują na komputerze.
• Zapewnienie odnotowania faktu zapoznania się z PIT-11 przez pracownika. 
• Monitorowanie postępu odbioru elektronicznych PIT-ów przez pracowników.

W Teta HR zapisywana jest indywidualna informacja o zapoznaniu się z dokumentem wraz z datą potwierdzenia tego faktu. Taka ewidencja pozwala specjalistom HR na monitorowanie postępu odbioru PIT-11 w formie elektronicznej oraz szybki wybór osób, którym należy przypomnieć, gdzie i jak mogą pobrać informację o swoich przychodach i zaliczkach na PDOF.

Gdzie można znaleźć aktualny wzór PIT-11?

Wzór dokumentu PIT-11 znajdziecie Państwo na stronie Ministerstwa Finansów. Jest tam udostępniona najnowsza deklaracja PIT-11(29) obowiązująca od lipca 2022 r., z której należy skorzystać przygotowując PIT-11 za 2022.

Jakie są główne zmiany w PIT-11 za 2022 r. w stosunku do poprzedniego roku?

Nowa wersja PIT-11 została przygotowana przede wszystkim w związku ze zmianami podatkowymi wprowadzonymi w 2022 r., takimi jak:

• objęcie zwolnieniem podatkowym dodatkowych grup pracowników, korzystających z ulgi na powrót, dla pracujących emerytów oraz ulgi dla dużych rodzin 4+;
• objęcie zwolnieniem podatkowym zasiłków macierzyńskich.

Przychody podatników po ukończeniu wieku emerytalnego- z tytułu umowy o pracę

Informacja o przychodach, kosztach i odprowadzonych zaliczkach z tytułu umowy o pracę (lub pokrewnej) jest wykazywana w części E. W poprzednim roku informacje te były prezentowane w rozbiciu na dwa wiersze, wskazujące odrębnie należności z tytułu umowy o pracę dla podatników powyżej 26 roku życia oraz należności z tytułu umowy o pracę dla podatników poniżej 26 lat. Przygotowując informację za 2022 r. w części E należy wyodrębnić również przychody dla osób po osiągnięciu wieku emerytalnego.

Wyjaśniam co to oznacza w szczegółach.

1.    Wiersz pierwszy (pola 29-35) należy uzupełnić o informacje wynikające z przychodów z tytułu umowy o pracę (i umów pokrewnych) z pominięciem:

• należności podatników poniżej 26 roku życia – wykazywanych w wierszu drugim,
• należności podatników po ukończeniu wieku emerytalnego – wykazywanych w wierszu trzecim.

2.    Wiersz drugi (pola 36-42) należy uzupełnić o informacje wynikające z należności z tytułu umowy o pracę (i umów pokrewnych) dla podatników poniżej 26 roku życia:

• po przekroczeniu limitu przychodów objętych ulgą dla młodych (85 528 PLN),
• którzy złożyli oświadczenie o niestosowaniu ulgi dla młodych.

Ten wiersz nie uległ zmianie w stosunku do sposobu uzupełniania w poprzednim roku.

Szczególną uwagę należy zwrócić na przychody osób, które ze względu na wiek tracą ulgę. W takich przypadkach od przychodów za okres, za który nie przysługuje ulga, pobierana jest zaliczka na PDOF, a przychody są wykazywane w wierszu 1.

3.    Wiersz trzeci (pola 43-49) należy uzupełnić o informacje wynikające z przychodów z tytułu umowy o pracę (i umów pokrewnych) dla podatników po ukończeniu wieku emerytalnego, jeżeli:

• nie złożyli oświadczenia o stosowaniu ulgi dla seniorów,
• przekroczyli limit przychodów objętych ulgą (85 528 PLN).

Szczególną uwagę należy zwrócić na przychody osób, które w trakcie roku ze względu na wiek uzyskują ulgę. W takich przypadkach od przychodów za okres, za który nie przysługuje ulga, pobierana jest zaliczka na PDOF, a przychody są wykazywane w wierszu 1. 

Dla przypomnienia dodam, że wiek emerytalny wynosi obecnie 60 lat dla kobiet i 65 lat dla mężczyzn.

Przychody podatników po ukończeniu wieku emerytalnego – z tytułu umowy zlecenia

Do przekazania informacji o należnościach z tytułu umów zleceń przeznaczone są wiersze 6, 7 i 8.

1.    Wiersz szósty (pola 58-61) należy uzupełnić o informacje wynikające z przychodów z tytułu umowy zlecenia z pominięciem:

• należności podatników poniżej 26 roku życia – wykazywanych w wierszu siódmym,
• należności podatników po ukończeniu wieku emerytalnego – wykazywanych w wierszu ósmym.

2.    Wiersz siódmy (pola 62-65) należy uzupełnić o informacje wynikające z należności z tytułu umowy zlecenia dla podatników poniżej 26 roku życia:

• po przekroczeniu limitu przychodów objętych ulgą dla młodych (85 528 PLN),
• którzy złożyli oświadczenie o niestosowaniu ulgi dla młodych.

Ten wiersz nie uległ zmianie w stosunku do sposobu uzupełniania w poprzednim roku.

3.    Wiersz ósmy (pola 66-69) należy uzupełnić o informacje wynikające z przychodów z tytułu umowy zlecenia dla podatników po ukończeniu wieku emerytalnego, jeżeli:

• nie złożyli oświadczenia o stosowaniu ulgi dla seniorów,
• przekroczyli limit przychodów objętych ulgą (85 528 PLN).

Informacja o przychodach z zasiłku macierzyńskiego

Od 1 lipca 2022 r. przychody z zasiłku macierzyńskiego podlegają zwolnieniom podatkowym dla podatników do 26 roku życia, spełniających warunki do ulgi na powrót, spełniających warunki do ulgi dla dużej rodziny oraz podatników spełniających warunki do ulgi dla seniora.

Możliwość stosowania ulg względem tego przychodu wpłynęła na sposób prezentacji danych w PIT-11 w części E, w której:

1.    Dodano wiersz dwunasty (pola 81-83) z informacją o należnych zasiłkach macierzyńskich po odjęciu wartości z wierszy 13 i 14.

2.    Dodano wiersz trzynasty (pola 84-86), który należy uzupełnić o informacje wynikające z zasiłków macierzyńskich dla podatników poniżej 26 roku życia:

• po przekroczeniu limitu przychodów objętych ulgą dla młodych (85 528 PLN),
• którzy złożyli oświadczenie o niestosowaniu ulgi dla młodych.

3.    Dodano wiersz czternasty (pola 87-89), w którym należy uzupełnić o informacje wynikające z zasiłków macierzyńskich dla podatników po ukończeniu wieku emerytalnego, jeżeli:

• nie złożyli oświadczenia o stosowaniu ulgi dla seniorów,
• przekroczyli limit przychodów objętych ulgą (85 528 PLN).

4.    Zmieniono wiersz prezentujący „Inne źródła” (obecnie wiersz 15). Wyłączono informacje o zasiłkach macierzyńskich z danych o zasiłkach ZUS, które tradycyjnie są prezentowane właśnie w Innych źródłach.

Informacja o przychodach zwolnionych

Przychody zwolnione z tytułu stosowanych ulg należy przekazać w polach części G, wybierając odpowiednie pole w zależności od tytułu, z jakiego uzyskiwane są przychody.

1.    Przychody z tytułu umowy o prace i umów pokrewnych, dla których stosowane są ulgi dla młodych (26-), dla seniorów, na powrót oraz dla dużej rodziny są umieszczane w części G:

• w polu 110 – w kontekście ulgi dla osób poniżej 26 roku życiu (ulga dla młodych),
• w polu 115 – w kontekście ulgi dla seniorów, na powrót i dla dużej rodziny.

Jeżeli podatnik przekroczy limit ulg, dopiero wówczas jego przychody, jako należności podatkowe są wskazywane w 2 lub 3 wierszu części E.

2.    Przychody z tytułu umowy zlecenia, dla których stosowane są ulgi dla młodych (26-), dla seniorów, na powrót oraz dla dużej rodziny są wykazywane w części G w polach:

• w polu 111 – w kontekście ulgi dla osób poniżej 26 roku życiu (ulga dla młodych),
• w polu 116 – w kontekście ulgi dla seniorów, na powrót i dla dużej rodziny.

Podobnie, jak w przypadku pracowników, dopiero jeżeli zleceniobiorca przekroczy limit ulg, jego przychody, jako należności podatkowe są wskazywane w części E.

3.    Informacja o przychodach z zasiłków macierzyńskich zwolnionych od podatku powinna być zamieszczona:

• w polu 113 – zwolnione przychody z zasiłków macierzyńskich dla podatników korzystających ze zwolnienia dla osób poniżej 26 roku życia,
• w polu 117 – zwolnione przychody z zasiłków macierzyńskich dla podatników korzystających ze zwolnienia dla seniorów, z ulgi na powrót, z ulgi dla dużej rodziny.

Informacja o składkach

Składki na ubezpieczenia społeczne, finansowane przez ubezpieczonego, należy wskazać w części E dokumentu PIT-11 w polach: 95, 96 i 97. Odrębnie wykazywane są składki od przychodów zwolnionych, odrębnie od przychodów, od których została naliczona zaliczka.

• W polu 95 należy wskazać składki finansowane przez ubezpieczonego pomniejszone o składki wskazane w polach 96 i 97. W praktyce oznacza to składki od przychodów nie podlegających uldze dla dużych rodzin lub uldze na powrót, finansowane przez ubezpieczonego powyżej 26 roku życia, który nie osiągnął wieku emerytalnego.
• W polu 96 należy wskazać składki od przychodów osób poniżej 26 roku życia lub podatników w wieku emerytalnym, które nie stanowiły przychodu zwolnionego.
• W polu 97 należy wskazać składki od przychodów zwolnionych.

PIT-11 w opinii praktyka

W dużych firmach sprawność sporządzenia informacji PIT-11 jest niezwykle ważna. Termin na przygotowanie i wysyłkę dokumentów do urzędu skarbowego to tylko 1 miesiąc od naliczenia ostatnich list płac za poprzedni rok podatkowy!  

Specjaliści HR po zakończeniu roku podatkowego i rozliczeniach z ZUS zabierają się za przygotowanie dokumentów podatkowych dla pracowników, zleceniobiorców i innych podatników od przychodów, z których pobierali zaliczkę na PDOF. Informacja o przychodach jest obecnie dużo bardziej złożona niż jeszcze kilka lat temu. W związku z tym trudno wyobrazić sobie przygotowanie dokumentów PIT-11 w dużej firmie bez odpowiedniego narzędzia.