Planowanie urlopu 2022 na cały rok, dlaczego jest takie ważne?

Plan urlopów pozwala na lepszą organizację pracy, zabezpieczenie ciągłości obsługi biznesowej przedsiębiorstwa oraz zapewnienie prawa do wypoczynku pracownikom.

Sposób planowania urlopów w organizacji, jest wynikiem jej indywidualnych potrzeb. Przed rozpoczęciem akcji- planowanie urlopu 2022- warto przyjrzeć się najistotniejszym zagadnieniom prawnym oraz praktycznym rozwiązaniom, które mogą stanowić wskazówki i inspiracje, jak optymalnie wykorzystać narzędzie jakim jest planowanie urlopów.

Kto musi robić plany urlopowe?
Obowiązek planowania urlopów

Obowiązek tworzenia planów został zdefiniowany bezpośrednio w Kodeksie pracy* i dotyczy pracodawcy, czyli firmy, organizacji lub osoby zatrudniającej pracowników na podstawie umowy o pracę.

Ustawodawca nie przedstawił limitu zatrudnienia, które decyduje o konieczności planowania, lecz przewidział dwa wyjątki**, obejmujące firmy, w których:

• Nie działa zakładowa organizacja związkowa i pracodawca zrezygnował z planowania urlopów

• Działająca organizacja związkowa wyraziła zgodę na brak planów urlopowych.

W praktyce oznacza to, iż wiele firm może skorzystać z braku wymogu planowania- lecz nie musi, jeżeli dostrzega korzyści z planowania urlopu na cały rok.

Jakie urlopy planujemy, a których zaplanować nie można

Planom urlopowym podlegają urlopy wypoczynkowe. Dlatego podkreślę, że procedurom planowania urlopów na podstawie art. 163 Kodeksu pracy, nie podlegają inne nieobecności, takie jak urlop macierzyński, urlop wychowawczy, urlop okolicznościowy, urlop bezpłatny i szkoleniowy, czy opieka nad dzieckiem na podstawie art.188 Kodeksu pracy.

Warto pamiętać, że część urlopu wypoczynkowego udzielanego pracownikowi w trybie urlopu na żądanie nie podlega planowaniu. W praktyce oznacza, to iż osoba, której w 2022 należy się urlop w wymiarze 26 dni, może planować 22 dni.

W przypadku osób, która dołączą do firmy w trakcie roku 2022, konieczne jest sprawdzenie, czy u poprzedniego pracodawcy wykorzystali już urlop na żądanie i w jakim wymiarze- taką informację znajdziemy na świadectwie pracy. Jeżeli w poprzedniej firmie, osoba wykorzystała już 4 dni urlopu na żądanie w 2022, to u nowego pracodawcy nie posiada już przywileju korzystania z urlopu na żądanie w danym roku, a tym samym do zaplanowania jest cały wymiar urlop u obecnego pracodawcy, który będzie wynosił na przykład 15 dni (proporcjonalnie do 9 miesięcy zatrudnienia  i podstawy wymiaru 20 dni).

Dlaczego warto robić plany urlopowe?
Ciągłość biznesu

Plan urlopów ustala pracodawca i robi to w taki sposób, aby zapewnić normalny tok pracy oraz wnioski pracowników. Ta zasada została wyrażona w Kodeksie pracy*. Zatem pracodawca ma prawo wskazać okresy, w których ze względu na ciągłość obsługi biznesowej urlopów nie należy planować lub wręcz przeciwnie- należy planować, ponieważ w danym okresie firma przewiduje mniejszą aktywność biznesową. Takie potrzeby mogą dotyczyć całej firmy lub wybranych linii biznesowych.

Jest niezwykle ważne, aby menedżerowie zespołów, które w wybranych okresach nie powinny planować urlopów, mogli w skuteczny sposób poinformować pracowników o blokadzie wybranego okresu i egzekwować to zalecenie. W przypadku rozwiązań technologicznych typu self-service dla pracowników, wygodne okazuje się wyłączenia dni wskazanych przez menedżera, z możliwości dodawania planów urlopowych. Dzięki takiej fizycznej blokadzie, nawet zapominalscy nie wprowadzą planu urlopowego na biznesowo „gorący” okres.

Dlaczego warto robić plany urlopowe?
Dobrostan pracowników

Ustawodawca przewidział dostosowanie planów urlopowych zarówno do potrzeb pracownika, jak i pracodawcy. Można powiedzieć, że plan jest wynikiem zbalansowania tych dwóch perspektyw. Niewątpliwie wypoczynek i „odcięcie się od pracy”, daje pracownikowi wytchnienie, ale również możliwość realizacji pasji, aktywności, które nie są możliwe w tygodniu pracy, ponieważ wymagają np. dłuższego okresu lub wyjazdu w odległy rejon.

Preferencje w planowaniu terminów urlopów, są niewątpliwie zależne od struktury wiekowej, sytuacji rodzinnej pracowników i innych czynników pozazawodowych. W przypadku pracowników- rodziców dzieci w wieku szkolnym, preferowane będą terminy urlopów w okresie wakacji i ferii zimowych. W przypadku innych grup pracowników większym powodzeniem będą  cieszyły się często terminy poza sezonem, gdy można znaleźć oferty lotów, czy wycieczek w lepszej cenie.
 
Finalny plan urlopowy to zazwyczaj wynik negocjacji na linii pracownik- kierownik, ponieważ Kodeks pracy reguluje termin urlopów w nielicznych przypadkach. Jednym z nich jest zatrudnienie pracowników młodocianych (do 18 roku życia) uczęszczających do szkoły, którym należy udzielić urlopu w okresie ferii szkolnych****.

Czy sporządzenie planu urlopowego zwalnia pracowników ze składania wniosków urlopowych?

Planując optymalizację procesu planowanie urlopu 2022, można by się pokusić o eliminację wniosków urlopowych w firmie. Jednak z punktu widzenia prawnego, funkcjonowanie w przedsiębiorstwie planów urlopowych nie jest przesłanką do rezygnacji z wniosków urlopowych, ponieważ formalnie pracownik ma obowiązek uzyskania zgody pracodawcy na rozpoczęcie urlopu.

Praktycznym argumentem przeciwko eliminacji wniosków urlopowych jest również fakt, iż plan urlopowy nie musi być zrealizowany zgodnie z założeniami i jest to sytuacja dość powszechna ze względu na inne usprawiedliwione nieobecności, np. takie jak:

• Choroba

• Odosobnienie na skutek choroby zakaźnej, np. kwarantanna pracownika w związku z podejrzeniem zakażeniem COVID-19

• Powołanie na ćwiczenia lub przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy

• Urlop macierzyński

Niewykorzystaną część urlopu, pracodawca udziela w terminie późniejszym niż przewidziany w pierwotnym planie. Zatem będzie to urlop nieplanowany, o który pracownik wystąpi na wniosku o urlop.

Jak usprawnić tworzenie i ogłaszanie ustalonych planów urlopowych

Ustawodawca nie określa sposobu tworzenia planów i powiadomienia o zatwierdzonym planie pracowników3, zatem warto wybrać najbardziej efektywny sposób przekazania informacji. Digitalizacja procesów kadrowych i upowszechnienie portali samoobsługowych dla pracowników nakierowuje nas na optymalną ścieżkę przepływu informacji- ścieżkę cyfrową.

Pozyskanie informacji o potrzebach urlopowych pracowników, określenie ram do planowania w zależności od natężenia prac, proces akceptacyjny oraz publikacja zatwierdzonego planu urlopów dla pracowników- cały ten proces można w pełni zdigitalizować za pomocą platformy dla pracowników i menedżerów Teta ME, stanowiącą część ekosystemu rozwiązań procesów kadrowo- płacowych.

Praktyczna porada

O praktyczną paradę dla osób wdrażających planowanie urlopów w firmie poprosiłam Specjalistę ds. Kadr i Płac Urszulę Pietruszkę, która dzieli się z czytelnikami swoim doświadczeniem:

„Dla organizacji takiej jak nasza- pracującej w zwinnych zespołach- niezwykle ważne jest zapewnienie optymalnej obsługi dla każdego projektu i produktu, nawet w okresach wakacyjnych i świątecznych. Dlatego pracownicy w Unit4 planują urlopy z wyprzedzeniem, w porozumieniu z bezpośrednimi przełożonymi, wykorzystując rozwiązanie Teta ME”- mówi ekspertka- „Przekonałam się, że pracownikom zdarzało się zapominać o zaplanowanym wcześniej urlopie, dlatego uruchomiliśmy przypomnienia o nadchodzącym urlopie, które każdy pracownik otrzymuje 7 dni przed planowanym rozpoczęciem swoich wakacji.”- dodaje Urszula Pietruszka.

Sposobów na planowanie urlopów może być wiele. Jako entuzjastka nowych technologii i optymalizacji procesów, rekomenduję Państwu digitalizację procesu planowania urlopu 2022, w oparciu o platformę samoobsługi pracowniczej i menedżerskiej Teta ME. Tworząc to rozwiązanie wspólnie z grupą klientów, zwróciliśmy uwagę, na różne potrzeby wynikające ze specyfiki branżowej, tak aby aplikacja rozwiązywała realne problemy i spełniała potrzeby firm z różnych sektorów oraz zapewniała dobre doświadczenia uczestnikom tego procesu. 

Poniżej znajdą Państwo wykaz regulacji, do których odwoływałam się w artykule:

*Kodeks pracy, art.163 §1
**Kodeks pracy, art.163 §11
***Kodeks pracy, art.163 §2
****Kodeks pracy, art.205 §3