Co czeka HR w 2022 roku? | Część III, Praca zespołowa – jak zmieniła się jej idea po przejściu w tryb home office

Czym będą zajmowały się działy HR w 2022 roku? Na to pytanie stara się odpowiedzieć zapewne każdy szef HR, by móc przedstawić użyteczny dla firmy plan działań na nowy rok. 

Uważamy, że rok 2022, tak jak i poprzedni będzie obfity w ciągłe zmiany zarówno w gospodarce, jak i przepisach. Dlatego trzeba być gotowym na to, by rozwiązywać podobne wyzwania i problemy związane przede wszystkim z: retencją, pomysłami na to, jak zaangażować zespół oraz jak zmierzyć efektywność podczas pracy zdalnej. 

Dlatego też w celu pomocy pracownikom działów HR opracowaliśmy serię artykułów, w których dzielimy się własnymi obserwacjami i wnioskami, zebranymi na podstawie współpracy z zespołami z różnych branż i sektorów. 

Temat nr 3: Idea pracy zespołowej w trybie on-line

Pandemia Covid-19 wymusiła na przedsiębiorcach wprowadzenie zmian w trybie pracy –  od ponad dwóch lat wiele firm funkcjonuje w systemie home office. Konieczność dostosowania się do nowych warunków przyspieszyła digitalizację w wielu gałęziach gospodarki. I już wiemy, że trend ten będzie nadal się rozwijał i przyśpieszał. 

Wydawałoby się, że praca w domu niesie za sobą wiele korzyści dla samych pracowników, takich chociażby jak: oszczędność czasu na dojazdach, a tym samym możliwość przedłużenia czasu snu i zredukowanie stresu spowodowanego staniem w korkach. 

Statystyki ukazują jednak, że pomimo tego, w 2021 r. większość Polaków w wieku 45 lat i więcej chciała pracować z biura (42%), a tylko jeden z 10 młodszych pracowników stwierdził, że preferuje pracę w pełni zdalną. 56% respondentów lubi atmosferę w biurze, którą tworzą ludzie, spotkania integracyjne, spotkania przy kawie, wspólne posiłki*. 

Jak widać, trudności z przystosowaniem się do nowej rzeczywistości mają również pracownicy. 

Jak pracować online zgodnie z ideą pracy zespołowej?

W kwestii zarządzania pandemia wpłynęła przede wszystkim na dotychczasowe rozwiązania, które należało zweryfikować i dostosować do nowych warunków. Na uwagę zasługuje idea pracy zespołowej, która na home office wymaga szczególnego podejścia, bowiem budowanie relacji, zaufanie i współodpowiedzialność w zespołach pracujących online to temat na niejedną pracę doktorską.

Wszyscy doskonale wiemy, jak budować zespoły projektowe w świecie fizycznym, tak, aby osiągały świetne wyniki, a ich członkowie czuli współodpowiedzialność za „dowożenie zadań”. 

Zespoły, mające w biurze wydzieloną przestrzeń do swojej dyspozycji, wiedzą, jak współpracować na co dzień, ponieważ świetnie się znają w wymiarze profesjonalnym oraz osobistym. Teamleader pracujący w realu z zespołem wie, jaki „afterek” zyska uznanie większości oraz kto jest gejzerem innowacyjnych pomysłów, a na kim można polegać w sytuacji awaryjnej, bo niezależnie od poziomu stresu zachowuje trzeźwość umysłu. 
Szansa współpracy, obserwacji, wymiany myśli  8 godz. na dobę, 5 dni w tygodniu, niewątpliwie daje wiedzę i możliwości zbudowania unikatowej kultury pracy, dostosowanej do potrzeb zespołu.

Kultura ta jest trudna do odwzorowania 1:1 w świecie online i nadal zastanawiamy się, jak można zastąpić te osobiste relacje i czy warto je zastępować. Po prawie dwóch latach doświadczeń pracy hybrydowej lub w trybie online dzielimy się doświadczeniami i  rozwiązaniami, które sprawdziły się w innych firmach.

Doświadczenia Unit4

Zbigniew Klepacki, Professional Services Director, Unit4 Polska jest zdania, że zmiana formy pracy z Klientem z bezpośredniej na zdalną, pozwala na szybszą i bardziej efektywną realizację wielu zadań. 

- Praca zdalna pozwala wykonywać mniejsze zadania bez wizyty u Klienta, co jest bardzo pomocne, w szczególności, gdy obsługujemy tematy pilne, których ostatnio nie brakuje ze względu na liczne zmiany w prawie – mówi Zbigniew Klepacki. – Z drugiej strony, jest pula zadań innowacyjnych, których realizacja w formie zdalnej jest trudniejsza i wymaga zmiany podejścia zarówno od konsultantów jak i od Klienta. 

Szef działu Professional Services dodaje, że dobrym przykładem zadań, dla których nadal preferowane są tradycyjne metody  są analizy wdrożeniowe. Analizy, zdecydowanie trudniej prowadzi się bez kontaktu bezpośredniego. W tego typu pracy bardzo istotne jest wyczucie porozumienia, werbalne i pozawerbalne sygnały, czy proces w pełni odzwierciedla potrzebę biznesową i czy wszystkie potrzeby zostały zaadresowane. 

Z doświadczeń menedżerów w Unit4 wynika, że bardzo ważne jest nawiązanie kontaktu bezpośredniego z osobami, z którymi rozpoczyna się współpracę. Startując projekt warto spotkać się bezpośrednio, albo zrealizować chociaż namiastkę takiego spotkania włączając kamery w trakcie kick-off’u. 

HR checklist 2022 – kliknij i pobierz

Przygotowując szczegółowe plany wsparcia i rozwoju pracowników na 2022 r., warto zacząć od stworzenia listy głównych zagadnień, którymi będzie zajmował się HR.

Aby ułatwić weryfikację aktualnych wyzwań i zadań HR w Twojej firmie, opracowaliśmy gotową do użycia „Checklistę dla HR na 2022 r.”. Zaproponowany formularz (link do pobrania poniżej), umożliwia:

• oznaczenie istotnych dla firmy tematów,

• przyporządkowanie opiekunów odpowiedzialnych za ich operacyjną realizację,

• wskazanie kroków, które zainicjują aktywności.

Nie bez powodu na checkliście pozostawiamy puste miejsca – możesz tu wprowadzić dodatkowe ważne zagadnienia dla Twojej firmy, które chcesz uwzględnić w planach na 2022 r.