Przejdź do treści

Przygotuj się na akcję PIT-2 | Zmiany podatkowe w 2023 roku. Praktyczny poradnik dla działów HR cz. I

Ministerstwo Finansów opublikowało na swojej stronie nowy wzór dokumentu PIT-2, który znacznie rozszerza zakres zastosowania tej deklaracji. Nowy formularz zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2023 r., a jego obsługa będzie niemałym wyzwaniem dla pracowników i pracodawców, w szczególności dla specjalistów HR, odpowiedzialnych za poprawne naliczenie zaliczki podatkowej od wynagrodzeń. 

W artykule przedstawiam najważniejsze zagadnienia związane z obsługą nowego PIT-2. W celu ułatwienia specjalistom HR pracy z nową odsłoną tej deklaracji, przyjęłam formę porównawczą stanu obowiązującego w 2022 i 2023 roku.

Gdzie można znaleźć wzór PIT-2?

Wzór dokumentu PIT-2 znajdziecie Państwo na stronie Ministerstwa Finansów PIT-2 - Ministerstwo Finansów. Znajduje się tam najnowsza deklaracja PIT-2(9) obowiązująca od nowego roku oraz starsze wersje, np. PIT-2(8) wykorzystywana w 2022 r.

Czym jest PIT-2?

Nowy formularz PIT-2 (9) zmienił definicję tej deklaracji, tym samym rozszerzając zakres jej stosowania.

2022

2023

PIT-2 jest oświadczeniem pracownika, które ten składa pracodawcy, w celu obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

PIT-2 jest zestawem oświadczeń oraz wniosków podatnika, które ten składa płatnikowi, w celu obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

 


Kto składa PIT-2?

Zmiana formularza PIT-2 spowodowała rozszerzenie grupy podatników składających deklarację.

2022

2023

  1. Pracownicy-podatnicy uzyskujący przychody z umowy o pracę.
  2. Podatnicy uzyskujący przychody ze stosunku służbowego.
  3. Podatnicy uzyskujący przychody ze spółdzielczego stosunku pracy.
  4. Podatnicy uzyskujący przychody z pracy nakładczej.
  1. Pracownicy-podatnicy uzyskujący przychody z umowy o pracę.
  2. Podatnicy uzyskujący przychody ze stosunku służbowego.
  3. Podatnicy uzyskujący przychody ze spółdzielczego stosunku pracy.
  4. Podatnicy uzyskujący przychody z pracy nakładczej.
  5. Zleceniobiorcy-podatnicy uzyskujący przychody z umowy zlecenia.
  6. Podatnicy uzyskujący przychody z umów o dzieło.
  7. Podatnicy uzyskujący przychody z umów o zarządzanie przedsiębiorstwem i kontraktów menedżerskich.
  8. Podatnicy uzyskujący przychody z praw majątkowych.
  9. Podatnicy uzyskujący przychody od organów rentowych.


Co zawiera formularz PIT-2?

2022

2023

  1. Dane pracownika.
  2. Nazwę zakładu pracy (płatnika).
  3. Oświadczenie pracownika, że zakład pracy jest właściwy do zastosowania zmniejszenia podatku, czyli 1/12 kwoty zmniejszającej podatek.

 

  1. Dane podatnika.
  2. Dane płatnika.
  3. Oświadczenie podatnika o stosowaniu zmniejszenia podatku o 1/12 lub 1/24 lub 1/36 kwoty zmniejszającej podatek.
  4. Oświadczenie podatnika o zamiarze opodatkowania dochodów z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko.
  5. Oświadczenie podatnika o spełnieniu warunków do korzystania z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu ze stosunku pracy.
  6. Oświadczenie podatnika o spełnieniu warunków do stosowania zwolnień podatkowych, takich jak:
    - ulga dla rodzin 4+;
    - ulga na powrót;
    - ulga dla pracujących seniorów
  7. Wniosek o niestosowanie:
    - ulgi dla młodych;
    - pracowniczych kosztów uzyskania przychodu.
  8. Wniosek podatnika o rezygnacji ze stosowania 50% kosztów uzyskania przychodu.
  9. Wniosek podatnika o niepobieraniu zaliczek w roku podatkowym, w związku z przewidywaniem, że dochody podlegające opodatkowaniu w roku podatkowym nie przekroczą kwoty wolnej 30 000 PLN.
  10.  Wycofanie wcześniej złożonych oświadczeń i wniosków.

 

Nowa wersja PIT-2 (9) zawiera informacje o oświadczeniach i wnioskach, wpływających na naliczenia miesięcznych zaliczek na PDOF, które były zbierane również do tej pory z zastosowaniem odrębnych oświadczeń i wniosków, np. oświadczenie pracownika o spełnieniu warunków do korzystania z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.

Czy PIT-2 trzeba składać co roku?

Najważniejszą kwestią, którą warto podkreślić, odpowiadając na pytanie o wymóg składania PIT-2, jest brak obowiązku składania PIT-2 zarówno w 2022 r., jak i 2023 r. Podatnik ma więc możliwość, a nie obowiązek oświadczenia lub zawnioskowania.

2022

2023

Nie ma konieczności corocznego składania aktualizacji oświadczenia.

PIT-2 złożony w momencie zatrudnienia obowiązuje przez kolejne lata zatrudnienia, chyba że pracownik powiadomi zakład pracy o zmianie stanu faktycznego wynikającego z oświadczenia.

Nie ma konieczności corocznego składania aktualizacji oświadczenia z wyjątkiem sytuacji, w której podatnik w kolejnym roku przewiduje, że uzyskane przez niego dochody nie przekroczą 30.000 PLN i wnioskuje o niepobieranie zaliczki.

Pozostałe oświadczenia i wnioski złożone na deklaracji PIT-2 obowiązują przez kolejne lata zatrudnienia, do momentu:

  • wycofania oświadczenia lub wniosku przez podatnika,
  • zakończenia okresu stosowania ulgi, w przypadku ulgi na powrót.


Jak wycofać oświadczenia złożone na PIT-2 w przypadku zmiany sytuacji podatnika?

2022

2023

  • Podatnik powiadamia zakład pracy o zmianie stanu faktycznego wynikającego z oświadczenia, przy czym nie określono formy tego powiadomienia i nie jest składane poprzez PIT-2.
  • Wycofanie i zmiana złożonego wcześniej oświadczenia lub wniosku następuje poprzez złożenie kolejnego PIT-2 z odpowiednio zaznaczoną informacją o zmianie lub wycofaniu oświadczenia lub wniosku.

ALBO

  • Wycofanie i zmiana złożonego wcześniej oświadczenia lub wniosku następuje poprzez złożenie nowego oświadczenia lub wniosku, w formie przyjętej u płatnika.

 

Warto tutaj zaznaczyć, że obsługa deklaracji PIT-2 na papierze będzie nakładała na pracodawcę konieczność szczególnej uwagi w przypadku zmiany i wycofania. Podczas naliczania wynagrodzeń i zaliczki podatkowej od tych przychodów specjaliści ds. płac będą musieli uwzględnić wszystkie dokumenty PIT-2 wpływające do działu HR zgodnie z chronologią i zmianami wprowadzanymi przez kolejne deklaracje w stosunku do poprzednich.

Niewątpliwie w przypadku zgłaszanych zmian i wycofania wcześniejszych deklaracji wygodniejszym rozwiązaniem są platformy pracownicze - jak np. rozwiązanie Teta, pozwalające na złożenie elektronicznych oświadczeń i wniosków podatkowych w ustalony przez pracodawcę sposób, tylko w zmienianym zakresie.

W jakiej formie można składać PIT-2?

2022

2023

Brak informacji o alternatywnej możliwości składania PIT-2, innej niż oficjalny dokument publikowany przez MF, co implikuje zastosowanie:

  • papierowego dokumentu wg wzoru MF opatrzonego odręcznym podpisem;
  • elektronicznej wersji dokumentu wg wzoru MF opatrzonego podpisem kwalifikowanym pracownika.

Wskazanie możliwości składania oświadczeń i wniosków zawartych w PIT-2 w alternatywnej formie przyjętej u płatnika, która rozszerza możliwości złożenia deklaracji w postaci elektronicznej. Płatnik ma możliwość honorowania:

  • papierowego dokumentu wg wzoru MF opatrzonego odręcznym podpisem;
  • pisemnego oświadczenia, w którym wnioskuje się w zakresie określonym w PIT-2;
  • elektronicznej wersji dokumentu wg wzoru MF opatrzonego podpisem kwalifikowanym pracownika;
  • elektronicznych wniosków w systemie kadrowo-płacowym.

 

Niezwykle wygodnym sposobem uzyskiwania informacji o sytuacji podatnika-pracownika lub zleceniobiorcy są elektroniczne oświadczenia i wnioski udostępniane w portalach pracowniczych, takich jak Teta ME.

Rozwiązanie Teta ME Wnioski pracownicze umożliwi podatnikom złożenie i wycofanie oświadczeń oraz wniosków podatkowych np. za pomocą smartfona. Elektroniczne oświadczenia i wnioski podatkowe są dostępne dla pracowników i zleceniobiorców, a ich złożenie przez podatnika skutkuje natychmiastowym pojawieniem się informacji w dziale HR.

Co jeżeli podatnik nie złożył PIT-2?

Jeżeli płatnik nie otrzyma od podatnika oświadczeń i wniosków zawartych w formularzu PIT-2, to podczas kalkulacji zaliczki na PDOF od uzyskanych przez podatnika przychodów nie uwzględni 1/12 (lub 1/24 lub 1/36) kwoty odliczanej z podatku, zwiększonych kosztów uzyskania ani ulg wynikających z określonej sytuacji przedstawianej na oświadczeniach.

Należy jednak pamiętać, że podatnik mógł złożyć oświadczenia i wnioski w innej postaci przyjętej u płatnika. W takim wypadku brak papierowego formularza PIT-2 w dokumentacji pracownika nie oznacza braku oświadczeń i wniosków, które należy uwzględnić podczas obliczania zaliczki podatkowej.

Jak umożliwić pracownikowi sprawdzenie, że dane złożone na PIT-2 są uwzględnione przez pracodawcę?

Pracownicy mogą zazwyczaj sprawdzić kwotę zaliczki podatkowej odprowadzonej przez pracodawcę (czyli płatnika) na tzw. pasku wynagrodzeń, czyli indywidualnym wykazie z listy płac. W dużych organizacjach paski takie są zazwyczaj udostępnione w formie elektronicznej na portalach pracowniczych. W zależności od konfiguracji oprogramowania, dane mogą być ogólne i przedstawiać jedynie kwotę zaliczki podatkowej lub bardziej szczegółowe. Modelowy pasek wynagrodzeń, prezentowany w rozwiązaniu Teta ME zawiera m.in. takie informacje, jak:

  • przychód podlegający opodatkowaniu,
  • koszty uzyskania przychodu,
  • kwota odliczana z podatku (1/12 lub inna cześć wg regulacji podatkowych na 2023),
  • informacja o wspólnym opodatkowaniu (z małżonkiem lub dla osób samotnie wychowujących dziecko),
  • procent podatku wg skali,
  • zastosowane ulgi podatkowej wg rodzaju,
  • zaliczka na podatek.

Zestaw powyższych danych pozwala każdemu pracownikowi zorientować się w aktualnej sytuacji podatkowej, wynikającej z przychodów uzyskanych u płatnika.


Zmiana wzoru PIT-2 nakłada się na zmiany podatkowe wchodzące od 1 stycznia 2023 r. Dlatego już dzisiaj warto zaktualizować wiedzę i dostosować procedury do nowej rzeczywistości podatkowej, a także przygotować się do większej aktywności pracowników oraz zleceniobiorców w zakresie podatków i składania PIT-2.

  • W związku z poszerzeniem grupy podatników, dla których w kalkulacji zaliczki na PDOF uwzględnia się 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, pracodawcy mogą spodziewać się masowego składania PIT-2 przez zleceniobiorców.
  • Napływ nowych deklaracji PIT-2 będzie dotyczył przede wszystkim tych firm, w których przeważającą formą zatrudnienia jest umowa o pracę w niepełnym wymiarze etatu. W takich przypadkach osoby zatrudnione na część etatu mogą pracować również u innych płatników i oczekiwać podziału kwoty zmniejszającej podatek pomiędzy pracodawców. Sytuacja ta wpłynie na konieczność uwzględnienia 1/24 lub 1/36 kwoty zmniejszającej podatek.
  • Zmiany podatkowe i znaczne zwiększenie zakresu danych na PIT-2 mogą skłonić wszystkich pracowników do zainteresowania się koniecznością składania tego formularza w nowym roku. Niewątpliwie będzie to wymagało od działów HR przygotowania odpowiedniej komunikacji, aby uniknąć lawiny zapytań o aktualizację PIT-2.