Przygotuj się na akcję PIT-2 | Zmiany podatkowe w 2023 roku. Praktyczny poradnik dla działów HR cz. I
Ministerstwo Finansów opublikowało na swojej stronie nowy wzór dokumentu PIT-2, który znacznie rozszerza zakres zastosowania tej deklaracji. Nowy formularz zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2023 r., a jego obsługa będzie niemałym wyzwaniem dla pracowników i pracodawców, w szczególności dla specjalistów HR, odpowiedzialnych za poprawne naliczenie zaliczki podatkowej od wynagrodzeń.
W artykule przedstawiam najważniejsze zagadnienia związane z obsługą nowego PIT-2. W celu ułatwienia specjalistom HR pracy z nową odsłoną tej deklaracji, przyjęłam formę porównawczą stanu obowiązującego w 2022 i 2023 roku.
Gdzie można znaleźć wzór PIT-2?
Wzór dokumentu PIT-2 znajdziecie Państwo na stronie Ministerstwa Finansów PIT-2 - Ministerstwo Finansów. Znajduje się tam najnowsza deklaracja PIT-2(9) obowiązująca od nowego roku oraz starsze wersje, np. PIT-2(8) wykorzystywana w 2022 r.
Czym jest PIT-2?
Nowy formularz PIT-2 (9) zmienił definicję tej deklaracji, tym samym rozszerzając zakres jej stosowania.
2022 | 2023 |
PIT-2 jest oświadczeniem pracownika, które ten składa pracodawcy, w celu obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. | PIT-2 jest zestawem oświadczeń oraz wniosków podatnika, które ten składa płatnikowi, w celu obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
|
Kto składa PIT-2?
Zmiana formularza PIT-2 spowodowała rozszerzenie grupy podatników składających deklarację.
2022 | 2023 |
|
|
Co zawiera formularz PIT-2?
2022 | 2023 |
|
|
Nowa wersja PIT-2 (9) zawiera informacje o oświadczeniach i wnioskach, wpływających na naliczenia miesięcznych zaliczek na PDOF, które były zbierane również do tej pory z zastosowaniem odrębnych oświadczeń i wniosków, np. oświadczenie pracownika o spełnieniu warunków do korzystania z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.
Czy PIT-2 trzeba składać co roku?
Najważniejszą kwestią, którą warto podkreślić, odpowiadając na pytanie o wymóg składania PIT-2, jest brak obowiązku składania PIT-2 zarówno w 2022 r., jak i 2023 r. Podatnik ma więc możliwość, a nie obowiązek oświadczenia lub zawnioskowania.
2022 | 2023 |
Nie ma konieczności corocznego składania aktualizacji oświadczenia. PIT-2 złożony w momencie zatrudnienia obowiązuje przez kolejne lata zatrudnienia, chyba że pracownik powiadomi zakład pracy o zmianie stanu faktycznego wynikającego z oświadczenia. | Nie ma konieczności corocznego składania aktualizacji oświadczenia z wyjątkiem sytuacji, w której podatnik w kolejnym roku przewiduje, że uzyskane przez niego dochody nie przekroczą 30.000 PLN i wnioskuje o niepobieranie zaliczki. Pozostałe oświadczenia i wnioski złożone na deklaracji PIT-2 obowiązują przez kolejne lata zatrudnienia, do momentu:
|
Jak wycofać oświadczenia złożone na PIT-2 w przypadku zmiany sytuacji podatnika?
2022 | 2023 |
|
ALBO
|
Warto tutaj zaznaczyć, że obsługa deklaracji PIT-2 na papierze będzie nakładała na pracodawcę konieczność szczególnej uwagi w przypadku zmiany i wycofania. Podczas naliczania wynagrodzeń i zaliczki podatkowej od tych przychodów specjaliści ds. płac będą musieli uwzględnić wszystkie dokumenty PIT-2 wpływające do działu HR zgodnie z chronologią i zmianami wprowadzanymi przez kolejne deklaracje w stosunku do poprzednich.
Niewątpliwie w przypadku zgłaszanych zmian i wycofania wcześniejszych deklaracji wygodniejszym rozwiązaniem są platformy pracownicze - jak np. rozwiązanie Teta, pozwalające na złożenie elektronicznych oświadczeń i wniosków podatkowych w ustalony przez pracodawcę sposób, tylko w zmienianym zakresie.
W jakiej formie można składać PIT-2?
2022 | 2023 |
Brak informacji o alternatywnej możliwości składania PIT-2, innej niż oficjalny dokument publikowany przez MF, co implikuje zastosowanie:
| Wskazanie możliwości składania oświadczeń i wniosków zawartych w PIT-2 w alternatywnej formie przyjętej u płatnika, która rozszerza możliwości złożenia deklaracji w postaci elektronicznej. Płatnik ma możliwość honorowania:
|
Niezwykle wygodnym sposobem uzyskiwania informacji o sytuacji podatnika-pracownika lub zleceniobiorcy są elektroniczne oświadczenia i wnioski udostępniane w portalach pracowniczych, takich jak Teta ME.
Rozwiązanie Teta ME Wnioski pracownicze umożliwi podatnikom złożenie i wycofanie oświadczeń oraz wniosków podatkowych np. za pomocą smartfona. Elektroniczne oświadczenia i wnioski podatkowe są dostępne dla pracowników i zleceniobiorców, a ich złożenie przez podatnika skutkuje natychmiastowym pojawieniem się informacji w dziale HR.
Co jeżeli podatnik nie złożył PIT-2?
Jeżeli płatnik nie otrzyma od podatnika oświadczeń i wniosków zawartych w formularzu PIT-2, to podczas kalkulacji zaliczki na PDOF od uzyskanych przez podatnika przychodów nie uwzględni 1/12 (lub 1/24 lub 1/36) kwoty odliczanej z podatku, zwiększonych kosztów uzyskania ani ulg wynikających z określonej sytuacji przedstawianej na oświadczeniach.
Należy jednak pamiętać, że podatnik mógł złożyć oświadczenia i wnioski w innej postaci przyjętej u płatnika. W takim wypadku brak papierowego formularza PIT-2 w dokumentacji pracownika nie oznacza braku oświadczeń i wniosków, które należy uwzględnić podczas obliczania zaliczki podatkowej.
Jak umożliwić pracownikowi sprawdzenie, że dane złożone na PIT-2 są uwzględnione przez pracodawcę?
Pracownicy mogą zazwyczaj sprawdzić kwotę zaliczki podatkowej odprowadzonej przez pracodawcę (czyli płatnika) na tzw. pasku wynagrodzeń, czyli indywidualnym wykazie z listy płac. W dużych organizacjach paski takie są zazwyczaj udostępnione w formie elektronicznej na portalach pracowniczych. W zależności od konfiguracji oprogramowania, dane mogą być ogólne i przedstawiać jedynie kwotę zaliczki podatkowej lub bardziej szczegółowe. Modelowy pasek wynagrodzeń, prezentowany w rozwiązaniu Teta ME zawiera m.in. takie informacje, jak:
- przychód podlegający opodatkowaniu,
- koszty uzyskania przychodu,
- kwota odliczana z podatku (1/12 lub inna cześć wg regulacji podatkowych na 2023),
- informacja o wspólnym opodatkowaniu (z małżonkiem lub dla osób samotnie wychowujących dziecko),
- procent podatku wg skali,
- zastosowane ulgi podatkowej wg rodzaju,
- zaliczka na podatek.
Zestaw powyższych danych pozwala każdemu pracownikowi zorientować się w aktualnej sytuacji podatkowej, wynikającej z przychodów uzyskanych u płatnika.
Zmiana wzoru PIT-2 nakłada się na zmiany podatkowe wchodzące od 1 stycznia 2023 r. Dlatego już dzisiaj warto zaktualizować wiedzę i dostosować procedury do nowej rzeczywistości podatkowej, a także przygotować się do większej aktywności pracowników oraz zleceniobiorców w zakresie podatków i składania PIT-2.
- W związku z poszerzeniem grupy podatników, dla których w kalkulacji zaliczki na PDOF uwzględnia się 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, pracodawcy mogą spodziewać się masowego składania PIT-2 przez zleceniobiorców.
- Napływ nowych deklaracji PIT-2 będzie dotyczył przede wszystkim tych firm, w których przeważającą formą zatrudnienia jest umowa o pracę w niepełnym wymiarze etatu. W takich przypadkach osoby zatrudnione na część etatu mogą pracować również u innych płatników i oczekiwać podziału kwoty zmniejszającej podatek pomiędzy pracodawców. Sytuacja ta wpłynie na konieczność uwzględnienia 1/24 lub 1/36 kwoty zmniejszającej podatek.
- Zmiany podatkowe i znaczne zwiększenie zakresu danych na PIT-2 mogą skłonić wszystkich pracowników do zainteresowania się koniecznością składania tego formularza w nowym roku. Niewątpliwie będzie to wymagało od działów HR przygotowania odpowiedniej komunikacji, aby uniknąć lawiny zapytań o aktualizację PIT-2.
Zobacz również II i III część naszego Praktycznego Poradnika dla HR o zmianach podatkowych 2023:
II część - "Niskie podatki" 2023 – nowa odsłona
