Jak sprawnie zdigitalizować papierowe teczki pracownicze? | Praktyczny przewodnik po digitalizacji

Korzyści prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej są dzisiaj powszechnie dostrzegane: dużo wyższa efektywność procesów HR, niższe koszty utrzymania, oszczędność powierzchni biurowych, aspekt ekologiczny (paperless), itd. Jednocześnie, jak wynika z naszych analiz, jedynie 7% firm zrealizowało lub jest w trakcie procesu digitalizacji akt osobowych (wynik na podstawie analizy procesów digitalizacji w sektorze średnich i dużych przedsiębiorstw przeprowadzonej przez Unit4 Polska).  Zastanawiając się nad uzasadnieniem biznesowym digitalizacji dokumentacji pracowniczej, firmy biorą pod uwagę nie tylko korzyści z finalnego efektu ale zastanawiają się również jakie zasoby będą musiały alokować, aby przeprowadzić transformację cyfrową.

W poniższym artykule, wspólnie z ekspertem specjalizującym się w digitalizacji papierowych dokumentów, przedstawiamy reguły cyfryzacji dokumentacji pracowników oraz sposób na przyspieszenie tego procesu w Państwa firmach.

Zmiana postaci dokumentacji z papierowej na cyfrową wymaga trzech kroków:

1. Wykonania cyfrowego odwzorowana dokumentów, czyli zeskanowania dokumentu papierowego, w wyniku czego otrzymujemy plik w formacie PDF.

2. Opatrzenia powstałego pliku PDF elektronicznym podpisem kwalifikowanym osoby upoważnionej lub elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną pracodawcy.

3. Umieszczenia dokumentu w elektronicznych aktach danego pracownika, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.

Czytelność zdigitalizowanych dokumentów

Cyfrowe odwzorowanie dokumentu powinno być czytelne oraz spełniać minimalne wymagania techniczne określone w załączniku rozporządzenia*, w którym określono minimalną rozdzielczość i liczbę bitów na piksel. Czytelność dokumentu elektronicznego można określić w łatwy sposób sprawdzając zawartość pliku PDF i porównując ją z oryginałem. O praktyczne wyjaśnienie znaczenia wymagań technicznych poprosiłam eksperta w dziedzinie transformacji dokumentacji.

Michał Woś (Dyrektor Sprzedaży w firmie FlowDynamic):

Wymagania doprecyzowane w rozporządzeniu określają minimalne wymiary odpowiednie dla zapewnienia czytelności dokumentów . W przypadku drukowanego tekstu na formacie A4 rozdzielczość 200 DPI jest wystarczająca dla celów archiwizacji, nie zajmuje też wiele miejsca w archiwum. Natomiast dokumenty z pismem odręcznym mogą nie być czytelne przy tej rozdzielczości- szczególnie jeżeli pismo jest drobne- dlatego w tym przypadku ustawa zaleca rozdzielczość 300 DPI. 

Z naszego doświadczenia wynika, że niezależnie od typu dokumentu, warto zachować minimalną rozdzielczość 300DPI, gdyż dokumenty drukowane i przechowywane kilkanaście lub kilkadziesiąt lat w archiwum ulegają starzeniu, co również wpływa na ich jakość odwzorowania cyfrowego. Dodatkowym aspektem przemawiającym za wyższą rozdzielczością jest możliwość wykorzystania w późniejszym czasie oprogramowania OCR, pozwalającego na automatyczne przeszukiwanie i analizowanie treść dokumentów.

Podpisywanie dokumentów

Podpisanie zeskanowanego dokumentu podpisem elektronicznym ma na celu potwierdzenie zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. W tym celu osoba upoważniona opatruje dokument swoim elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną pracodawcy.

Podpisy i pieczęcie kwalifikowane są wydawane przez podmioty do tego upoważnione, czyli kwalifikowanych dostawców usług zaufania. Listę polskich dostawców usług zaufania znajdziesz na stronie Narodowego Banku Polskiego. 

Dodam, że podpisy kwalifikowane nie są nowością w działach HR. Specjaliści kadr i płac korzystają z certyfikatów kwalifikowanych podczas przekazywania dokumentacji zgłoszeniowej i rozliczeniowej do ZUS oraz przy wysyłce informacji podatkowych do Ministerstwa Finansów. Działy HR znają od wielu lat zasady użycia podpisów kwalifikowanych, procedurę ich wydania i przedłużenia oraz sposób pracy z tym rodzajem certyfikatu.

Elektroniczne akta pracownika

Teczki osobowe w postaci elektronicznej powinny być przechowywane w systemie teleinformatycznym spełniającym wskazane w rozporządzeniu kryteria. Dlatego wybierając rozwiązania do obsługi elektronicznych teczek warto zweryfikować poniższą listę funkcjonalności i cech oprogramowania:

• Zapewnienie integralności treści dokumentacji i metadanych

• Zabezpieczenie dokumentacji przed nieuprawnionym dostępem

• Stały dostęp do dokumentacji dla osób do tego upoważnionych

• Identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji

• Rejestrowanie zmian dokonywanych w dokumentacji i metadanych

• Skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych (o metadanych dowiesz się więcej w tym artykule)

• Wydawanie dokumentacji lub jej części w postaci elektronicznej (ten temat przedstawiłam w odrębnym wpisie na blogu )

• Funkcjonalność wydruku dokumentacji.

4 czynniki wpływające na sprawność digitalizacji

Harmonogram projektu digitalizacji akt pracowniczych jest indywidualnym i złożonym przedsięwzięciem każdej z firm, uwzględniającym specyficzne potrzeby, strukturę organizacji, zasoby, i inne czynniki. Wspólnie z ekspertem, Panem Michałem Wosiem, chcielibyśmy zwrócić uwagę na aspekty, które mogą przyspieszyć osiągniecie korzyści z digitalizacji.

1 – Katarzyna Jaśniewicz
W przypadku dużych archiwów akt pracowniczych, wynikających z wieloletniej działalnością firmy lub wysokiego wskaźnika rotacji, digitalizację akt osobowych można zrealizować dla pracowników aktualnie zatrudnionych, natomiast dla pracowników zwolnionych można nadal korzystać z akt w postaci papierowej. Korzyści płynące z digitalizacji są największe w przypadku teczek pracowników, w których na bieżąco przetwarzamy dokumentację, dodajemy nowe umowy, usuwamy informacje o karach porządkowych, wyszukujemy dokumenty. Prace przy teczkach pracowników zwolnionych są sporadyczne, zatem ich digitalizację można odłożyć w czasie i nadal korzystać z tradycyjnej formy przechowywania w firmowym archiwum lub specjalizowanym archiwum zewnętrznym.

2 - Michał Woś
Rozwiązaniem znacznie usprawniającym i przyśpieszającym proces digitalizacji dokumentacji pracowniczej jest użycie dedykowanego oprogramowania, które w sposób automatyczny określi niezbędne metadane wymagane przez cyfrowe archiwum pracownicze. Z kolei w przypadku dokumentów nieczytelnych dla komputera, ważną cechą oprogramowania jest możliwość łatwego wprowadzenie metadanych przez wykwalifikowanego pracownika zajmującego się archiwum kadrowym.

3 - Katarzyna Jaśniewicz
Rozwiązania do prowadzenia elektronicznych akt osobowych mogą zawierać funkcjonalności, które ułatwiają również sam proces digitalizacji akt osobowych. Tak jest w przypadku Elektronicznych teczek pracowników Teta HR, które są wyposażone w masowe zaczytywanie plików zawierających odwzorowania cyfrowe dokumentów wraz z informacjami, na podstawie których uzupełniane są metadane. Dzięki temu w sposób automatyczny  dokumenty są powiązanie z odpowiednią teczką pracownika i wskazaną częścią akt osobowych (A, B, C, D), a dodatkowo od razu mają przypisany rodzaj i datę dokumentu.

4 - Michał Woś
Bardzo istotnym elementem automatyzacji procesu digitalizacji jest standaryzacja szablonów dokumentów charakterystycznych dla danej firmy. W przypadku korzystania z dedykowanego oprogramowania etap ten zapewni znaczne zwiększenie precyzji automatycznego importu danych nowo powstałych dokumentów, które w przyszłości będą musiały również zostać przeniesione do cyfrowego archiwum.

Podsumowanie

Dzięki szybkiemu rozwojowi technologii digitalizacja dokumentów pracowniczych nie jest już procesem, który spędza sen z powiek działom HR. Wyspecjalizowane firmy dysponujące odpowiednim sprzętem i dedykowanym oprogramowaniem mogą w znacznym stopniu usprawnić przenoszenie dokumentów papierowych do dokumentów cyfrowych i alokować je do odpowiednich teczek pracowniczych. Przechodzenie firm na tryb pracy zdalnej lub hybrydowy sprawia, że dostęp do cyfrowych dokumentów pracowniczych, z poziomu każdego urządzania, staje się nie tylko swoistą wygodą ale i koniecznością.  

*Podstawa prawna
Regulacje dotyczące prowadzenia dokumentacji elektronicznej zostały przedstawione w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej:

• Rozdział 3- opisuje szczegółowe wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej.
  Treść rozporządzenia znajdziesz tutaj

Dodatkowo:

• W Kodeksie pracy w art. 94⁸, znajdziesz wskazówki dotyczące zmiany postaci dokumentacji pracowniczej

• Listę polskich dostawców usług zaufania znajdziesz na stronie NBP

• Inteligenta digitalizacja dokumentów z treści papierowej do cyfrowej z FlowDynamics