Zasady wydawania kopii dokumentów z elektronicznych akt osobowych | Praktyczny przewodnik po digitalizacji

Jednym z pytań, które pojawia się w związku prowadzeniem akt osobowych w wersji elektronicznej jest sposób wydania takiej dokumentacji pracownikowi.

W niniejszym artykule przybliżamy ten temat, dzięki czemu bez problemu zaktualizujesz procedury kadrowe umożliwiające sprawne i zgodne z prawem wydanie kopii elektronicznej dokumentacji pracownika.

Kiedy wydajemy kopię dokumentacji pracowniczej

Kopię dokumentacji pracowniczej lub jej część wydajemy na wniosek pracownika lub innej uprawnionej osoby. Po otrzymaniu wniosku dział kadr ma 30 dni na przygotowanie i wydanie kopii dokumentów określonych we wniosku. Trzeba również pamiętać, aby dołączyć otrzymany wniosek do akt osobowych pracownika:

• Do części B akt osobowych, gdy wniosek dotyczy obecnego pracownika

• Do część C akt osobowych, gdy wniosek dotyczy byłego pracownika.

Komu wydajemy kopię dokumentacji pracowniczej

Kopię dokumentacji najczęściej wydajemy pracownikowi lub byłemu pracownikowi. Może jednak zdarzyć się, że wniosek otrzymamy od innej osoby. W takim przypadku należy zweryfikować, czy osoba jest upoważniona do wnioskowania i odbioru kopii dokumentacji.
Regulacje określają precyzyjnie kto i w jakiej sytuacji jest uprawniony do odbioru dokumentacji. Są to członkowie rodziny, wymienieni w art. 94⁹ § 3 Kodeksu pracy, którym można wydać dokumentację w przypadku śmierci pracownika, tacy jak: małżonkowie, dzieci własne i przysposobione, wnuki i rodzeństwo przyjęte na wychowanie i utrzymanie oraz rodzice. Przed wydaniem dokumentacji, osoby te powinny udokumentować uprawnienia do jej odbioru.

W jakiej formie wydajemy kopię elektronicznej dokumentacji pracownika

Kopię elektronicznej dokumentacji pracownika (lub jej części) można wydać w postaci elektronicznej lub papierowej. Decyzja o postaci kopii należy do pracodawcy.
Jeżeli decydujemy się na papierową kopię dokumentacji pracowniczej realizujemy następujące czynności:

• Przygotowanie wydruku treści dokumentów.
• Przygotowanie wydruku metadanych dotyczących wydawanych dokumentów, takich jak identyfikator dokumentu, identyfikator dokumentacji, rodzaj dokumentu i data powstania dokumentu.
• Podpisanie wydruków, potwierdzając zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

W przypadku elektronicznej kopii dokumentacji wykonujemy następujące kroki:

1. Utworzenie uporządkowanego zbioru dokumentów, wraz z kompletem metadanych dla każdego dokumentu, gdzie każdy dokument pracowniczy jest reprezentowany przez 2 pliki- plik z elektronicznym dokumentem oraz plik XML z metadanymi zgodny ze specyfikacją techniczną

2. Zapisanie zbioru dokumentów w postaci skompresowanego pliku

3. Opatrzenie skompresowanego pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy.

Ze względu na złożoność procedur wydawania kopii warto skorzystać z gotowych do tego celu funkcji w oprogramowaniu dedykowanym do obsługi elektronicznych akt osobowych. W rozwiązaniu Elektroniczne teczki pracowników w Teta HR utworzenie elektronicznej kopii dokumentacji pracownika jest zautomatyzowane, dzięki czemu specjalista ds. kadr wykonuje tylko 4 proste czynności w oprogramowaniu, które używa na co dzień:

• wybiera pracownika,
• podaje zakres dokumentacji do przygotowania kopii (np. całość, część akt osobowych, lub określony rodzaj dokumentów)
• podaje hasło w przypadku szyfrowania pliku,
• podpisuje utworzony i skompresowany plik podpisem kwalifikowanym.

Podstawa prawna

Regulacje dotyczące wydania kopii dokumentacji elektronicznej na wniosek pracownika zostały przedstawione w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej:

• § 18- wydawanie kopii dokumentacji papierowej i elektronicznej

• § 16 ust. 2- wydawania kopii osobom innym niż pracownik i były pracownik

• § 13 ust.3, pkt. 1-4- zestaw metadanych przekazywanych podczas wydawania papierowej kopii dokumentów elektronicznych

• § 13-14 – wytyczne dotyczące formatów i zasad wydawania elektronicznej kopii dokumentacji elektronicznej

Treść rozporządzenia znajdziesz tutaj.

Dodatkowo:

• W Kodeksie pracy w art. 94⁹ § 3, znajdziesz wykaz osób, którym można wydać kopię dokumentacji pracowniczej

• W art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 570 oraz z 2018 r. poz. 1000, 1544 i 1669), znajdziesz wytyczne dotyczące formatów kompresji pliku z elektroniczną kopią dokumentacji

• Dostępna specyfikacja techniczna, istotna przy tworzeniu kopii elektronicznej znajduje się tutaj.