Podpis elektroniczny czy odręczny, czyli jak podpisywać dokumenty | Praktyczny przewodnik po digitalizacji

Wraz z upowszechnianiem się technologii wykorzystanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych w procesach biznesowych jest coraz popularniejsze i obejmuje różnorodne zastosowania, w tym podpisywanie umów miedzy firmami, wydawanie decyzji administracyjnych, podpisywanie faktur. Cyfrowe rozwiązania, z których korzystają pracownicy w ramach pełnienia obowiązków zawodowych są szybko adoptowane na inne obszary aktywności, w tym procedury HR, a w szczególności dokumentację pracowniczą.

Jednocześnie zgodnie z zasadami obowiązującymi w polskim prawie podpis na dokumentach związanych z zatrudnieniem można złożyć na dwa sposoby, tradycyjnie jako podpis odręczny na papierowym dokumencie lub korzystając z elektronicznego podpisu kwalifikowanego na dokumencie w postaci elektronicznej.

Alternatywne możliwości podpisywania dokumentacji pracowniczej nadal wzbudzają wątpliwości, które mogą spowalniać decyzję o digitalizacji w Twojej firmach. Aby rozwikłać niejasności związane z podpisywaniem dokumentacji pracowniczej przedstawiam najważniejsze zasady i trzy przykładowe ścieżki obsługi umowy o pracę, która finalnie będzie załączona do elektronicznej teczki pracownika.

Dwie sytuacje, w których wykorzystasz elektroniczny podpis kwalifikowany na dokumentacji pracownika

Podczas obsługi elektronicznej dokumentacji pracownika, mamy do czynienia z dwiema sytuacjami, w których wykorzystujemy elektroniczny podpis kwalifikowany: 

• Podpisanie dokumentu w postaci elektronicznej- w tym przypadku przedstawiciel pracodawcy oraz pracownik wykorzystują swoje osobiste podpisy kwalifikowane, aby podpisać dokument.

• Zmiana postaci dokumentu papierowego na elektroniczny, przez załączeniem dokumentu do elektronicznych akt osobowych- w tym przypadku elektroniczny podpis ma na celu potwierdzenie zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym (więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj).

Na jakich dokumentach podpis składa przedstawiciel pracodawcy?

Dokumenty pracownicze, które podpisuje pracodawca lub przedstawiciel pracodawcy, to przede wszystkim dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika, zmianami tego zatrudnienia oraz różnego rodzaju decyzjami dotyczącymi pracowników. Wszędzie tam, gdzie pracodawca składa oświadczenie woli, podpis jest wymagany na dokumencie, będą to m.in.:

• umowa o pracę,

• umowa o zakazie konkurencji,

• aneks do umowy o pracę,

• wypowiedzenie umowy o pracę lub jej warunków,

• świadectwo pracy.

Podpisem pracodawcy będą również opatrzone zawiadomienia o karach porządkowych oraz nagrodach.

Jakie dokumenty podpisuje pracownik

Dokumenty związane z zatrudnieniem i ze zmianami zatrudnienia, w których pracownik w sposób naturalny jest stroną umowy, wymagają podpisu pracownika. Zatem będą to:

• umowa o pracę

• umowa o zakazie konkurencji

• aneks do umowy o pracę.

Podpis pracownika musi się znaleźć na:

• wniosku o urlop bezpłatny

• wnioskach o urlopy związane z rodzicielstwem (wychowawczy, macierzyński, rodzicielski).

Dodatkowo pracownicy często składają podpisy na dokumentach, które stanowią oświadczenia woli tylko pracodawcy. Pracownicy swoim podpisem potwierdzają odbiór dokumentów przedstawionych przez pracodawcę, np. rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem, świadectwo pracy, zawiadomienie o karze porządkowej.

Ścieżka 1 - Obie strony podpisują dokument elektronicznie

W oprogramowaniu dedykowanym obsłudze kadrowej, a w szczególności elektronicznych akt osobowych, Elektroniczna teczka pracownika Teta HR & Teta ME, znajdziecie wygodny sposób na sprawną obsługę dokumentów pracownika, bez konieczności ich drukowania. Warunkiem jest posiadanie podpisu kwalifikowanego przez pracownika, co umożliwi przejście optymalnej ścieżki, w 100% cyfrowej:

• Specjalista ds. kadr- przygotowuje umowę o pracę w wersji elektronicznej i udostępnia do podpisu osobie reprezentującej pracodawcę.

• Osoba reprezentująca pracodawcę- podpisuje umowę o pracę podpisem kwalifikowanym.

• Pracownik- podpisuje umowę o pracę podpisem kwalifikowanym.

Po wykonaniu tych 3 prostych kroków, dokument trafia automatycznie do części B -  elektronicznych akt osobowych pracownika, który podpisał właśnie umowę o pracę.

Ścieżka 2- Obie strony podpisują dokument odręcznie

Własnoręczne podpisywanie dokumentów przez obie strony, można z łatwością połączyć z obsługą elektronicznych akt osobowych w Teta HR. Taka ścieżka jest dostępna, gdy w firmie działa cyfrowe archiwum dokumentacji pracowniczej:

• Specjalista ds. kadr- drukuje umowę o pracę i udostępnia do podpisu osobie reprezentującej pracodawcę i pracownikowi

• Osoba reprezentująca pracodawcę- podpisuje własnoręcznie umowę o pracę

• Pracownik- podpisuje własnoręcznie umowę o pracę

• Specjalista ds. kadr- digitalizuje umowę

• Specjalista ds. kadr- podpisuje zdigitalizowany dokument podpisem kwalifikowanym, potwierdzając zgodność odwzorowania cyfrowego z oryginałem

• Specjalista ds. kadr- opisuje dokument metadanymi (identyfikator pracownik, rodzaj dokumentu, data dokumentu) i załącza umowę do akt osobowych

Dodatkowo, pracodawca umożliwia pracownikowi odbiór dokumentu w postaci papierowej w określonym terminie, a po jego upływie, może dokument zniszczyć.

Ścieżka 3- Pracodawca podpisuje elektronicznie, pracownik odręcznie

Osoby reprezentujące pracodawcę od lat posługują się elektronicznymi podpisami kwalifikowanymi, ponieważ w ten sposób podpisują dokumenty podatkowe i dokumenty do ZUS. Zatem od strony pracodawcy większość firm jest gotowa do elektronicznej obsługi dokumentów pracowniczych. W przypadku pracowników, użycie podpisów kwalifikowanych jest rzadsze, dlatego podczas obsługi dokumentów pracowniczych jest rozważana „opcja mieszana”, która wymaga przeprowadzenia procedury w dwóch strumieniach:

I Procedura dla oświadczenia woli pracownika: 

• Specjalista ds. kadr- drukuje umowę o pracę i udostępnia do podpisu pracownikowi.

• Pracownik- podpisuje własnoręcznie umowę o pracę i dostarcza pracodawcy.

• Specjalista ds. kadr- digitalizuje umowę.

• Specjalista ds. kadr- podpisuje zdigitalizowany dokument podpisem kwalifikowanym, potwierdzając zgodność odwzorowania cyfrowego z oryginałem.

• Specjalista ds. kadr- opisuje dokument metadanymi (identyfikator pracownik, rodzaj dokumentu, data dokumentu) i załącza umowę do akt osobowych.

• Pracodawca umożliwia pracownikowi odbiór dokumentu w postaci papierowej w określonym terminie, a po jego upływie, może dokument zniszczyć.

II Procedura dla oświadczenia woli pracodawcy

• Specjalista ds. kadr- przygotowuje umowę o pracę w wersji elektronicznej i udostępnia do podpisu osobie reprezentującej pracodawcę.

• Osoba reprezentująca pracodawcę- podpisuje umowę o pracę podpisem kwalifikowanym.

• Umowa, z oświadczeniem woli pracodawcy jest automatycznie udostępniona pracownikowi w elektronicznych aktach osobowych lub za pomocą innego rozwiązania informatycznego.

W tym przypadku do elektronicznej teczki pracownika trafią dwa dokumenty:

• Umowa podpisana przez pracodawcę

• Odwzorowanie cyfrowe umowy podpisanej przez pracownika.

Dzisiaj i jutro

Rozwój technologii i trend automatyzacji skłania nas do wykorzystywania coraz to nowych cyfrowych rozwiązań w działaniach biznesowych naszych firm, komunikacji z urzędami publicznymi, a także procesów, które do tej pory tradycyjnie opierały się na papierowej dokumentacji, takich jak obsługa kadrowa. Jednym z ważnych etapów tego procesu jest digitalizacja dokumentacji pracowniczej, która przyspieszy obieg dokumentów i ułatwi komunikację z pracownikami, szczególnie ważną dla firm, w których pracownicy pracują w trybie home-office lub hybrydowym lub realizują swoje zadania w jednej z setek placówek firmy na terenie kraju.

Podstawa prawna

Regulacje dotyczące załączania dokumentów do akt osobowych pracownika zostały przedstawione w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej:

• Rozdział 3- wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektroniczne.

• § 11- załączanie dokumentu w postaci papierowej do elektronicznych akt osobowych.

• § 15 i 16- odbiór dokumentacji przez pracownika.

Treść rozporządzenia znajdziesz tutaj

Dodatkowo:

• W Kodeksie cywilnym w art.78, 78¹, znajdziesz informacje dotyczące oświadczeń woli składanych przez strony umów. Treść ustawy znajdziesz pod tym linkiem.

• W Kodeksie pracy w art. 94⁸ znajdziesz wskazówki dotyczące zmiany postaci dokumentacji pracowniczej.

• W Kodeksie pracy w art. 94⁹ przedstawiono sposób zawiadomienia o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej.

• W Kodeksie pracy w art. 94¹⁰ uregulowano sprawy związane ze zniszczeniem dokumentacji pracowniczej.

• Listę polskich dostawców usług zaufania, oferujących podpisy kwalifikowane, znajdziesz na stronie NBP.