Metadane a elektroniczne teczki pracownicze | Praktyczny przewodnik po digitalizacji

Digitalizacja dokumentacji pracowniczej w wielu przedsiębiorstwach nadal wiąże się z wieloma nieznanymi w pełni zagadnieniami i procedurami. Jednym z elementów rodzącym pytania i niejasności są metadane, które ze względu na swój techniczny charakter mogą budzić wątpliwości specjalistów kadr przystępujących do digitalizacji.  Dzięki temu krótkiemu przewodnikowi z łatwością zorientujesz się czym są metadane w tzw. e-teczkach i jakie jest ich praktyczne użycie.

Zacznijmy od definicji

Metadane to zbiór informacji opisujących elektroniczny dokument załączony do teczki pracownika. Dzięki nim, bez wyświetlania i przeszukiwania treści dokumentu, wiemy od razu jakiego pracownika dotyczy, kiedy został wystawiony i podpisany oraz m.in. czy jest to umowa, świadectwo pracy, czy inny dokument.

Zestaw obowiązkowych metadanych opisujących elektroniczną dokumentację pracowniczą 

Każdy dokument elektroniczny załączony do akt osobowych pracownika powinien obowiązkowo posiadać takie metadane, jak:

• unikalny identyfikator dokumentu - niepowtarzalny identyfikator dokumentu w zbiorze

• identyfikator dokumentacji - identyfikator dokumentacji pracowniczej, do której należy dokument, np. numer elektronicznych akt osobowych pracownika

• rodzaj dokumentu - rodzaj dokumentu, który przyporządkowuje dokument do jednej z części akt osobowych pracownika, np. umowa o pracę z części B

• datę powstania dokumentu

• imię i nazwisko pracownika

• nazwę pracodawcy

• numer PESEL pracownika lub rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość pracownika, gdy pracownik nie posiada PESEL

Dodatkowo, dokumenty elektroniczne, które powstały poprzez odwzorowanie cyfrowe (czyli poprzez skanowanie dokumentów papierowych) powinny zawierać dodatkową informację:

• datę opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy

Zastosowanie metadanych

Wymóg prawny gromadzenia informacji o dokumentach elektronicznych w postaci metadanych ma wiele praktycznych zastosowań, o których warto pamiętać, rozważając korzyści digitalizacji akt osobowych w firmie. Poznaj niektóre z nich.

• Szybka identyfikacja 
  Dzięki metadanym możemy szybko zidentyfikować dokument. Bez konieczności otwierania podglądu dokumentu i wyszukiwania informacji w jego treści, od razu wiemy co to za dokument, którego pracownika dotyczy, kiedy został wystawiony, itd.

• Sprawne wyszukanie 
  W dużych firmach, w których przechowywane są tysiące, setki tysięcy, a nawet miliony dokumentów pracowniczych niezwykle ważne jest szybkie odnalezienie dokumentu, który jest potrzebny w danej chwili.
  Sprawne wyszukiwanie jest możliwe dzięki użyciu metadanych jako filtru, który ogranicza elektroniczny zbiór do jednego, kilku lub kilkunastu dokumentów, wśród których z łatwością odnajdziemy ten potrzebny.

• Uniwersalny sposób na przekazanie akt osobowych w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę na podstawie Kodeksu pracy art. 23'
  Dzięki standardowym metadanym jest możliwe przenoszenie dokumentów pracowniczych między różnymi systemami informatycznymi, które mają inne zasady przetwarzania danych pracowników, jednak z zakresie przenoszenia elektronicznej dokumentacji obowiązują w nich te same schematy.

• Wygodny sposób na wydanie kopii dokumentacji pracownikowi lub byłemu pracownikowi
  Dzięki standardowym metadanym jest możliwe wydanie kopii dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika zawsze w takiej samej formie, niezależnie od pracodawcy.

Podstawa prawna

Pojęcie metadanych dla elektronicznej dokumentacji pracowników zostało opisane w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Treść rozporządzenia znajdziesz tutaj

Zakres metadanych przedstawiono w § 13 ustępie 3 rozporządzenia.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat Digitalizacji w HR?
Zobacz nagranie z webinarium, podczas którego przedstawiliśmy zalety i sposoby wdrożenia pełnej digitalizacji procesów HR, możliwej dzięki zastosowaniu mobilnych podpisów kwalifikowanych w aplikacji Teta. 

Zobacz nagranie