Prosty sposób na wydajną pracę z Teta Workforce Management

Hasło Workforce Management (WFM) – w polskim tłumaczeniu zarządzanie zasobami, nie oddaje pełni możliwości, ani charakterystyki kryjących się za nim rozwiązań. Chcąc wymienić kluczowy aspekt oprogramowania klasy WFM, zdecydowanie należałoby wskazać na dostosowanie pracy wykonywanej przez pracowników i współpracowników do bieżących potrzeb firmy. Każdego dnia realizujemy tę strategię w swoich przedsiębiorstwach, jednak rzadko zastanawiamy się, jak istotnym pierwiastkiem tego założenia jest dostosowanie, które zawiera w sobie nie tylko dynamikę zmian, ale także gotowość na zmiany. Dostosowanie, którego nieodłącznym elementem jest związek pomiędzy potrzebą, a jej realizacją. 

Aby w pełni zrozumieć istotę tego rozwiązania, należy poznać elementy, które składają się na całość oprogramowania Workforce Management:

Potrzeba to fundament WFM. Czyli świadomość ilu klientów mamy obsłużyć i w jaki sposób, jaka jest ich fluktuacja w czasie, co może wpłynąć na odstępstwa od standardu, ile osób powinno realizować poszczególne zadania, aby odbiorcy byli usatysfakcjonowani. Te wszystkie informacje definiuje się gromadząc dane historyczne, poddając je analizom i na ich podstawie wyciągając wnioski, czyli reguły biznesowe, stanowiące powtarzalne, adekwatne do sytuacji wzorce postępowania. Liczne analizy oraz planowanie potrzeb to główny elementy wsparcia technologicznego w oprogramowaniu Workforce Management. 

Zasoby – często kojarzone są z liczbą etatów, co w większości biznesów jest dużym uproszczeniem. Najczęściej potrzebujemy na stanowisku pracy takiej osoby, która nie tylko potrafi wykonać daną pracę, ale często posiada też pewne formalne gwarancje swoich kompetencji. Zatem do reguł biznesowych konieczne jest dodanie informacji o umiejętnościach, certyfikatach, uprawnieniach do realizacji danych zadań i dopiero w oparciu o te informacje, można określić dokładny typ osoby, której będziemy potrzebować do obsadzenia wybranego stanowiska pracy. 

Planowanie pracy to w wymiarze potrzeb biznesowych obsadzenie (dzień po dniu) osób realizujących zadania w określonym czasie. Sam proces jest niezwykle złożony, a określenie w czasie zadań dla pracowników musi spełniać wszystkie wytyczne prawa pracy, np. zapewnić odpowiednie limity czasu pracy w ciągu doby, tygodnia, miesiąca, kwartału, a także odpowiednie okresy wypoczynku. Utworzenie planu, który odpowiada potrzebom firmy, a jednocześnie zapewnia zgodność z przepisami prawa, to wyzwanie każdego menedżera zespołu, czy kierownika. Planowanie pracy to obszar, w którym idealnie można wykorzystać technologię, będącą w stanie zautomatyzować cały proces, pozostawiając kierownikom pole do uwzględnienia „czynnika ludzkiego” w oparciu o ich doświadczenia.

Kolejnym aspektem jest gotowość na zmiany. Cykl życia idealnego planu pracy jest wyjątkowo krótki. Kończy się wraz z nieplanowaną absencją pracownika, z nagłym wydarzeniem wpływającym na rynek, czy chwilowym trendem. Dlatego plany pracy podlegają nieustannym zmianom, powodując, że osoby odpowiedzialne za kierowanie zespołami każdego dnia stają przed wyzwaniem natychmiastowego skoordynowania potrzeby z bieżącymi możliwościami. Niezwykle istotne jest otrzymywanie informacji o możliwym zaburzeniu całego plany tak szybko, jak to możliwe. Ważne są też wskazówki, sugestie rozwiązań powstałego problemu. W tym miejscu z pomocą przychodzi oprogramowanie, które w jasny sposób przekaże komunikat o konieczności przystąpienia do akcji oraz wskaże możliwe ścieżki postępowania.

Elastyczność planowania pracy ma granice wyznaczone prawem pracy, czyli limitami okresowymi i jasno określonymi możliwościami korzystania z godzin nadliczbowych. Elastyczność w Workforce Management skupia się na różnorodności zatrudnienia. Jeżeli zadania mogą wykonywać również osoby niebędące pełnoetatowymi pracownikami, ilość opcji dopasowania planu do potrzeb staje się znacznie większa. W oprogramowaniu typu WFM ważna jest dostępność pracowników niepełnoetatowych wraz z obsługą czasu ponad wymiar, oraz osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych lub zatrudnionych w agencjach pracy tymczasowej. Elastyczności planowania sprzyja również możliwość czasowej alokacji pracowników pomiędzy zespołami i jednostkami organizacyjnymi.

Potrzeby pracownika są równie ważnym elementem, który należy brać pod uwagę podczas optymalizacji planu pracy. Możliwość określenia własnych preferencji jest niezwykle ważna dla każdej osoby – niezależnie od tego, czy jest to rodzic wybierający się z dzieckiem do zoo,  student, który w określonym czasie ma zajęcia, czy fan drużyny piłkarskiej, który nie może opuścić żadnego meczu. Ważne zatem jest, aby uwzględniać potrzeby swoich pracowników, dając im możliwość określenia preferowanych godzin, czy dni pracy. 

Każdy z wymienionych aspektów jest istotny podczas planowania pracy, odpowiadającej aktualnym potrzebom pracodawcy. Dla każdego z nich warto mieć wsparcie technologiczne. Wszystko po to, aby sprawnie i bez ryzyka reagować na nieuchronne zmiany w Twojej organizacji.