E-Teczki – krok w kierunku pełnej digitalizacji akt pracowniczych
Od 1 stycznia 2019 roku obowiązują nowe przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, które rozpoczęły proces digitalizacji akt pracowniczych. Zgodnie z aktualnymi przepisami elektroniczne akta osobowe są równoważne z klasyczną wersją papierową, więc droga do transformacji cyfrowej procesów kadrowych jest otwarta dla każdego.
Sposób i szybkość przejścia na elektroniczne akta osobowe zależy od potrzeb i możliwości Twojej firmy. Jeżeli zastanawiasz się nad kwestią rozpoczęcia procesu digitalizacji akt pracowniczych, to najpierw odpowiedz na poniższe pytania:
-
Czy będziesz drukować elektroniczne dokumenty pracownicze i wkładać je do papierowej teczki, jeżeli nowy pracownik przyniesie Ci wyeksportowaną e-teczkę od innego pracodawcy? Czy odeślesz go do poprzedniego pracodawcy z prośbą o kopię papierową?
-
Czy prowadzenie akt pracowniczych w formie papierowej wpłynie na postrzeganie firmy jako nowoczesnego pracodawcy? Co w sytuacji, kiedy nowy pracownik przychodzi z firmy w której działają e-teczki?
-
Czy digitalizacja procesów związanych z HR może być pomysłem na ułatwienie codziennej pracy kadry zarządzającej i zmniejszenie jej rotacji? Kierownicy zespołów to w wielu firmach towar deficytowy – często odchodzą przytłoczeni biurokracją.
Jak optymalnie digitalizować akta osobowe?
Zacznijmy od tego, że uruchomienie e-teczki pracowniczej wcale nie oznacza skanowania całego archiwum papierowych akt osobowych – może dotyczyć jedynie pracowników aktualnie zatrudnionych oraz nowo zatrudnianych. Przejście na wersję elektroniczną nie musi też obejmować byłych pracowników, akta te mogą być nadal przechowywane w formie papierowej, a ze względu na to, że są rzadko wykorzystywane warto wziąć pod uwagę odesłanie ich do zewnętrznego archiwum.
Na podstawie doświadczeń z ostatnich lat ścieżka ta zarysowuje się jako optymalna z kilku względów:
-
Akta pracowników aktualnie zatrudnionych muszą być zawsze pod ręką. Wersja cyfrowa, czyli e-teczki są do tego najlepszym rozwiązaniem.
-
W przypadku teczek byłych pracowników, z których rzadko się korzysta można je przechowywać w wersji papierowej w specjalizowanym archiwum. Jeżeli częstotliwość „wyciągania teczek” jest niewielka (ta usługa podnosi koszty), koszt również nie jest bardzo wysoki.
-
Poinformowanie byłych pracowników o przejściu na akta cyfrowe może być utrudnione, ponieważ były pracodawca dysponuje tylko archiwalnymi danymi kontaktowymi.
-
Likwidacja pomieszczenia na archiwum akt papierowych pozwoli odzyskać powierzchnię biurową i wyeliminować procedury związane z bezpiecznym dostępem do dokumentacji pracowniczej.
Zmiana formy przechowywania akt osobowych z papierowej na elektroniczną wymaga poinformowania o tym fakcie pracownika w sposób przyjęty u danego pracodawcy. W praktyce wystarczy zwykły e-mail. Pracownik powinien dostać możliwość odbioru papierowej wersji swoich akt. Sprawia to, że występuje potrzeba zapanowania nad komunikacją w procesie wydawania papierowych akt pracowniczych.
W aplikacji Teta ME pracownik może za pomocą self-service zgłosić zapotrzebowanie na odbiór akt w formie papierowej. Wbudowany w self-service system ticketowy znakomicie usprawnia proces komunikacji w procesie zwrotu papierowych akt aktualnie zatrudnionym pracownikom. Jak już wspomniałem, dla byłych pracowników komunikacja wymagałaby znajomości aktualnych danych adresowych lub kontaktu e-mail, więc w tym przypadku wygodniej pozostać w wersji papierowej i jedynie zoptymalizować koszty przechowywania akt osobowych.
Dodatkowo w przepisach został przewidziany proces skrócenia przechowywania akt osobowych dla pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018 z 50 do 10 lat. Okazało się jednak, że jego atrakcyjność jest ograniczona. Przekazanie informacji o całej dokumentacji z wykorzystaniem raportu informacyjnego ZUS RIA jest na tyle skomplikowane i czasochłonne, że w praktyce nie zachęciło to pracodawców do skorzystania z tej furtki.
Dodatkowe korzyści z elektronicznych teczek
Uruchomienie e-teczki to przygotowanie miejsca na składowanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.
System Teta HR pozwala przechowywać dokumentację pracowniczą zgodnie z obowiązującymi przepisami, a także zapanować nad komunikacją z pracownikami.
Wdrożenie e-teczek w Teta HR umożliwia udostępnienie akt osobowych poprzez portal self-service (Teta ME) dla pracowników, którzy mają prawo wglądu w swoje akta osobowe i kierowników, co jest spełnieniem obowiązku pracodawcy i nie wymaga dodatkowej pracy związanej z odszukaniem i udostępnieniem dokumentacji. Kierownicy mają też dostęp do wybranych dokumentów pracowniczych: certyfikatów i uprawnień
Dodatkowa funkcja modułu e-teczka ułatwia weryfikowanie kompletności zawartości teczki pracowniczej dzięki możliwości określenia wymaganych kategorii dokumentów.
Proces digitalizacji jest procesem czasochłonnym, dlatego system Teta został wyposażony w mechanizm, który pozwala importować zeskanowane dokumenty z dysku bezpośrednio do e-teczek w systemie Teta HR. Importowi podlega samo odwzorowanie cyfrowe (czyli skan dokumentu) oraz komplet metadanych pozwalających jednoznacznie zidentyfikować dokument i automatycznie „wrzucić go” do odpowiedniej części akt wskazanego pracownika.
Digitalizacja może odbywać się etapami i kluczowa jest jakość – co nie zmienia faktu, że możliwość importowania dokumentów znacznie usprawnia cały proces.
Prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej wiąże się z koniecznością jej eksportowania w przypadku ustania zatrudnienia. Dlatego właśnie moduł e-Teczka w systemie Teta HR umożliwia eksport całej e-teczki pracownika w celu przekazania np. na pendrive. Proces digitalizacji w uzasadnionych przypadkach może być odwracalny i możliwe jest wydrukowanie dokumentu z e-teczki podpisanie go przez uprawnioną osobę i przekazanie pracownikowi w formie papierowej.
O dojrzałości dostawcy oprogramowania świadczy fakt, czy przewidział on możliwość eksportowania e-teczek w przypadku potrzeby zmiany dostawcy oprogramowania np. przejęcie przez inną firmę.
Zdajemy sobie sprawę, że żaden dostawca nie jest zainteresowany utratą klienta, ale przejście na e-teczkę nie może skazywać klienta na jednego dostawcę. Z naszego doświadczenia możemy powiedzieć, że istnieje bariera psychologiczna przed niszczeniem teczek papierowych i klienci zastanawiają się „co w przypadku, gdy za kilka lat będziemy zmuszeni przenieść elektroniczne akta osobowe do innego dostawcy usługi?”.
UNIT4 Polska jako profesjonalny dostawca oprogramowania Teta HR przewidział taką sytuację i w tej aplikacji została wprowadzona funkcjonalność grupowego eksportu e-teczek, co pozwala m.in. na utworzenie elektronicznej kopii dokumentacji w celu przekazania nowemu pracodawcy.
Organizacyjne pozytywy cyfrowej transformacji akt osobowych
Proces digitalizacji jest dobrym momentem na weryfikację teczek pracowników. Jest to okazja, by sprawdzić, jakie dokumenty się tam znajdują, być może takie, które nie powinny tam być: np. akty urodzenia dzieci pracownika. Uporządkowanie dokumentacji pozwoli na uniknięcie kar związanych z przetwarzaniem nadmiarowych danych osobowych, których przechowywanie nie ma uzasadnienia w przepisach prawa pracy. Takie okresowe przeglądy danych i procedur są szczególnie dobrze widziane w kontekście wymagań RODO.
Nie do przecenienia są korzyści dla liderów zespołów, odpowiedzialnych za prawidłową organizację pracy, ponieważ digitalizacja akt osobowych ułatwia również prace kierowników odpowiedzialnych za aspekty BHP na stanowiskach pracy. Elektroniczny dostęp do wymaganych certyfikatów, np. uprawnień do pracy przy wysokich napięciach, pozwoli na stałe monitorowanie aktualnych certyfikatów, a w chwili kontroli - na szybkie zaprezentowanie dokumentu, bez konieczności wędrówki do kadr lub przechowywania kopii dokumentów z danymi osobowymi w biurku kierownika.
Równie ważne są dobre doświadczenia pracowników, którzy uzyskują stały dostęp do własnych dokumentów, nawet z poziomu swojego smartfona. Niewątpliwie zwiększa to transparentność procesów kadrowych i poczucie pracownika, iż firma nie ukrywa przed nim dokumentacji.
Transformacja cyfrowa akt osobowych, to szansa na usprawnienie procesów kadrowych oraz przegląd istniejących procedur. Można ją wykonać etapami, dzięki czemu każda firma przejdzie proces w odpowiednim tempie i w dopasowanym zakresie digitalizacji. Digitalizację można rozpocząć od wykorzystania e-teczek w ograniczonym zakresie do usprawnienia przepływu wybranych dokumentów i informacji. Można też digitalizować całą dokumentację dla ograniczonej grupy pracowników, z wybranego działu, w którym cyfrowa transformacja przyniesie największe korzyści.
Sposób implementacji zależy od zidentyfikowanych potrzeb Twojej organizacji i rezultatów, jakie chcesz osiągnąć, tak, aby pozytywny efekt był przesłanką do kolejnych kroków cyfrowego HR.
