Gromadzenie i analiza danych w firmie - Jak wyciągać wnioski z danych HR?
Obecnie trwa dyskusja na temat praw do danych osobowych pracowników. Rozmowy dotyczą tego, które informacje są własnością tylko pracowników i jakie korzyści może przynieść dzielenie się nimi z pracodawcą. W tym kontekście najbardziej podawane w wątpliwość są m.in. kwestie dotyczące relacji społecznych, zainteresowań, nawyków, przekonań, religii czy indywidualnych wartości.
Z kolei dane przetwarzane na potrzeby zatrudnienia takie jak np. umiejętność czy produktywność, nie budzą wątpliwości. Przechowywane są w bazach danych systemów HR i odpowiednio użyte mogą budować przewagę konkurencyjną organizacji oraz nie tylko usprawnić procesy produkcji, sprzedaży, ale też poprawić jakość świadczonych usług.
O tym, że dane są obecnie jedną z najważniejszych wartości na skalę światową mówią też firmy consultingowe, czołowi dostawcy oprogramowania do zarządzania HR jak i przedsiębiorstwa, które te dane przetwarzają.
O wykorzystaniu danych HR mówi się od dawna. Analiza zainteresowań czy wartości ludzkich, uzupełniających podstawowe informacje o pracy pracowników może otworzyć drogę do większej wydajności i zaangażowania, pozytywnie wpływając na wyniki finansowe firm
Piotr Chrobot - Prezes Unit4 Polska
Przemówienie z konferencji Teta Sessions 4U 2023
Piotr Chrobot zaznaczył też, że dane stają się nową „walutą” w rozmowach między pracownikami a pracodawcami, co ci drudzy mogą przekuć na dedykowaną ofertę. Przykładowo, w zamian za wykorzystanie danych, można zaoferować większą autonomię, poczucie sensu, elastyczne warunki pracy czy indywidualne ścieżki kariery.
Pełny tekst wypowiedzi Piotra Chrobota można przeczytać tutaj.
Rozumienie danych
Za pomocą analiz HR możliwe jest wyciąganie wniosków, na podstawie których:
• zaplanujemy ścieżkę kariery pracowników,
• dostosujemy proces rekrutacji,
• zoptymalizujemy proces szkoleniowy,
• wybierzemy optymalny zestaw benefitów,
• a także dostosujemy proces podwyżkowy.
Analizując fluktuację pracowników, którzy opuszczają organizację, możemy wyciągnąć wnioski, że np. liczba lat doświadczenia nie przekłada się wprost na ich produktywność. Na podstawie tak poprowadzonej analizy możemy przemodelować proces rekrutacyjny na wybranych stanowiskach i pominąć parametry, które nie wpływają istotnie na wydajność pracowników, ale powodują wzrost kosztów osobowych. np. wymagane zbyt długie doświadczenie pojedynczego członka zespołu.
Wiele firm spotyka się z problemem rekrutowania osób o większych kompetencjach niż wymaga tego zakres obowiązków na wybranym stanowisku. Analiza danych HR pozwala lepiej zrozumieć, które kompetencje powodują wzrost produktywności, zwiększają sprzedaż, a które powodują, że jako firma „przepłacamy" rekrutując osoby o zbyt wysokich kompetencjach.
Innym przykładem wykorzystania cyfrowego HR może być analiza zebranych danych pod względem optymalizacji planu benefitów. Dzięki temu można stworzyć katalog, zawierający tylko te nagrody, które są przez nich zauważalne, zwiększają ich zaangażowanie, dają im poczucie bezpieczeństwa, powodują, że pracownikom pracuje się lepiej oraz też poprawiają wizerunek pracodawcy na rynku pracy.
W powyższym przypadku wnioski można wyciągać na podstawie informacji zwrotnej od pracowników, ale także można je potwierdzać odwołując się do tzw. wskaźnika fluktuacji, absencji czy liczby próśb o podwyżkę. W przypadku, gdy w systemie HR zbieramy również informacje nt. motywacji stojącej za decyzją o opuszczeniu zespołu, wnioski można również wyciągać z analizy tzw. exit interview.
Interesującą częścią oferty Unit4 Teta jest system Talent Management Talent Management, który pozwala na badanie poziomu zaangażowania pracowników w oparciu o testy Instytutu Gallupa. Zespół raz w tygodniu otrzymuje ankietę, w której znajdują się pytania na temat pracy w organizacji, jak i dotyczące managerów. Na podstawie udzielonych odpowiedzi system tworzy raport, na bazie którego można analizować poziom zaangażowania pracowników w kontekście pracownika, zespołu, działu czy też całej firmy.
Teta ERP jako centrum dowodzenia
Dane kadrowe często znajdują się w wielu miejscach w organizacji. Główny system HR jest najczęściej centrum danych o pracownikach i dostarcza informacji do innych aplikacji. Taka zależność powoduje, że analizowanie danych HR wymaga zagregowania ich w jednym miejscu w celu dalszej analizy. Tego typu narzędziem jest Unit4 Financial Planning & Analysis (FP&A), który zawiera gotowy pakiet analiz HR tzw. People Planning & Analitics, ale też gotowe analizy finansowe itd. Przykładowo, jeden z naszych klientów ma wykonanych około 100 integracji z systemem Teta.
W przeciwieństwie do klasycznych systemów klasy BI, narzędzie Unit4 FP&A może być udostępnione przez przeglądarkę internetową zarówno dla kierowników, jak i dla specjalistów jako wsparcie w codziennej pracy. Dane HR mogą być materiałem do dalszych analiz, np. jak wyglądał koszt zlecanych nadgodzin w historycznych okresach? Na ich podstawie można również podejmować strategiczne decyzje dotyczące przyszłości firmy.
Za pomocą Unit4 FP&A możliwe jest również tworzenie zupełnie nowych analiz np. takich, które pozwolą szukać relacji pomiędzy spadkiem sprzedaży a niskim poziomem zaangażowania pracowników.
Analiza danych HR może pokazać, że firma z wysokim poziomem zaangażowania pracowników osiąga wyniki, mimo że wzrost wynagrodzeń nie podąża za wysoką inflacją. Narzędzie Unit4 FP&A pozwala budować różne scenariusze i zapisywać je w różnych wersjach. Narzędzie umożliwia analizy typu "What if?" np. co się stanie, jeżeli inflacja w przyszłym roku wyniesie 10%? Co się stanie, jeżeli wybuchnie kolejna pandemia?
Dzięki analizie danych HR firmy z branży Retail mogą wykorzystać te informacje w celu zapewnienia obsady sklepów w perspektywie najbliższych lat, firmy produkcyjne są w stanie przewidzieć koszty osobowe i zapewnić ciągłość produkcji, a firmy usługowe mają możliwość zapewnić odpowiedni poziom kwalifikacji kadry w celu realizacji usług na odpowiednim poziomie.
Dane jako „waluta” pracowników
Każda organizacja posiada olbrzymią bazę danych HR, które często znajdują się w wielu systemach. Umiejętność odpowiedniego przygotowania i analizy tych danych jest przewagą konkurencyjną. Z kolei jeżeli pracownicy zgodzą się przekazywać dodatkowe dane takie jak np. ich osobiste zainteresowania to z wykorzystaniem Unit4 FP&A oraz Teta HR możliwe będzie przygotowanie analiz, które pozwolą optymalnie zarządzać rozwojem pracowników, czyniąc ich pracę prostszą i przyjemniejszą przy jednoczesnym wzroście ich zaangażowania, co finalnie spowoduje wzrost produktywności całej firmy.
Pytanie brzmi: czy jesteśmy w stanie wykorzystać szansę i wyciągnąć odpowiednie wnioski na podstawie informacji, które już dzisiaj przecież posiadamy? Z pewnością odpowiednie narzędzia mogą sprawić, że odpowiedź padnie szybko i pozwoli na podjęcie korzystnych decyzji biznesowych.
