Co czeka HR w 2022 roku? | Część II, Reorganizacja pracy w trybie online

Temat nr 2: Organizacja zespołów w trybie online

Wprowadzenie ograniczeń pandemicznych w 2020 r. spowodowało, że organizacja pracy stała się gorącym tematem. W dosyć krótkim czasie zostały ustalone zasady, sposób i narzędzia podczas pracy zdalnej. Co ważne – nadal są w użyciu.
 
Powstaje pytanie, czy te działające rozwiązania nie są uciążliwe dla pracowników, kierowników, a także działów HR? 

Namawiamy więc do weryfikacji tego stanu rzeczy. W celu analizy możliwych zmian w organizacji pracy podczas pracy na home office, warto pochylić się nad dwoma aspektami.

1. Co zrobić, aby używane narzędzia poprawiły komfort pracy?

Jeżeli w ocenie pracowników wypracowane procedury i narzędzia „jakoś działają”, może to oznaczać, że ludzie się z nimi męczą, a wtedy powinniśmy zastanowić się jak można zmienić stan, który przygotowaliśmy w firmach jako doraźne rozwiązania na krótki czas.

W okresie przedpandemicznym w Unit4 często były organizowane kreatywne warsztaty dla zespołów projektowych. Makiety, komiksy opisujące potrzeby użytkowników, głosowanie nad priorytetami, a także wykonywanie prototypów – wszystko odbywało się w realu, za pomocą fizycznych narzędzi, takich jak tablica suchościeralna. Do tego markery, magnesy do głosowania i inne artefakty kreatywnych spotkań. 

Jak wspomina Katarzyna Jaśniewicz, menedżerka produktu Teta, początki pracy zdalnej były bardzo trudne, ponieważ w pierwszym odruchu warsztaty zostały zastąpione „przegadanymi” spotkaniami online. Poczucie straty czasu i braku efektów odnotowała większość uczestników. Dodatkowo forma dyskusji eliminowała część osób, które nie mogły przebić się z pomysłami. 

- Rozwiązanie tej sytuacji okazało się bardzo proste – tablice online wyposażone w odpowiednie gadżety i mechanizmy. Jednak wybór idealnego narzędzia dla naszych potrzeb w R&D trwał trzy miesiące, podczas których wypróbowaliśmy całą masę dostępnych na rynku rozwiązań – opowiada Katarzyna Jaśniewicz. – Ostatecznie wybraliśmy opcję, która nie tylko sprawdza się na wewnętrznych warsztatach, ale umożliwia również angażowanie klientów, aktywnie uczestniczących w naszych projektach rozwojowych – dodaje menedżerka. 

Z kolei Marta Szafraniec- Szpak, UX Designerka w Unit4 Polska podkreśla jak dużym wyzwaniem dla wielu projektantów było przestawienie się na tryb pracy zdalnej.

- W naszym fachu bardzo często potrzebujemy być w stałym kontakcie z użytkownikami, członkami zespołu czy menedżerami, aby rozumieć ich potrzeby i móc konfrontować nasze pomysły – tłumaczy Marta Szafraniec- Szpak. – Nie bez znaczenia jest również odpowiednia komunikacja pomiędzy projektantami w danym dziale lub pracującymi nad jedną grupą produktów. Jest to ważne, aby utrzymać spójność i jakość rozwiązań – podkreśla UX Designerka.

Dlatego w tym przypadku wypracowanie odpowiedniego podejścia do warsztatów online zajęło trochę czasu, ponieważ wymagało to między innymi znalezienia i wypróbowania odpowiednich narzędzi.

- W tym momencie bardzo chętnie używamy wirtualnych tablic, które usprawniają komunikację na spotkaniach. Dużo częściej pojawiają się również prezentacje, zrzuty ekranów czy szybkie szkice w dowolnym programie graficznym umożliwiającym swobodne rysowanie kształtów – wymienia możliwości Marta. 
Istotnym elementem pracy UX Designerów jest przeprowadzanie wywiadów czy testów z użytkownikami. Tutaj też należało opracować nowe podejście. Z początku kontakt z klientami odbywający się wyłącznie online wydawał się znacznym ograniczeniem, jednak dzięki użyciu odpowiednich komunikatorów i programów do pracy wizualnej, poprawiła się jakość takich spotkań.
 
W zbieraniu zróżnicowanych informacji sprawdziły się także ankiety i inne samodzielne testy online dla użytkowników.

2. Jak wyglądają procedury formalnej komunikacji pracownik-firma? 

Podczas pracy online warto postawić na portal samoobsługowy, w którym pracownik sprawdzić najpotrzebniejsze informacje, np. pasek z wypłatą, lub liczbę pozostałych dni urlopu, a także elektronicznie zawnioskować w pilnych sprawach lub sprawdzić dokumenty w aktach osobowych.

Temat wydaje się oczywisty, jednak gotowość firm do 100 % digitalizacji HR jest na różnym poziomie. Digitalizacja, tak jak każdy inny projekt, wymaga koordynatora, budżetu i planu, według którego krok po kroku będą cyfryzowane kolejne obszary. 

- Digitalizacja procesów HR jest tematem angażującym wiele osób w organizacji. Pomysłodawca lub koordynator takiego projektu musi ogarniać wiele tematów, od uwarunkowań prawnych, poprzez budżety na oprogramowanie i wykonanie prac, wybór promotorów cyfryzacji na różnych poziomach firmy, po rezerwację czasu pracowników HR na realizację projektu – tłumaczy procesy digitalizacji Katarzyna Jaśniewicz. 
Warto też od razu określić, kto wykona elektronizację dokumentacji przechowywanej na papierze w aktach osobowych, czy będą to pracownicy firmy, wykonujący to zadanie dodatkowo, czy powołany wewnętrzny dedykowany zespół „archiwistów”. Być może lepszym pomysłem okaże się pomoc firmy trzeciej. 

Jak widać zagadnień jest sporo, aby więc je uporządkować przygotowaliśmy jakiś czas temu poradnik, w którym zebraliśmy pomocne informacje oraz porady specjalistów. Zawarte w nim wskazówki podpowiadają jak optymalnie przeprowadzić proces digitalizacji.
 
Zmiany organizacyjne i technologiczne wprowadzane szybko, aby zrealizować potrzebę chwili, zostają często w firmie na dłużej. Dlatego warto cyklicznie analizować realną użyteczność wykorzystywanych narzędzi i zasady pracy, bo być może okaże się, że trzeba je zaktualizować lub wręcz zrewolucjonizować.