Zmiany procedur kadrowych wynikające z programu gospodarczego „Polski Ład”

Program „Polski Ład” wprowadza zmiany do Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej Ustawa o PDOF), które będą obowiązywały już od 1. stycznia 2022 roku.

Nowe regulacje wywołują liczne dyskusje na temat zmiany skali podatkowej, ulgi dla klasy średniej oraz zwolnień przychodów dla takich grup pracowników i zleceniobiorców jak: seniorzy, osoby powracające do Polski z zagranicy oraz osoby posiadające duże rodziny. 

W jaki sposób nowe regulacje wpłyną na naliczanie podatków w 2022 roku przybliżałam w poprzednim artykule . Tym razem przyjrzyjmy się oddziaływaniu zmian podatkowych na procedury obsługi kadrowej pracowników.

Stosowanie kosztów uzyskania

Zaliczka na podatek od wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę jest wyznaczana z uwzględnieniem tzw. kosztów uzyskania. Standardowo podczas naliczania zaliczek stosuje się koszty uzyskania w kwocie 250 zł. Jednak ta kwota może być inna, ponieważ wielkość kosztów uzyskania zależy od oświadczenia pracownika.

Do tej pory pracownicy składali oświadczenie o zastosowaniu zwiększonych kosztów uzyskania (w kwocie 300 zł) ze względu na zamieszkanie poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy.

Od nowego roku pracownik będzie mógł złożyć wniosek o pobór zaliczek bez stosowania miesięcznych kosztów uzyskania przychodów.

Nowy wniosek należy uwzględnić:

• w dokumentach tradycyjnych lub elektronicznych (udostępnianych pracownikom w celu złożenia oświadczeń podatnika wpływających na naliczenie zaliczki),

• w procedurach HR dotyczących ewidencji informacji,

• w procedurach rozliczenia wynagrodzeń, w tym naliczenia zaliczki podatkowej od wynagrodzeń.

Ulga dla klasy średniej

Ulga dla klasy średniej jest domyślnie uwzględniana podczas naliczania zaliczek podatkowych od wynagrodzeń, jeżeli miesięczny przychód wynikający z wynagrodzenia zawiera się w przedziale od 5 701 zł do 11 141 zł.

 Jednak osoby, które przewidują roczne przychody powyżej 133 692 zł mogą złożyć oświadczenie o niepomniejszanie dochodu o kwotę „ulgi dla klasy średniej” – dzięki temu podczas rocznego rozliczenia podatku nie wystąpi konieczność wysokiej dopłaty podatku do urzędu skarbowego.

Nowe oświadczenie należy uwzględnić:

• w procedurach HR dotyczących ewidencji informacji,

• w procedurach rozliczenia wynagrodzeń, w tym naliczenia zaliczki podatkowej od wynagrodzeń.

Dodatkowo warto wziąć pod uwagę aktualizację tradycyjnej i elektronicznej dokumentacji udostępnionej pracownikom w celu składania oświadczeń podatnika wpływających na naliczenie zaliczki.
 

Nowe zwolnienia podatkowe

W Ustawie o PDOF zostały zdefiniowane ulgi podatkowe dla wskazanych grup pracowników, tj.: zerowy PIT dla seniora, ulga dla dużej rodziny, ulga na powrót.
Ulgi te są wyliczane z uwzględnieniem rocznego limitu zwolnienia przychodów w kwocie 85 528 zł.
 

Konstrukcja nowych ulg podatkowych jest analogiczna do ulgi dla pracowników poniżej 26. roku życia, jednakże warunkiem ich zastosowania – w przeciwieństwie do ulgi dla najmłodszej grupy podatników – jest złożenie przez podatnika odpowiedniego oświadczenia.

W dokumentacji i procedurach obsługi pracowniczej należy uwzględnić następujące oświadczenia:

• wniosek o zwolnienie podatkowe z tytułu powrotu do kraju,

• wniosek o zwolnienie podatkowe dla seniora, który po osiągnięciu wieku emerytalnego nadal pracuje i nie pobiera emerytury,

• wniosek o zwolnienie podatkowe dla rodziców wychowujących co najmniej czworo dzieci.

Co istotne – oświadczenia te są składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia i powinny zawierać klauzulę: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”

Zwolnienia podatkowe (poświadczone wnioskami) należy zastosować w procedurach HR dotyczących ewidencji informacji oraz w procedurach rozliczenia wynagrodzeń, w tym także naliczenia zaliczki podatkowej od wynagrodzeń oraz przychodów z tytułu umów zleceń.

Kwota wolna a przychody z tytułu umów zleceń

Osoby uzyskujące przychody z tytułu umów zleceń lub innych umów cywilnoprawnych będą mogły złożyć wniosek o niepobieranie zaliczek podatkowych od przychodów uzyskiwanych z tytułu umów cywilnoprawnych – dzięki temu skorzystają z kwoty wolnej od podatku w trakcie roku, a nie dopiero po złożeniu rocznego zeznania podatkowego.

Prawo do złożenia wniosku przysługuje podatnikowi, który jednocześnie spełnia poniższe warunki:

• jego roczne dochody nie przekroczą ilorazu kwoty zmniejszającej podatek i najniższej stawki podatku, określonych w pierwszym przedziale skali podatkowej (czyli kwoty 30 000 zł),

• poza dochodami uzyskiwanymi od płatnika nie uzyskuje innych dochodów, od których zaliczki na podatek obliczane są z uwzględnieniem pomniejszenia o kwotę zmniejszającą podatek.

Nowy wniosek warto uwzględnić w procedurach obsługi osób realizujących zadania na mocy umów cywilnoprawnych oraz w ewidencjach na potrzeby kalkulacji zaliczki podatkowej od tych przychodów.
 

Kwota wolna a przychody z tytułu praktyk absolwenckich lub staży uczniowskich

Osoby odbywające praktyki absolwenckie lub staż uczniowski będą mogły złożyć wniosek o niepobieranie zaliczek podatkowych od przychodów uzyskiwanych z tytułu praktyk absolwenckich lub stażu uczniowskiego – dzięki temu skorzystają z kwoty wolnej od podatku w trakcie roku, a nie dopiero po złożeniu rocznego zeznania podatkowego.
Warunki uprawniające podatnika do skorzystania z wniosku są analogiczne do warunków uwzględnianych w przypadku wniosku o niepobieranie zaliczek podatkowych od przychodów z tytułu umów cywilnoprawnych.

Zmiany dotychczasowych oświadczeń

Regulacje zawarte w programie „Polski Ład” wpływają na dotychczas stosowane oświadczenia związane z zaliczką podatkową. Od 1. stycznia 2022 roku:

• oświadczenie o niestosowaniu zwolnienia dla osób do 26. roku życia nie musi być składane odrębnie dla każdego roku podatkowego,

• przestaje obowiązywać oświadczenie składane w celu opodatkowania jako osoba samotnie wychowująca dziecko,

• przestaje obowiązywać oświadczenia składane w celu pobierania zaliczki bez pomniejszania o kwotę zmniejszającą podatek (w przypadku przekroczenia górnej granicy pierwszego przedziału skali podatkowej).

Jesteśmy na bieżąco. Stale monitorujemy projekty ustaw oraz dostosowujemy nasz system do nowych regulacji aby zadbać o sprawne wdrożenie zmian w Państwa firmach.
Szczegółowy opis funkcjonalności ewidencji nowych oświadczeń w aplikacji Teta HR znajdą Państwo w dokumencie: Opis zmian przepisowych w 2022 roku opublikowanym na portalu TOK.  

Pozdrawiamy, 
Zespół Unit4 Polska