Praca zdalna w czasie pandemii - 5 wniosków
Praca zespołowa od lat ma swoich zwolenników. W wielu branżach zbudowano metodologie oparte o współpracę, stałą wymianę pomysłów i doświadczeń oraz współodpowiedzialność zespołu za efekt wykonanych zadań.
W powszechnej świadomości praca zespołowa uważana jest za najlepszy sposób na podniesienie efektywności. W rzeczywistości okazuje się, że organizacja wykonywania obowiązków służbowych w takiej formie nie jest prostym rozwiązaniem.
W 2015 r. firma Google opublikowała wynik badań nad efektywnością pracy zespołowej, opartych na analizie ponad 200 zespołów, realizowanej przez 2 lata. W rezultacie badań sformułowano warunki, których spełnienie powoduje efektywne działanie zespołu.
Wśród nich znalazły się takie elementy, jak:
-
Bezpieczeństwo psychologiczne - pozwala członkom zespołu na podejmowanie ryzyka.
-
Niezawodność – poczucie, że członkowie zespołu mogą polegać na sobie nawzajem.
-
Struktura i czytelność – jasne określenie celów, ról oraz planów ich wykonania.
-
Znaczenie pracy – osobiste zaangażowanie członków zespołu.
Wpływ wykonywanego zadania – przekonanie członów zespołu o istotności wykonywanej pracy i powodowaniu pozytywnej zmiany. Jako najważniejszy czynnik wśród wymienionych warunków wskazano bezpieczeństwo psychologiczne.
Komfort psychologiczny jest podstawą, umożliwiającą każdemu w zespole podejmowanie ryzyka, wyrażanie swoich opinii, przedstawianie pomysłów bez uczucia onieśmielenia czy zawstydzenia.
To dało mi do myślenia. Bazując na własnych doświadczeniach wzięłam pod lupę utarte przekonanie o wyższości pracy zespołowej nad innymi formami. Właśnie teraz jest dobry moment, żeby przystanąć i odwrócić założenia. Sytuacja pandemiczna, która wymusiła na wielu firmach zmianę pracy w biurze na pracę zdalną, paradoksalnie może otworzyć przed nami nowe ścieżki i umożliwić dostrzeżenie potencjału.
Równe szanse
Pierwszy temat, który mnie zastanawia, to nierówności w zespołach projektowych, wynikające
z różnego doświadczenia oraz indywidualnych cech osobowości.
Szanse na przeforsowanie i wdrożenie nowych konceptów wiążą się z autorytetem jednostki
w zespole. Dlatego rodzą się wątpliwości, czy wybierane przez zespół rozwiązania są naprawdę najlepsze, czy zostały przedstawione w atrakcyjny sposób przez osobę o wysokim poziomie umiejętności społecznych?
Czy każdy z członków zespołu otrzymał szansę przedstawić inną perspektywę i czy były osoby, które nie zdobyły się na porównywanie do innej jednostki w grupie? A może dla dobrych relacji
z pomysłodawcami zrezygnowali z przedstawienia swoich pomysłów?
Każdy z nas z podziwem obserwuje współpracownika, potrafiącego przekonać zespół do swoich racji. Jednocześnie zdajemy sobie sprawę, że w tym samym zespole są utalentowane osoby, którym ciężko się przebić ze względu na specyficzną mikrokulturę grupy i własne cechy. Takie osoby mogą czuć dyskomfort przy przebojowym koledze z zespołu.
W mojej opinii wyzbycie się lęku przed porównywaniami lub możliwością popełnienia błędu jest znacznie łatwiejsze w trybie zdalnym, gdzie każdy ma szansę przygotować swoją wypowiedź
i bez presji czasu za pomocą różnych środków komunikacji, nie tylko podczas wideokonferencji, przekazać indywidualną opinię do wszystkich członków zespołu.
Potrzeba przynależności
W większości firm część lub ogół pracowników pracuje w trybie zdalnym. Można stwierdzić, że na co dzień w organizacjach ta społeczność jest fizycznie odosobniona od współpracowników. Dlatego w ich przypadku, z wielu przyczyn, trudno mówić o pracy zespołowej.
Pierwszym z powodów jest osłabienie poczucia przynależności do zespołu ze względu na brak wspólnej przestrzeni. Funkcje, jakie realizują członkowie zespołu odseparowani w domowych biurach, nie sprzyjają poszukiwaniu kontaktów.
Podczas pracy on-line szczególnie zauważalna jest specyfika pracy na różnych stanowiskach. Harmonogramy menedżerów zespołów są wypełnione indywidualnymi wirtualnymi spotkaniami. Ich praca polega na kontaktowaniu się z pracownikami i klientami, sprawdzaniu, jak realizowane są zadania oraz czy pracownik potrzebuje wsparcia przy wykonywaniu pracy.
Natomiast specjaliści skupiają się na realizacji przydzielonych zadań i relacje międzyludzkie mogą ograniczać do wrzucenia zapytania na komunikatorze lub wysłania e-maila. Jak wiadomo, człowiek ma naturalną potrzebę przynależności do grupy. Warto więc zapewnić im aktywności, niekoniecznie związane z wykonywaniem konkretnych zadań, ale takie, które umożliwią zaspokojenie potrzeby uczestnictwa w życiu społeczności.
Koncentracja na zadaniu
Osoby, które potrzebują skupienia na jednym realizowanym zagadnieniu z reguły bardziej preferują pracować w trybie home office. Praca w zaciszu domowego biura może sprzyjać lepszej koncentracji. W warunkach domowych pracownik może również maksymalizować wykorzystanie czasu pracy poprzez wyłączenie tzw. rozpraszaczy, odcięcia się od informacji i pytań na inne tematy. Pełna koncentracja nad wykonaniem zadania w warunkach open sprace’owych nie zawsze jest możliwa, szczególnie, gdy powietrze wibruje od atrakcyjnych informacji, niekoniecznie związanych ze sprawami firmowymi.
Można też stwierdzić, że praca zdalna sprzyja lepszemu planowaniu realizacji konkretnych zadań. Bardzo rzadko zdarza się, że ktoś nas doprasza na nieplanowane spotkanie,
co w rzeczywistości biurowej „wyrywanie do odpowiedzi” zdarzało się o wiele częściej.
Kreatywność
W kontekście pracy zdalnej warto wspomnieć również o kreatywności, o którą na początku pandemii martwiło się wiele innowacyjnych firm.
Wykorzystywane do tej pory spotkania warsztatowe w przestrzeniach sprzyjających kreatywności, wyposażonych w narzędzia i gadżety z realnego świata zniknęły wraz z pierwszym zaostrzeniem reżimów sanitarnych. Na początku przełożenie zasad spotkań kreatywnych
na nowe techniczne środki wydawało się „mission impossible”, jednak już w kilka tygodni od rozpoczęcia pandemii wrócono do realizacji pracy w formie warsztatowej – tym razem przy użyciu kilku technologii chmurowych (tablice on-line, wideokonferencje, itp.). Wykorzystano więc sprawdzone rozwiązania, używając przy tym nowych narzędzi na zaktualizowanych zasadach.
Zauważam również szanse na zupełnie nowe podejście do pracy kreatywnej. Inspirację do tych przemyśleń stanowią dla mnie wartości Unit4, bo to one dają poczucie wolności, sprawczości oraz ważności własnej roli w działaniach firmy:
-
„People first, everything else will follow”
-
„Make an impact, be proud”
-
„Choose curiosity, embrace challenges”
-
„Be genuine, be true to yourself”
oznaczają dla mnie większe możliwości, organizacyjne wsparcie dla kreatywności i jednocześnie zgodę na popełnianie błędów poprzez dawanie przestrzeni na zainteresowanie nowymi pomysłami.
Bazy efektywnej pracy oraz innowacyjności w nowej rzeczywistości upatruję w odnalezieniu empatii wśród członków zespołu. Czasem wiadomość „podobny przypadek wystąpił u mnie” wystarczy, by się zmotywować do poszukiwania rozwiązania lub otworzyć się na znalezienie wyjścia z trudnej sytuacji.
Kolejnym sposobem, który sprawdza się w realiach on-line jest mentoring. I tu uwaga, mentorami mogą być członkowie zespołu, którzy dzięki indywidualnym doświadczeniom i umiejętnościom mogą wskazywać możliwe nowe ścieżki rozwoju.
Pamiętajcie o nagrodach
Celebracja osiągnięć jest jednym z istotnych elementów pracy. Również te działania wymagały przedefiniowania i dopasowania do nowych warunków.
Bardzo miłą nagrodą od współpracowników może być pozytywny feedback i okazanie uznania dla kolegi lub koleżanki. Często przekazuję „lajki” współpracownikom, których starania widzę
na co dzień. Nie trzeba czekać na podsumowanie celów, czy ocenę okresową, żeby docenić pracę innych.
Przydatne do tego mogą być narzędzia służące Zarządzaniu Talentami w firmie, takie jak Unit4 Talent Management. Umożliwia ono m.in.: zbieranie feedbacku 360 od swoich współpracowników w trakcie roku, dzięki temu podczas spotkań podsumowujących cele i osiągnięcia można posłużyć się rzetelnymi informacjami zwrotnymi, a przełożony danej osoby ma pełniejszy obraz osiągnięć swojego podwładnego.
Dobrą motywacją są też indywidualne wyróżnienia za wkład w rozwój firmy, przyznawane cyklicznie. Wielu z nas ma na swoim koncie taką nagrodę i wiem, że każdy nagrodzony bardzo docenia ten sposób wyróżnienia, szczególnie, że przyczyna nominacji jest przedstawiana na forum.
Chciałabym jeszcze wspomnieć o nietypowej nagrodzie, jaką jest poczucie odwagi za podjęcie działań, które wcale nie muszą zakończyć się sukcesem. Aktywności w zupełnie nowym obszarze, niezwiązanym z funkcjami realizowanymi na co dzień przynoszą sporo satysfakcji i dają nowe perspektywy.
Dla mnie taką nową aktywnością, która dała mi dużo satysfakcji, jest mój pierwszy wpis na blogu Unit4 Teta.
Właśnie kończysz go czytać.
