Digitalizacja HR w praktyce

Digitalizacja procesów biznesowych to obecnie konieczność. Rozumieją to i decydują się na nią przedsiębiorstwa, które dbają o swoich pracowników i o wizerunek nowoczesnej firmy. Potrzebna jest świadomość, z czym taka zmiana się wiąże oraz odpowiednie przygotowanie do niej. Jak przeprowadzić transformację cyfrową w sposób sprawny i najmniej inwazyjny? 

Dogłębna analiza sytuacji firmy, potrzeb pracowników i dostępnych narzędzi przyspiesza proces digitalizacji i pozwala usprawnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Projekt cyfryzacji, jak każda inwestycja, wiąże się z ryzykiem i zagrożeniami, które warto zidentyfikować już na początku i z wyprzedzeniem przygotować konkretne rozwiązania.

Bodźce do transformacji cyfrowej

Rozwijające się przedsiębiorstwo staje przed koniecznością transformacji cyfrowej. Jednym z czynników, mówiących o potrzebie digitalizacji obszaru HR są sygnały napływające od pracowników, którzy oczekują lepszej, sprawniejszej lub wygodniejszej obsługi kadrowej. Z perspektywy doświadczeń pracowników (employee experience) istotne jest dążenie do upraszczania procesów i dostosowania ich do konkretnych ludzkich potrzeb.

Drugi czynnik to naturalne potrzeby dynamicznie rozwijającej się firmy. Zatrudnianie coraz  większej liczby pracowników wymaga optymalizacji procesów HR. Wraz z ich wzrostem stosowane w przedsiębiorstwie rozwiązania muszą być proste w użyciu i możliwie najbardziej zautomatyzowane. Dla rozrastającej się organizacji konieczna jest pełna digitalizacja.

Odpowiednie przygotowanie

Kluczem do sprawnej transformacji cyfrowej jest odpowiednie przygotowanie. W tym celu wręcz niezbędna jest dokładna analiza sytuacji wyjściowej, która pozwoli namierzyć i zidentyfikować potrzeby pracowników oraz przedsiębiorstwa. 

Tego typu inwestycja wymaga zaangażowania różnych zespołów, uwzględnienie ich różnych perspektyw, potrzeb oraz kompetencji. Dlatego istotne jest, aby już na etapie analizy dla wszystkich jednostek było jasne co wnoszą w projekt i w jakich ramach mogą się poruszać – co jest strategicznym celem projektu. Wtedy wdrożenie nie powinno przynieść niespodzianek. Zatem im więcej czasu poświęcimy na dokładne przygotowanie, omówienie zakresu działań zespołów i etapów analizy, tym bardziej płynnie wdrożymy wypracowane rozwiązania. 

Krok po kroku

Digitalizacja HR w firmie wiążę się z konkretnymi krokami, które warto podjąć, by transformacja przebiegła sprawniej. Należy zacząć od inwentaryzacji wszystkich procesów HR i dotychczasowego podejścia do dokumentacji pracowniczej. Następnie poddać analizie napotkane problemy, potrzeby firmy oraz możliwe do wprowadzenia metody. Podczas procesu nie można zapominać o aspektach prawnych, przez co z niektórych rozwiązań trzeba będzie zrezygnować. 

Dla procesów kadrowych kluczowa jest dokładna analiza ochrony danych pracowników, których bezpieczeństwo jest bardzo istotne. Dlatego oprócz analizy prawnej niezbędna jest również współpraca z zespołem IT, security oraz zespołem risk. Na koniec jest czas na optymalne wykorzystanie narzędzi. 

Dzięki stałym konsultacjom z odpowiednimi specjalistami już na wczesnym etapie procesu można zaplanować odpowiedzi na krytyczne wymogi bezpieczeństwa oraz przygotować się na możliwe ryzyka. 

Odpowiednia transformacja to ta, której nie widać

Skąd wiadomo, że projekt przebiegł pomyślnie? Zastosowane rozwiązania powinny być proste, intuicyjne i niewymagające dodatkowego omówienia. Jeśli pracownicy nie reagują – oznacza to, że zmiana była dla nich oczywista i nie spowodowała trudności. Kiedy o pewnych procesach się nie mówi – znaczy to, że działają. Dzięki prawidłowej analizie digitalizacja przebiega sprawnie i niezauważalnie, za to jej efekt widać na co dzień. 

Oczywiście są sytuacje, w których warto zaangażować wybrane grupy w transformacje, czego przykładem są szkolenia dla zespołu HR, ponieważ wdrożenie nowych rozwiązań wymaga poznania nowych procedur i narzędzi. Natomiast z perspektywy menedżera i pracownika wystarczy prosta instrukcja. Procesy dedykowane szerszemu gronu odbiorców powinny być na tyle przyjazne i zautomatyzowane, aby nie wymagały skomplikowanego wprowadzenia. 

Pełna digitalizacja

Transformacja cyfrowa HR to digitalizacja wszystkich wniosków i oświadczeń, umów o pracę, aneksów oraz wszelkich innych dokumentów, które prawnie mogą być prowadzone w formie cyfrowej. W praktyce może zostać zdigitalizowane ok. 80% wszelkiego rodzaju dokumentacji.

Digitalizacja to istotna inwestycja, która wymaga dużego zaangażowania zespołu HR. Jednak korzyści, jakie za nią idą – są warte pracy. Transformacja cyfrowa automatyzuje i optymalizuje wiele obszarów, co daje przede wszystkim przestrzeń na mniej operacyjne tematy i na rozwój kompetencji. Zamiast zajmować się administracją, pracownicy kadr mogą skoncentrować się na budowaniu partnerstwa z klientami wewnętrznymi, a z kolei menadżerowie mogą skupić uwagę na podejmowaniu decyzji biznesowych. Sprawnie przeprowadzona digitalizacja wpływa na pozytywny odbiór zespołu HR w organizacji i podnosi satysfakcję pracowników.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o digitalizacji firmy w praktyce, zapraszamy do posłuchania podcastu z Tomaszem Ziębą z ING Hubs Poland, zdobywcą nagrody Digital Excellence Award za wdrożenie rozwiązań m.in. marki Unit4 Teta. 

Kliknij tutaj, aby odsłuchać