Ważne informacje dla HR: 𝗭𝗺𝗶𝗮𝗻𝘆 𝘄 rozliczeniach z 𝗭𝗨𝗦

Od 1. stycznia 2022 roku pracodawców czekają zmiany w rozliczeniach z ZUS. Część regulacji jest już znana i opublikowana w postaci ustaw lub rozporządzeń, pozostałe wciąż jeszcze pozostają w fazie projektu.

Przygotowaliśmy dla Państwa wykaz obowiązujących i planowanych zmian, które wpłyną na sposób rozliczania się pracodawców z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Zapraszamy do lektury.

Zmiana terminu rozliczania składek przez pracodawców

Ustawa z dnia 29. października 2021 r. o zmianie Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (w ramach programu „Polski Ład”) zmienia terminy składania deklaracji ZUS i wpłaty składek dla różnych podmiotów.

Terminy przekazywania dokumentów rozliczeniowych i opłacania składek, które będą obowiązywały od 1. stycznia 2022 roku przedstawiamy wraz z objaśnieniem przynależności płatnika do wybranej grupy według typu organizacji.

Termin składania deklaracji	Dla kogo	Szczegóły dotyczące płatnika składek
do 5. dnia następnego miesiąca	jednostki i zakłady budżetowe	-
do 15. dnia następnego miesiąca	płatnicy posiadający osobowość prawną	W tej grupie znajdują się m.in.: spółki kapitałowe (spółki akcyjne i spółki z o.o.) spółdzielnie stowarzyszenia fundacje jednostki samorządu terytorialnego (tj.: urzędy gminy i miasta) uczelnie wyższe zakłady opieki zdrowotnej
do 20. dnia następnego miesiąca	dla pozostałych płatników składek	płatnicy opłacający wyłącznie składki na własne ubezpieczenia przedsiębiorcy i inne podmioty bez osobowości prawnej, zatrudniające innych ubezpieczonych – w tym spółki osobowe: spółka jawna spółka partnerska spółka komandytowa spółka komandytowo-akcyjna

Nowa grupa objęta ubezpieczeniem zdrowotnym

Ustawa z dnia 29. października 2021 r. o zmianie Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (w ramach programu „Polski Ład”) wprowadza nową grupę objętą obowiązkowym ubezpieczeniem zdrowotnym.

Wprowadzenie obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu powołania do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania będzie dotyczyło m.in. osób pełniących funkcję członków zarządów (jeżeli pobierane jest z tego tytułu wynagrodzenie).

Od 1. stycznia 2022 roku pracodawca będzie zatem miał obowiązek:

zgłoszenia do ubezpieczenia danej osoby (na dokumencie ZUS ZZA),
naliczenia i potrącenia z wypłaty składki zdrowotnej w kwocie 9% podstawy składki (czyli kwoty wynagrodzenia członku zarządu),
przekazania rozliczenia składek do ZUS (na dokumencie ZUS RCA) oraz uwzględnienie ich w sumach (na dokumencie ZUS DRA),
wyrejestrowania z ubezpieczenia danej osoby z dniem odwołania z pełnienia funkcji (na dokumencie ZUS ZWUA).

Projekt Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej, zmieniającego Rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów określa kod ubezpieczenia dla nowej grupy ubezpieczonych.

22 40 to kod ubezpieczenia, z jakim należy zgłosić i rozliczyć osobę z ww. tytułu. Opis kodu zawiera wyjaśnienie definiujące daną grupę jako członków rady nadzorczej (podlegających z tego tytułu wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu) oraz osoby powołane do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania, które z tego tytułu pobierają wynagrodzenie.

Likwidacja ZUS RZA

Nowelizacja rozporządzenia w zakresie deklaracji rozliczeniowych skutkuje wycofaniem druku ZUS RZA, na którym do tej pory przekazywano informacje o rozliczeniu osób, które były objęte ubezpieczeniem zdrowotnym lecz nie były objęte ubezpieczeniami społecznymi. Nie oznacza to, iż rozliczenie tych ubezpieczonych nie będzie przekazywane do ZUS.

Po wprowadzeniu w życie nowych regulacji (prawdopodobnie od 1. stycznia 2022 roku) rozliczenie tych ubezpieczonych płatnik będzie składał korzystając z dokumentu ZUS RCA. Ta zasada dotyczy dokumentów składanych za styczeń 2022 i kolejne miesiące. Natomiast aż do 31. stycznia 2024 roku dla korekt RZA za okres 1999 – 2021 należy stosować obecny wzór dokumentu.

Warto nadmienić, że projekt nie wycofuje dokumentu ZUS ZZA, na którym nadal należy zgłaszać osoby do ubezpieczenia zdrowotnego.

Zmiany w dokumentach rozliczeniowych ZUS RCA i ZUS DRA

Projekt Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej, zmieniającego Rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów wprowadza zmiany w dokumentach ZUS RCA oraz ZUS DRA.

Rozszerzenie zakresu deklaracji ZUS DRA oraz raportu ZUS RCA dotyczy informacji istotnych w przypadku rozliczania płatników bez przypisanej osobowości prawnej, którzy rozliczają składki na ubezpieczenia jako właściciele firm.

Płatnicy należący do tej grupy będą zobowiązani podać informacje o:

obowiązującej w danym miesiącu formie opodatkowania,
przychodach lub dochodach,
kwocie dopłaty, która jest różnicą między roczną składką na ubezpieczenie zdrowotne a sumą składek na ubezpieczenie zdrowotne za poszczególne miesiące roku kalendarzowego albo roku składkowego (w zależności od formy opodatkowania) w rozumieniu art. 81 ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1285, 1292, 1559 i 1773).

Powyższe zmiany w zakresie przesyłanych informacji dotyczą wybranej grupy płatników, jednak wpłyną na strukturę plików XML dokumentów ZUS – w związku z tym należy spodziewać się aktualizacji oprogramowania umożliwiającego rozliczenia.

Terminy korekty dokumentów rozliczeniowych

Ustawa z 24. czerwca 2021 roku o zmianie Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw oraz projekt Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej, zmieniającego Rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów wprowadzają nowe zasady składania korekt dokumentów rozliczeniowych.

Korekty dokumentów rozliczeniowych za styczeń 2022 roku i kolejne miesiące mogą być składane wyłącznie w ciągu 5. lat od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek rozliczanych w tych dokumentach.

W tzw. okresie przejściowym dokumenty korygujące za okresy rozliczeniowe 1999 – 2021 będzie można składać najpóźniej do 1. stycznia 2024 roku.

Po tym terminie korekty podstawy wymiaru składek będą ewidencjonowane wyłącznie na koncie ubezpieczonego (na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu lub prawomocnej decyzji).

Zespół @Unit4Teta jako jeden z głównych dostawców oprogramowania kadrowo-płacowego w Polsce na bieżąco śledzi zmiany przepisów oraz bierze udział w konsultacjach i szkoleniach prowadzonych przez ZUS.

Inne artykuły na temat zmian prawnych obowiązujących od 1. stycznia 2022 roku znajdą Państwo w następujących publikacjach Unit4:

Zasiłki - jakie zmiany planuje ZUS
Polski Ład - zmiany w naliczaniu podatku PDOF
Zmiany procedur kadrowych wynikające z programu gospodarczego Polski Ład