Excel często jest właściwym narzędziem, wykorzystywanym do niewłaściwych zadań
Excel od dawna jest obecny w naszym życiu i bądźmy szczerzy – wszyscy go uwielbiamy! Ale wielu z nas polega na nim w znacznie większym stopniu, niż kiedykolwiek było to zamierzone, co jest zrozumiałe w czasach, kiedy narzędzia znikają z obiegu tak szybko, jak się w nim pojawiają.
Problemy z Excelem
Excel to fantastyczne i niezawodne narzędzie, którego pozycja podparta jest niemal wszechobecnym poziomem znajomości jego obsługi. Używany we właściwy sposób, jest przystępnym i niezwykle potężnym narzędziem w codziennej pracy.
Jednak Excel jest często używany jako narzędzie do prowadzenia księgowości firmowej lub zarządzania danymi i właśnie wtedy zaczynają się problemy. Wzrost znaczenia danych finansowych, rachunku zysków i strat oraz komponentów planowania scenariuszy, zaczyna obnażać ograniczenia Excela. Dlaczego? Ponieważ Excel pozostaje ciągle dwuwymiarowym narzędziem rachunkowym.
Nawet jeżeli Twoje dane są poprawne (a często nie są, przez stosowanie wielu danych wejściowych i różnych źródeł), końcowe rezultaty wciąż mogą zawierać błędy z uwagi na to, że proces może obejmować dane źródłowe od wielu różnych osób, oraz ze względu na to, w jaki sposób obliczasz, importujesz lub eksportujesz te dane.
Excel to nie baza danych
Jednym z najczęstszych przykładów niewłaściwego stosowania Excela jest traktowanie go jako bazy danych. Nie jest to zamierzone zastosowanie arkusza kalkulacyjnego, z czego wynika kilka kolejnych problemów.
Excel nie jest skrojony do potrzeb Twojej organizacji i nie jest w stanie spełnić aktualnych standardów bezpieczeństwa. To narzędzie generyczne, z wbudowanymi założeniami dotyczącymi rodzajów danych. Na przykład ciągi tekstowe takie jak SEPT2 i MARCH1 po wczytaniu do Excela zostaną domyślnie przestawione na daty w arkuszu kalkulacyjnym.
Przywołuję ten konkretny przykład, ponieważ terminy te są kodami naukowymi dla kilku genów. To niewiarygodne, ale badanie z 2016r. analizujące publicznie dostępne arkusze kalkulacyjne z zakresu badań nad genami wykazało, że 20% projektów badawczych korzystających z Excela zawierało błędy!
Jak możemy więc polegać na wynikach z systemu, który przyjmuje takie założenia dotyczących naszych danych, których my nie ustalaliśmy? A jeżeli nie zostaną zauważone, założenia te mogą wpłynąć na więcej niż tylko ten jeden przypadek, w którym występują, jako że opierają się na nich inne komórki, arkusze i dokumenty.
Trudność polega na tym, że nie ma wspólnych lub ustalonych standardów kontroli i walidacji procesów. Co ważniejsze, nie można ich stworzyć. O ile w każdym pliku można wprowadzić pewne zmiany, o tyle Excel nie jest przystosowywany do zmian na poziomie oprogramowania. Może to prowadzić do niezwykle złożonych, kosztownych i czasochłonnych sposobów obejścia problemu w celu opracowania procesów, które pozwolą zaoszczędzić czas i pieniądze.
Niespójna kontrola wersji i brakujące dane
W naszym e-Booku wspominamy o tej kwestii: „Arkusze kalkulacyjne Excel nie zostały zaprojektowane z myślą o wielu użytkownikach lub dokonywaniu licznych aktualizacji i zmian. Wykonywanie takich akcji w tym programie często prowadzi do zamieszania, frustracji oraz, co najbardziej niepokojące, braku zaufania do podawanych danych liczbowych”.
Istnieją inne dobrze znane przykłady podkreślające ograniczenia programu Excel, a jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, to w Internecie można szybko znaleźć mnóstwo materiałów do przeczytania. Do przykładów, o których wspominam najczęściej, należą ograniczenie do 65 tys. wierszy w starszych wersjach Excela (ile firm ciągle korzysta z tych wersji? Podejrzewam, że więcej, niż zdajemy sobie sprawę, w tym wiele agencji rządowych) oraz upadek firmy Enron w 2001 r., kiedy śledczy wykryli poważne problemy w ponad 9000 arkuszy zawierających ponad 20 milionów formuł.
Dylemat wśród ekspertów
Nawet jeżeli Excel działa dobrze, wiąże się to z problemami, często w postaci wiedzy eksperckiej. Aby w pełni wykorzystać możliwości Excela, potrzebna jest specjalistyczna wiedza, która pozwoli zrozumieć rodzaje formuł stosowanych obecnie przez wiele firm. Stało się to niemalże branżą samą w sobie.
Pozwolę sobie przedstawić następujący przykład:
Zdarza się np., że osoba która studiowała chemię na uniwersytecie, teraz wykorzystuje zaawansowaną matematykę, której się tam nauczyła, aby opracowywać formuły w branży usług finansowych. Taka osoba opracowuje modele pochodnych finansowych w Excelu, używając niejasnych, bardzo zaawansowanych modeli matematycznych, które są zrozumiałe tylko dla niektórych, odpowiednio przeszkolonych i doświadczonych osób. I wszyscy ci ludzie robią to samo – budują coraz bardziej złożone modele instrumentów pochodnych w niepodlegającym kontroli trybie pracy, w otoczeniu niedoskonałych systemów kontroli ryzyka (opracowanych w Excelu).
Dla nich sprawdza się to świetnie, ale dla Ciebie może wiązać się z kilkoma problemami:
-
Jest to kosztowne. Tego rodzaju wiedza ekspercka nie jest łatwo dostępna, a osoby nią dysponujące oczekują bardzo wysokich wynagrodzeń.
-
Jest to czasochłonne. Rozwiązania wykorzystujące te metody wymagają czasu na ich opracowanie i przetestowanie, co wpływa na naszą elastyczność i zdolność rozwiązywania problemów, a wynikające z tego opóźnienia sprawiają, że ciągle jesteśmy w tyle.
-
Jest to niepraktyczne. Argument ten, jak również i te wskazane powyżej, oznacza, że pracownicy nie mogą po prostu korzystać z danych, których potrzebują w danej chwili. Co gorsza, nie mogą oni być pewni, czy mogą polegać na danych, z których korzystają, ani na wynikach, które uzyskują.
-
I ostatecznie, to właśnie ten brak pewności prowadzi do obaw, gdy używamy Excela do niewłaściwej pracy.
Potęga danych, którym można zaufać
Siła danych wynika z zaufania do ich dokładności i możliwości zastosowania ich w danym zadaniu. Pracownicy muszą mieć możliwość natychmiastowego dostępu do danych oraz wiedzieć, że owe dane, z których korzystają, i wnioski, które z nich wynikają, są na tyle dokładne, aby mogli wykonywać swoją pracę w najlepszy możliwy sposób.
Serdecznie zachęcamy do zapoznania się z naszym rozwiązaniem, jakim jest Unit4 Financial Planning & Analysis.
Unit4 Polska od ponad 34 lat pomaga organizacjom takim jak Twoja w uzyskiwaniu dostępu do danych i wykorzystaniu ich pełnego potencjału. A jeśli chcesz się przekonać, jak wiele mogą osiągnąć Twoi pracownicy dzięki danym, którymi dysponujesz już dziś zapoznaj się z naszym Pakietem Teta i zaufaj naszemu wieloletniemu doświadczeniu.
