FP&A w HR: planowanie w czasie recesji

Gdy w czasie recesji przychody i wpływy pieniężne maleją, w całej organizacji pojawia się presja na koszty, a trudne pytania wymagają szybkich odpowiedzi.

HR w czasie recesji 

Większość dyrektorów finansowych oraz zespołów ds. planowania i analiz finansowych (FP&A), być może stanie wkrótce w obliczu problemu zwolnień. Zespoły FP&A odpowiedzialne za plany finansowe organizacji i doradztwo w zakresie optymalnych wyników biznesowych odgrywają istotną rolę w planowaniu zasobów ludzkich. W obliczu recesji muszą oni współpracować z liderami biznesowymi i specjalistami ds. zasobów ludzkich. 

Wskazówki na trudne czasy w zakresie planowania zasobów ludzkich 

Poniżej przedstawiamy sześć najważniejszych kwestii, o których należy pamiętać, podejmując się tego trudnego zadania: 

1. Buduj scenariusze finansowe

Nadchodząca możliwa recesja różni się od tych stricte ekonomicznych, których świadkami byliśmy wcześniej. W ostatnich czasach obserwowaliśmy kryzys finansowy z 2008 roku i pęknięcie bańki internetowej w 2002 roku. Były to jednak inne zjawiska. Obecna sytuacja została wywołana przez zakaźny wirus oraz przerwane z tego powodu globalne łańcuchy dostaw i szalejącą w wielu krajach inflację. Dlatego konieczne jest zbudowanie wielu scenariuszy finansowych, zawierających różne plany naprawcze.

W przypadku każdej recesji zespół analityczny musi obliczyć wskaźnik "wypalania gotówki" dla różnych scenariuszy i określić, w którym momencie firmie zabraknie środków finansowych. Kluczem jest zidentyfikowanie punktów zapalnych, w których, aby utrzymać firmę na powierzchni trzeba będzie podjąć drastyczne decyzje, takie jak np. nieuniknione zwolnienia. 

2. Nie zapominaj o elemencie ludzkim! 

Po opracowaniu różnych scenariuszy zysków i strat (P&L) zespół planowania finansowego musi dokładnie zagłębić się we wszystkie koszty, aby zoptymalizować rachunek wyników. Podczas gdy Twoje wydatki na wynagrodzenia są jednym z wielu elementów kosztów, Twój zespół musi pamiętać, że pracownicy to prawdziwi ludzie z rodzinami na utrzymaniu.

Dlatego zwolnienia i urlopy należy traktować jako ostateczność, uwzględniać je dopiero po zoptymalizowaniu i zredukowaniu innych możliwych kosztów. Jeśli jednak nadejdzie czas, że redukcja personelu będzie konieczna, zespoły muszą zdać sobie sprawę ze swoich obowiązków wobec organizacji i podjąć te trudne decyzje, zachowując empatię.  

3. Bądź kreatywny 

Kiedy staje się jasne, że rachunek zysków i strat firmy nie jest w stanie dłużej ponosić stałych kosztów wynagrodzeń, zespoły planowania i analiz finansowych powinny wykazać się pomysłowością i kreatywnością, aby znaleźć rozwiązania, które w jak największym stopniu chronią dobrostan pracowników. Można rozważyć takie rozwiązania, jak: zachęcanie pracowników do wykorzystania przysługującego im urlopu wypoczynkowego, wzięcia urlopu bezpłatnego lub urlopu naukowego, a także dyskusje na temat zmniejszenia liczby godzin.

Niektórzy z pracowników będą mieli mniej pracy niż inni i mogą wykonywać zadania w różnych obszarach biznesowych. Przykładowo, osoby zatrudnione przy produkcji artykułów, na które jest małe zapotrzebowanie, mogą zostać przesunięte do wytwarzania produktów, na które to zapotrzebowanie jest zdecydowanie większe.

4. Bądź otwarty i transparentny

W czasach niepewności i wysokiej inflacji każdy zdaje sobie sprawę z sytuacji gospodarczej i jej potencjalnego wpływu na jego pracę. Zamiast ukrywać kondycję finansową firmy, co generuje plotki i domysły, należy zachować jak największą przejrzystość.

Wbrew intuicji, pracownicy prawdopodobnie zaproponują kreatywne rozwiązania, które pomogą uporać się z sytuacją. Osoby o ograniczonym zakresie obowiązków często zaskakują kierownictwo zdolnością do wykorzystania swoich umiejętności w innych obszarach organizacji. Twoi ludzie mogą również być bardziej skłonni zaakceptować najgorszy wynik, jeśli poczują, że byli zaangażowani w proces podejmowania decyzji. 

5. Rozważ interwencję rządu

Bezrobocie na dużą skalę ma katastrofalne skutki dla kraju i jego gospodarki. Bezrobotni pracownicy mają ograniczone dochody, aby zadbać o swoje rodziny, są mniej zdolni do ponoszenia obciążeń związanych z opieką zdrowotną i jeszcze bardziej pogłębiają recesję, ograniczając swoje wydatki. Rządy już podejmują działania zapobiegające masowym zwolnieniom poprzez pakiety stymulacji fiskalnych i inne formy pomocy.

6. Planowanie „powrotu do zdrowia”

Planując zmniejszenie skali działalności na tzw. „trudne czasy”, należy również zaplanować jej ewentualne ożywienie. Po okresie spowolnienia gospodarczego okres ożywienia stanowi wyjątkową okazję do zwiększenia skali działalności, a nawet szybkiego przejęcia terytorium utraconego przez konkurencję. 

Zasadniczo, aby wyjść z tego etapu jeszcze silniejszym niż wcześniej, należy zachować zwinność i elastyczność. Warto, jeśli to możliwe finansowo, zatrzymać w czasie spowolnienia kluczowe zasoby, które będą niezbędne w procesie wzrostu po rozpoczęciu ożywienia. 

Na przykład, mimo że marketerzy podczas recesji mogą mieć niewiele pracy ze względu na zmniejszone budżety marketingowe, są oni kluczową siłą napędową w procesie wychodzenia firmy z recesji. Dlatego często mądrzejszym rozwiązaniem może być utrzymanie ich na liście płac. 

Podsumowując, specjaliści ds. planowania finansowego muszą zdać sobie sprawę, że sytuacja spowodowana przez pandemię może być największym zaburzeniem w naszym pokoleniu. W tych niepewnych czasach plany dotyczące zasobów ludzkich stają się krytycznym elementem zarządzania przedsiębiorstwem i jego finansami. Jeśli Twój zespół planowania i analiz jest ściśle zaangażowany w ten proces i przyczynia się do tworzenia kreatywnych i inteligentnych rozwiązań, Twoja organizacja odniesie znaczące korzyści. 

Jak Unit4 może pomóc w planowaniu zasobów ludzkich w czasie recesji?

Unit4 FP&A to nasze inteligentne narzędzia do planowania i analizy finansowej. Zaprojektowaliśmy je z myślą o ludziach, którzy lubią proste rozwiązania, ale mają do czynienia z tym, co skomplikowane. Pomagamy Twoim zespołom zrozumieć liczby, dzielić się nimi i działać na ich podstawie, aby osiągać lepsze wyniki. 

Dzięki Unit4 FP&A uzyskasz istotne informacje. Spraw, aby Twoi pracownicy szybciej i łatwiej zrozumieli, co jest ważne, i wykorzystali tę wiedzę do przekształcenia planów i pomysłów Twojej organizacji w działania.

Nasze chmurowe rozwiązanie Unit4 FP&A daje Twoim pracownikom lepsze i szybsze sposoby wykorzystania danych liczbowych w pracy – poprzez inteligentniejsze zarządzanie wydajnością, planowanie, budżetowanie i prognozowanie, konsolidację finansową, raportowanie, wizualizację i analitykę.

Zobacz Film o tym, jak działa Unit4 Financial Planning & Analysis: