System ERP - co to jest? Ile kosztuje i co wybrać?
54%
Tyle firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw jest niezadowolonych z obecnie posiadanego systemu klasy ERP.
Wyniki badań przeprowadzonych przez Gartnera w roku 2019.
Skąd bierze się niezadowolenie? Jak zatem sprawić, aby wybrany przez nas system ERP nie okazał się rozczarowaniem i czy jest on w ogóle potrzebny? Na jakie pytania należy sobie odpowiedzieć wybierając dostawcę oprogramowania ERP dla swojej firmy?
Zapraszam do lektury.
System ERP – co to jest?
ERP czyli Enterprise Resource Planning to nic innego jak oprogramowanie do zarządzania, wspierania procesów i decyzji biznesowych w przedsiębiorstwie. W dużych i rozproszonych organizacjach posiadanie systemu klasy ERP jest de facto koniecznością i bez niego firma nie byłaby w stanie realizować procesów biznesowych lub ich realizacja byłaby zdecydowanie utrudniona, a już na pewno nie byłaby ona efektywna. Dobrze dobrany system ERP jest więc bez wątpienia jednym z głównych czynników, który decyduje o przewadze konkurencyjnej danego przedsiębiorstwa.
Oprogramowanie ERP – jakie wybrać?
Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu ERP, firma może przyspieszyć kluczowe procesy takie jak realizacja zleceń, czas produkcji, obieg dokumentów i informacji w firmie, etc., a co za tym idzie, uzyskać lepszy wynik finansowy. Gartner w przytoczonych badaniach wskazuje, że podczas pierwszego procesu zakupowego w większości przypadków pojawia się pytanie – ile kosztuje system ERP? Przy drugim wyborze dostawcy, na skutek nabytego doświadczenia, cena systemu ERP staje się dopiero piątym z kolei wskaźnikiem wyboru.
Niezależnie od tego czy firma ma już system klasy ERP, który przestał jej wystarczać, czy rozważa jego wybór po raz pierwszy, istnieje sześć kluczowych obszarów, które należy przeanalizować wybierając dostawcę oprogramowania:
Dopasowanie systemu ERP do mocnych stron firmy
Dobór odpowiedniego rozwiązania ERP dla biznesu to skomplikowany proces, który często wydłuża się, ponieważ firma bierze pod uwagę zbyt wiele rozwiązań dostępnych na rynku. Takie działanie generuje dodatkowe koszty i opóźnia uzyskanie korzyści z wdrożenia. Aby usprawnić ten proces, przedsiębiorca powinien skupić się na 3-4 rozwiązaniach najbardziej kompatybilnych z profilem jego działalności, a następnie ocenić funkcjonalności, które pomogą mu wzmocnić przewagę nad konkurencją.
Ile kosztuje system ERP?
Analiza kosztów nie powinna opierać się wyłącznie na początkowych kosztach zakupu systemu ERP. Musi natomiast uwzględniać koszty jego dalszego utrzymania oraz rozwoju. Firma powinna zatem wybrać rozwiązanie, które pozwoli jej zminimalizować kolejne inwestycje w system. Dlatego tak ważne jest przeanalizowanie tego, jak wraz z rozwojem firmy, będzie rozwijał się nasz system ERP i jakich nakładów finansowych będzie on wymagał od nas w przyszłości.
Możliwości rozwoju systemu ERP
Patrzenie w przyszłość to niezwykle ważny, a tymczasem często pomijany aspekt doboru oprogramowania dla biznesu. Przedsiębiorca powinien zadać sobie następujące pytania: Jak moja firma będzie wyglądać za 2, a jak za 5 lat? Jakie rozwiązania będą mi wtedy potrzebne? Czy dostawca będzie w stanie mi je dostarczyć? Czy dysponuje odpowiednimi zasobami i potencjałem?
Dostosowania systemu do zmian prawnych
Kolejnym ważnym aspektem jest dostosowanie rozwiązania ERP do zmian prawnych. Czy dostawca zapewnia je na czas i w ramach pakietu? Czy ogranicza się jedynie do głównych ustaw, a za pozostałe aktualizacje firma musi dodatkowo zapłacić. Nie wszyscy dostawcy systemów ERP na polskim rynku są w stanie zapewnić ciągłą zgodność oprogramowania z burzliwie zmieniającymi się przepisami prawa, w związku z tym kluczowe jest wybranie takiego dostawcy systemu, który zagwarantuje nam w ramach umowy serwisowej cykliczne aktualizacje systemu.
System ERP, a zmiany w firmie
Każda organizacja doświadcza zmian. Jeśli system i procesy nie są zaprojektowane tak, aby je wspierać, może się to niekorzystnie odbić na operacyjnej stronie biznesu. Przedsiębiorca powinien upewnić się, czy system ERP jest w stanie łatwo zaadoptować się do zmian w organizacji (np. restrukturyzacja, przemodelowanie obiegu informacji etc.)
Oprogramowanie ERP a Obsługa Klienta
Wdrożenie systemu ERP to wieloetapowy proces wymagający bieżących konsultacji, dlatego warto sprawdzić jakie wsparcie oferuje dostawca w tym obszarze. Czy posiada zespół wykwalifikowanych konsultantów, którzy są gotowi każdej chwili pomóc w rozwiązaniu ewentualnego problemu z nowym oprogramowaniem?
