Najważniejsze funkcje, jakie powinien dostarczać system HR

Zgodnie z raportem firmy PWC “Hopes and Fears” jednym z najważniejszych elementów sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa jest transformacja cyfrowa działów HR. W celu sprostania nowym zadaniom firma musi posiadać nowoczesny system HR, który umożliwi automatyzację procesów, pozwoli na wyjście naprzeciw oczekiwaniom pracowników oraz umożliwi efektywne wykorzystywanie danych przy podejmowaniu decyzji biznesowych.  

Jakie cechy powinno posiadać w sobie narzędzie HR aby spełnić rosnące wobec niego oczekiwania? Zastanowimy się nad tym zagadnieniem w dalszej części artykułu.

System HR odpowiedzią na zmiany w modelu pracy

Pandemia Covid-19 oraz praca zdalna na wielu przedsiębiorstwach poniekąd wymusiła i przyśpieszyła zmiany w zakresie automatyzacji procesów HR. Wiele firm zauważyło potrzebę posiadania dopasowanego do dzisiejszych realiów narzędzia HR. Według organizacji Forrester 60% spółek będzie pracowało zgodnie z modelem pracy hybrydowej. Wpływ na tę decyzję miały również nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej wpisane na stałe do Kodeksu pracy w 2023 r. 

Coraz częściej pracujemy z domu, w organizacjach rozproszonych, dlatego nowoczesny system HR musi zapewniać kompleksową obsługę pracowników i pomagać w digitalizacji oraz usprawnieniu procesów. Powinien on być czymś więcej niż tylko narzędziem do naliczania płac, dzisiaj to także narzędzie do komunikacji z pracownikami czy źródło analitycznej wiedzy. Najważniejsze funkcje aplikacji do zarządzania HR 

Wersja mobilna i nieograniczony dostęp. Według badań przeciętna osoba patrzy na telefon aż 50 razy dziennie. Pracownicy oczekują procesów HR, które będą prostsze i bardziej intuicyjne, a przede wszystkim zawsze „pod ręką”. W tym celu niezbędny jest portal pracowniczy dostępny 24/7 na telefonie komórkowym, który pozwoli im nie tylko na złożenie wniosku urlopowego on-line, ale także na weryfikację swoich danych czy dostęp do raportów. 

Analiza danych. Niezwykle istotnym elementem systemu HR jest również jego część pozwalająca na analizę danych. Chcemy poznać fluktuację wśród naszych pracowników, zaplanować budżet wynagrodzeń, jak również sprawdzić, jak wygląda poziom zaangażowania osób zatrudnionych w naszej firmie. Narzędzie do weryfikacji danych jest także cennym źródłem wiedzy dla kierowników zespołów, dzięki której mogą podejmować działania najkorzystniejsze dla rozwoju przedsiębiorstwa. Niekiedy wyzwaniem dla liderów, mimo najlepszych intencji z ich strony, jest wyeliminowanie stronniczego myślenia. Dostęp do wiarygodnych danych pozwoli im na korzystne decyzje i spójne zarządzanie.

Continuous feedback. Oprócz elementów „twardego” HR ogromne znaczenie ma również miękka cześć zarządzania kapitałem ludzkim. Chcemy znać opinie pracowników, wychodzić naprzeciw ich oczekiwaniom, ale także wspomóc menadżerów w uzyskiwaniu feedbacku na temat swoich podwładnych, czy przeprowadzaniu rozmów z nimi. To również wyzwanie dla systemu HR. 

Najnowszym trendem w świecie HR jest tzw. continuous feedback, czyli konstruktywna informacja zwrotna, co daje nam możliwość szybkiej reakcji i bycia na bieżąco z tym, co dzieje się w naszym zespole czy firmie. Popularne stało się również przeprowadzanie krótkich ankiet pracowniczych, które pozwalają podejmować odpowiednie decyzji. Jest to kolejna ważna część w nowoczesnym systemie HR.

Bezpieczeństwo informacji. W dzisiejszych czasach coraz więcej danych przekazujemy on-line, dlatego zasadniczą kwestią staje się bezpieczeństwo informacji. Narzędzie HR musi nam gwarantować pewność, że nasze dane są bezpieczne. Zaawansowane funkcjonalności z zakresu RODO to podstawa do prawidłowego funkcjonowania systemu HR. Chcemy, żeby nasze dane znajdowały się w jednym miejscu, stąd popularność rozwiązań „cloud based”, czyli w chmurze. Odpowiednie zabezpieczenia i weryfikacje logowania systemu pozwalają na swobodę pracy bez ryzyka wycieku danych.

AI. Sztuczna inteligencja i machine learning nie są już tylko elementami, które kojarzą się z filmami science fiction, są już nową rzeczywistością. Jest to kolejne wyzwanie dla świata HR oraz firm tworzących oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi. Zastosowanie AI pozwoli na jeszcze lepsze analizy, sposoby komunikacji z pracownikiem czy zastosowanie najlepszych rozwiązań i procesów. To następna lekcja do odrobienia dla systemów HR.

Jeśli chcesz się dowiedzieć, jak tym wyzwaniom sprostała Unit4 Teta i jak powyższe elementy zostały wdrożone w naszym oprogramowaniu, zapraszamy do zapoznania się z naszymi produktami: Pakietu Teta.