Teta ME - system HR self-service dla pracowników i menedżerów

Wniosek urlopowy, pytanie o pasek wynagrodzenia, zmiana numeru rachunku bankowego, sprawdzenie grafiku, rozliczenie delegacji. Każda z tych spraw zajmuje tylko chwilę. Problem pojawia się wtedy, gdy w organizacji zatrudniającej setki lub tysiące osób wszystkie trafiają bezpośrednio do działu HR - najczęściej w wiadomościach e-mail, telefonicznie lub na papierowych formularzach.

Zespół kadrowy zaczyna wtedy pełnić funkcję punktu informacyjnego, a pracownicy czekają na odpowiedzi dotyczące spraw, które mogliby sprawdzić lub załatwić samodzielnie. Rozwiązaniem jest system HR self service dla pracowników, który udostępnia potrzebne informacje i procesy bezpośrednio osobom zatrudnionym oraz ich menedżerom.

Tak działa Teta ME – platforma samoobsługi pracowniczej zintegrowana z systemem Teta HR.

Czym jest system HR self-service?

System HR self-service, nazywany również portalem pracowniczym lub rozwiązaniem Employee Self-Service, pozwala pracownikom samodzielnie realizować wybrane sprawy kadrowe. Zamiast wysyłać wiadomość do HR, wypełniać papierowy formularz albo pytać o aktualny stan wniosku, użytkownik korzysta z jednego cyfrowego środowiska.

Może w nim sprawdzić swoje dane, pobrać dokument, złożyć wniosek lub zgłosić zmianę. Menedżer otrzymuje natomiast dostęp do procesów związanych z zarządzaniem zespołem, takich jak akceptowanie wniosków, planowanie czasu pracy czy monitorowanie nieobecności.

Self-service nie oznacza przeniesienia odpowiedzialności działu kadr na pracownika. Jego celem jest udostępnienie użytkownikowi tych informacji i działań, które dotyczą bezpośrednio jego sytuacji. HR nadal odpowiada za prawidłowy przebieg procesów, ale nie musi ręcznie pośredniczyć w każdej, nawet najprostszej sprawie.

Dlaczego samoobsługa pracownicza staje się standardem?

W życiu prywatnym wiele spraw załatwiamy już samodzielnie i online - korzystamy z bankowości elektronicznej, aplikacji zakupowych czy portali urzędowych. Podobnej dostępności oczekujemy również w miejscu pracy.
Pracownik chce wiedzieć, ile dni urlopu pozostało mu do wykorzystania, kiedy jego wniosek zostanie zaakceptowany i gdzie może znaleźć dokument PIT-11. Nie chce natomiast zastanawiać się, do kogo powinien napisać ani czy odpowiedź otrzyma jeszcze tego samego dnia.

Brak samoobsługi ma również konsekwencje dla HR. Każde pytanie o grafik, wynagrodzenie lub status wniosku to kolejne przerwanie pracy specjalisty. Pojedyncza sprawa może zająć kilka minut, ale w skali całej organizacji powstają z tego dziesiątki godzin przeznaczanych na powtarzalną komunikację.

Portal pracowniczy porządkuje ten proces. Zapewnia użytkownikom stały dostęp do informacji, a HR pozwala skupić się na zadaniach wymagających wiedzy, analizy i kontaktu z człowiekiem.

Jak Teta ME współpracuje z Teta HR?

Teta ME, czyli Teta Mobile Edition, jest integralną częścią rozwiązania Teta HR. Rozszerza dostęp do procesów kadrowo-płacowych na pracowników i menedżerów, umożliwiając im inicjowanie spraw, przekazywanie danych oraz korzystanie z dokumentów udostępnionych przez organizację.

Teta HR stanowi zaplecze dla procesów kadrowych i płacowych, natomiast Teta ME udostępnia wybrane funkcje ich uczestnikom. Informacja wprowadzona przez pracownika może trafić bezpośrednio do właściwego procesu i odpowiedniej osoby, bez przepisywania danych z wiadomości e-mail lub papierowego formularza.

Platforma jest dostępna z urządzeń wyposażonych w przeglądarkę internetową – komputera, smartfona lub tabletu. Pracownik nie musi więc znajdować się przy firmowym stanowisku, aby sprawdzić grafik, złożyć wniosek czy pobrać dokument. Aktualny zakres rozwiązania opisuje strona Kadry i Płace – Teta HR i Teta ME.

Jakie sprawy pracownik może obsłużyć w Teta ME?

Urlopy, nieobecności i czas pracy

Jednym z najczęściej wykorzystywanych obszarów self-service jest obsługa urlopów. Pracownik może sprawdzić przysługujący mu wymiar, zweryfikować liczbę pozostałych dni i godzin, zaplanować wypoczynek oraz przesłać wniosek do akceptacji.

Teta ME umożliwia również wgląd do grafiku i rozliczenia czasu pracy. Użytkownicy mogą zgłaszać zdarzenia wpływające na miesięczny bilans, w tym pracę zdalną, delegacje czy wyjścia prywatne i służbowe. System wspiera także procesy dotyczące nadgodzin oraz odbioru czasu wolnego.

Dzięki temu informacje potrzebne do rozliczenia pracy nie są rozproszone między korespondencją, arkuszami i papierowymi dokumentami.

Paski wynagrodzeń, PIT-y i dokumenty kadrowe

Pytania dotyczące wynagrodzeń i dokumentów należą do najczęściej kierowanych do działu HR. Teta ME zapewnia pracownikowi dostęp online do pasków wynagrodzeń, informacji o składnikach pensji oraz dokumentów PIT.

Pracownik może samodzielnie pobrać swój PIT i potwierdzić jego odbiór. Może również uzyskać dostęp do udostępnionych dokumentów kadrowych i własnej dokumentacji bez konieczności umawiania wizyty w HR.

Dla organizacji oznacza to sprawniejszą dystrybucję dokumentów, a dla pracownika – możliwość sięgnięcia po potrzebne informacje wtedy, gdy rzeczywiście ich potrzebuje.

Aktualizacja danych i wnioski pracownicze

Zmiana adresu, numeru rachunku bankowego czy danych związanych z ubezpieczeniem nie musi rozpoczynać się od wiadomości do kadr. W Teta ME pracownik może samodzielnie przekazać aktualne dane w formie elektronicznej.

Organizacja może również udostępnić własny katalog zgłoszeń i wniosków odpowiadający jej wewnętrznym procesom, na przykład wnioski związane z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych.

Samoobsługa nie tylko przyspiesza przekazywanie informacji. Ogranicza także ryzyko, że dane zostaną przesłane do niewłaściwej osoby, pozostaną w skrzynce e-mail albo będą musiały zostać ponownie przepisane.

Delegacje

Teta ME może wspierać cały proces podróży służbowej – od złożenia wniosku o delegację, przez akceptację menedżera, aż po jej rozliczenie. Pracownik uzupełnia wymagane informacje i dołącza skany faktur lub paragonów, a koszty mogą zostać przypisane do odpowiednich miejsc ich powstawania.

Ogranicza to liczbę dokumentów krążących między pracownikiem, przełożonym, HR i działem finansowym oraz ułatwia kontrolowanie statusu sprawy.

Jak Teta ME wspiera menedżerów?

Samoobsługa HR nie kończy się na pracowniku. Ważną grupą użytkowników Teta ME są menedżerowie, którzy każdego dnia podejmują decyzje dotyczące organizacji pracy swoich zespołów.

Mogą oni między innymi akceptować wnioski, planować harmonogramy, monitorować frekwencję, analizować stany urlopowe oraz uczestniczyć w procesach związanych ze zmianami zatrudnienia. Elektroniczne wnioski menedżerskie pozwalają inicjować zatrudnienie pracownika, przedłużenie umowy czy zmianę jej warunków.

Informacje potrzebne do podjęcia decyzji znajdują się w jednym środowisku. Menedżer nie musi tworzyć własnych arkuszy ani czekać, aż HR przygotuje kolejne zestawienie. Jednocześnie proces zachowuje ustaloną ścieżkę akceptacji i trafia do właściwych osób.

Co zyskuje dział HR i cała organizacja?

Korzyści z wdrożenia Teta ME są widoczne na kilku poziomach:

Pracownik - Szybki dostęp do danych i dokumentów, możliwość samodzielnego składania wniosków,
większa przejrzystość procesów

Menedżer - Sprawniejsza akceptacja wniosków, dostęp do informacji o zespole, wsparcie planowania
i rozliczania czasu pracy

Dział HR - Mniej powtarzalnych pytań i ręcznego przepisywania danych, uporządkowany obieg informacji,
więcej czasu na zadania eksperckie

Organizacja - Standaryzacja procesów, sprawniejsza komunikacja, łatwiejsze skalowanie obsługi HR
i lepsze doświadczenia pracowników

Najważniejszą zmianą nie jest jednak samo zastąpienie papierowego wniosku formularzem elektronicznym. Prawdziwa wartość pojawia się wtedy, gdy cały proces staje się spójny:
pracownik inicjuje sprawę, menedżer podejmuje decyzję, HR otrzymuje komplet informacji,
a użytkownik może monitorować jej realizację.

Tak zaprojektowany self-service ogranicza liczbę zbędnych punktów kontaktu, ale nie eliminuje relacji z HR. Przeciwnie -
pozwala zespołowi kadrowemu poświęcić więcej uwagi sytuacjom, w których pracownik rzeczywiście potrzebuje rozmowy
i specjalistycznego wsparcia.

Self-service a employee experience

Doświadczenie pracownika nie jest budowane wyłącznie podczas onboardingu, spotkań integracyjnych czy rozmów rozwojowych. Wpływają na nie także drobne, codzienne kontakty z organizacją.

Jeżeli prosty wniosek wymaga kilku wiadomości i ponagleń, pracownik odczuwa frustrację. Jeżeli może załatwić sprawę samodzielnie, widzi jej status i ma dostęp do potrzebnych dokumentów, organizację postrzega jako uporządkowaną i nowoczesną.

Teta ME zmniejsza liczbę takich punktów tarcia. Nie oznacza to, że technologia sama zbuduje pozytywne doświadczenia zatrudnionych. Może jednak usunąć wiele przeszkód, które niepotrzebnie komplikują ich codzienną pracę. Więcej o tym obszarze piszemy w artykule Jak poprawić employee experience w dziale HR?

Jak przygotować firmę do wdrożenia self-service?

Samo uruchomienie portalu nie wystarczy, jeżeli procesy pozostaną nieczytelne, a pracownicy nie będą wiedzieli, w jaki sposób korzystać z nowych możliwości. Dlatego przygotowania warto oprzeć na kilku krokach:

1.    Zidentyfikuj najczęstsze sprawy kierowane do HR. Najlepszym punktem wyjścia są procesy powtarzalne i angażujące wiele osób, takie jak urlopy, dokumenty płacowe czy aktualizacja danych.
2.    Uporządkuj przebieg procesów. Przed digitalizacją trzeba określić, kto inicjuje sprawę, kto ją akceptuje, jakie dane są wymagane i na jakim etapie angażuje się HR.
3.    Dopasuj zakres dostępu do roli użytkownika. Pracownik, menedżer i specjalista HR potrzebują innych informacji oraz uprawnień.
4.    Zadbaj o prostą komunikację. Użytkownicy powinni wiedzieć, jakie sprawy mogą od tej pory załatwiać samodzielnie i gdzie znajdą potrzebne funkcje.
5.    Obserwuj wykorzystanie rozwiązania. Liczba zgłoszeń do HR, czas obsługi wniosków oraz aktywność użytkowników pokażą, które procesy zostały skutecznie usprawnione, a które wymagają dalszych zmian.

Wdrożenie self-service warto traktować jako zmianę sposobu obsługi pracowników, a nie tylko instalację kolejnego narzędzia.

Dla jakich organizacji przeznaczona jest Teta ME?

Teta ME sprawdzi się przede wszystkim w średnich i dużych organizacjach, w których liczba pracowników, lokalizacji lub modeli czasu pracy utrudnia bezpośrednią obsługę każdej sprawy przez dział HR.

Rozwiązanie może mieć szczególne znaczenie w firmach o rozproszonej strukturze, zatrudniających pracowników biurowych, mobilnych, zmianowych lub pracujących w różnych oddziałach. Dostęp przez komputer, smartfon i tablet pozwala włączyć w cyfrowe procesy również osoby, które nie korzystają na co dzień ze stałego stanowiska komputerowego.

Teta ME wspiera także organizacje, które chcą ograniczyć papierowy obieg dokumentów, uporządkować procesy kadrowe oraz rozwijać samoobsługę bez tworzenia oddzielnych narzędzi dla każdego obszaru HR.

Teta ME - HR dostępny wtedy, gdy jest potrzebny

Nowoczesny system HR powinien wspierać nie tylko specjalistów kadrowo-płacowych. Powinien również ułatwiać codzienną pracę osobom zatrudnionym i ich przełożonym.

Teta ME zapewnia pracownikom i menedżerom dostęp do procesów HR z komputera oraz urządzeń mobilnych. Pozwala samodzielnie składać wnioski, sprawdzać czas pracy, aktualizować dane, pobierać dokumenty i monitorować realizację spraw. Dział HR otrzymuje natomiast uporządkowane informacje i odzyskuje czas przeznaczany wcześniej na powtarzalną obsługę administracyjną.

Nie chodzi więc wyłącznie o to, aby procesy odbywały się szybciej. Chodzi o stworzenie środowiska, w którym każdy uczestnik procesu ma dostęp do właściwych informacji i może sprawnie wykonać swoją część zadania.

Chcesz sprawdzić, jak Teta ME może usprawnić obsługę pracowników i menedżerów w Twojej organizacji?
Poznaj możliwości Teta HR i Teta ME i umów prezentację rozwiązania.

FAQ

Co to jest Teta ME?
Teta ME, czyli Teta Mobile Edition, to platforma self-service dla pracowników i menedżerów, stanowiąca integralną część rozwiązania Teta HR. Umożliwia realizowanie wybranych procesów HR przez przeglądarkę internetową.
Czy Teta ME działa na smartfonie?
Tak. Teta ME jest dostępna z urządzeń posiadających połączenie z Internetem i nowoczesną przeglądarkę, w tym ze smartfonów, tabletów oraz komputerów.
Jakie dokumenty pracownik może znaleźć w Teta ME?
W zależności od zakresu funkcji udostępnionych przez organizację pracownik może uzyskać dostęp między innymi do pasków wynagrodzeń, dokumentów PIT oraz własnych dokumentów kadrowych.
Czy przez Teta ME można składać wnioski urlopowe?
Tak. Pracownik może sprawdzić przysługujący mu wymiar urlopu, zaplanować nieobecność i przesłać elektroniczny wniosek do akceptacji.

Czy Teta ME jest przeznaczona tylko dla pracowników?
Nie. Z rozwiązania korzystają również menedżerowie. Teta ME wspiera ich między innymi w akceptowaniu wniosków, planowaniu i rozliczaniu czasu pracy, monitorowaniu danych o zespole oraz inicjowaniu wybranych procesów kadrowych.
Jak Teta ME odciąża dział HR?
Platforma pozwala pracownikom samodzielnie wykonywać wiele podstawowych działań oraz przekazuje dane bezpośrednio do odpowiednich procesów. Ogranicza to liczbę powtarzalnych pytań, ręczne przepisywanie informacji i obsługę papierowych formularzy.