Wdrożenie systemu ERP

Wdrożenie systemu ERP (ang. Enterprise Resource Planning – planowanie zasobów przedsiębiorstwa) w organizacji niesie za sobą wiele korzyści. System ten integruje dane i jest źródłem wiedzy z różnych obszarów działalności przedsiębiorstwa czy grupy kapitałowej. W dużych firmach pozwala na obniżenie kosztów działalności i poprawienie przepływu informacji, a także standaryzuje procesy. 

System ERP zapewnia znaczącą poprawę wydajności, produktywności i jakości usług przy jednoczesnym zwiększeniu efektywności podejmowania decyzji. Do głównych korzyści ERP zalicza się: 

• automatyzację i integrację procesów biznesowych, 
• dostępność spójnych danych i standaryzację procesów biznesowych w całej organizacji,
• generowanie informacji w czasie rzeczywistym. 

Korzyści płynące z wdrożenia systemu ERP można pogrupować w następujące kategorie: 

• poprawa przepływu informacji między jednostkami w wyniku standaryzacji i integracji działań
• zmniejszenie kosztów utrzymania poprzez centralizację działań administracyjnych: płatności, płace, księgowość (zobacz nasz artykuł o różnicach między oprogramowaniem ERP a systemem księgowym),
• zwiększenie możliwości wprowadzania nowych funkcjonalności oraz przekształcenie nieefektywnych procesów biznesowych w sprawdzone procesy (ang. best practice – dobre praktyki). 
   

Czynniki sukcesu w procesie wdrożenia systemu klasy ERP

Proces doboru systemu ERP jest kluczowym etapem i powinien być przeprowadzany przez specjalnie powołany zespół. 

Wybór tego rozwiązania musi być uwarunkowany jego dopasowaniem do ogólnej strategii przedsiębiorstwa, uwzględniając najdokładniejsze pokrycie istniejących procesów biznesowych jak i możliwość integracji z specjalizowanymi systemami, które często nie wchodzą w skład głównego systemu ERP. W początkowej fazie tego procesu należy zdefiniować budżet, ramy czasowe, cele i oczekiwane rezultaty, a także zadbać o zapewnienie rzetelnych danych biznesowych w organizacji. 

Poza dopasowaniem systemu ważna jest również stabilność i historia dostawcy, wsparcie we wdrożeniu, możliwość aktualizacji systemu ERP również pod kątem lokalnych przepisów, poziom wsparcia po wdrożeniu.

Zaangażowanie i wsparcie najwyższego kierownictwa

Zaangażowanie i wsparcie kierownictwa firmy powinno być widoczne na każdym etapie wdrożenia systemu ERP – od inicjacji wdrożenia po udział w implementacji i uruchomieniu systemu. We wstępnej fazie projektu zarząd powinien przeprowadzić analizę korzyści biznesowych, zdefiniować misję i zakres prac, zapewnić zasoby do jego realizacji, a także stale monitorować postępy. Kierownictwo powinno także zachęcać podwładnych do aktywnego korzystania z systemu. 

Zadaniem kadry kierowniczej jest też zarządzanie pojawiającymi się w trakcie każdego wdrożenia problemami, od ich sprawnego działania często zależy sukces wdrożenia. 

Zarządzanie zmianami

Struktura organizacyjna i procesy występujące w przedsiębiorstwie często nie są tożsame z tymi oferowanymi przez system ERP. W związku z tym ERP narzuca procesy i sposoby postępowania, wypracowane jako dobre praktyki. Dlatego ważne jest, aby przygotować organizację na zmiany nie tylko technologiczne, ale też organizacyjne. Szacuje się, że 50% przedsiębiorstw, które wdrożyły system ERP nie osiągnęło zamierzonych korzyści, ponieważ menadżerowie nie skupiali się na skutecznym zarządzaniu zmianą. Umiejętność zarządzania zmianami oraz gotowość do niej, jak również akceptacja nowych technologii jest kluczowa w procesie implementacji systemu ERP.

Zarządzanie projektem

Skuteczne zarządzanie projektem obejmuje: jasną definicję celów, rozwój zarówno planu pracy jak i zasobów wraz ze starannym śledzeniem jego postępów. Zakres projektu, jakim jest wdrożenie systemu ERP, powinien być jasno określony na samym początku i identyfikować wybrane obszary do implementacji. W sytuacji, kiedy przedsiębiorstwo decyduje się na wdrożenie standardowego rozwiązania ERP bez większych modyfikacji, minimalizuje to potrzebę dostosowania systemu do procesów biznesowych wewnątrz organizacji. To z kolei spowoduje zmniejszenie projektu, pozwalając na zachowanie przyjętego harmonogramu realizacji.

Skład zespołu ERP

Zespół projektowy należy powołać jeszcze przed rozpoczęciem procesu wdrożenia. W jego skład powinni wchodzić zarówno przedstawiciele przedsiębiorstwa, są to zazwyczaj członkowie zarządu, kierownik projektu i kierownicy poszczególnych obszarów merytorycznych (finanse, zakupy, produkcja, magazyny, sprzedaż, HR itp.) tzw. osoby wiodące, a także specjaliści z firmy dostarczającej rozwiązanie ERP czyli odpowiednio członkowie zarządu, kierownik projektu i konsultanci merytoryczni. 

Ważne jest, aby dostawca miał w swoim zespole doświadczonych kierowników projektów wraz z doświadczonym merytorycznym zespołem konsultantów. Unit4 Teta wypracowała własną metodologię wdrożenia, opartą na wieloletnim doświadczeniu. Kadra kierownicza i konsultanci to wykwalifikowani specjaliści w swojej branży, którzy służą pomocą podczas skomplikowanego procesu jakim jest wdrożenie systemu ERP. 

Dobór zespołu jest momentem krytycznym, ponieważ osoby te będą odpowiedzialne za stworzenie wstępnego jak i szczegółowego harmonogramu projektu, przypisując wykonywanie zadań poszczególnym osobom i określając terminy realizacji. Członkowie zespołu powinni traktować wdrożenie systemu ERP jako priorytet i ich codzienne obowiązki nie powinny zakłócać pracy nad projektem.

Szkolenia użytkowników 

Zintegrowane systemy wykorzystywane w poszczególnych obszarach przedsiębiorstwa wymagają przeszkolenia dużej części pracowników w zakresie różnych umiejętności. Dodatkowo, szkolenia są zwykle bardziej skuteczne, jeśli są ściśle dopasowane do wymagań poszczególnych grup użytkowników. Ponadto powinny odbywać się na początku procesu wdrożenia, jak i w trakcie i obejmować rozwój umiejętności związanych z wykonywaniem codziennych zadań. Pozwala to na zapewnienie wiedzy menadżerom i pracownikom o funkcjonowaniu systemu, co jest niezbędne do efektywnego wdrożenia poszczególnych jego funkcjonalności.

Testy systemu

Obowiązkowym etapem każdego wdrożenia są testy przeprowadzone po procesie parametryzacji i szkolenia użytkowników. Weryfikują one kwestie funkcjonalne systemu. Na tym etapie można wychwycić nieprawidłowości w wymodelowanych procesach systemowych i dokonać ewentualnych korekt.

Wiele przedsiębiorstw wykorzystuje system ERP jako narzędzie do osiągnięcia strategicznej przewagi konkurencyjnej. Pomimo wielu zalet systemów ERP jego implementacja nie jest prosta i wiąże się z dużym ryzykiem. Dlatego ważne jest, aby przez tę drogę przejść z dostawcą, jakim jest Unit4 Teta, który posiada dużą wiedzę i doświadczenie w tworzeniu systemów klasy ERP oraz w skutecznym ich wdrażaniu.

Dzięki oprogramowaniu Teta ERP, służącemu do planowania zasobów przedsiębiorstwa, możesz zaoferować pracownikom nie tylko lepsze miejsce pracy, ale także bardziej efektywne sposoby jej wykonywania. Pozwoli to Twoim pracownikom skupić się na tym, co ważne: sukcesie zarówno personalnym jak i biznesowym.

Zobacz również nasze artykuły:

System ERP dla branży produkcyjnej: https://teta.unit4.com/pl/blog/system-erp-dla-branzy-produkcyjnej

System ERP w logistyce: https://teta.unit4.com/pl/blog/system-erp-w-logistyce