System księgowy vs oprogramowanie ERP: różnice i zalety

Gdy rozpoczynasz swoją cyfrową transformację uaktualnianie narzędzi księgowych prawdopodobnie jest na twoim radarze. Kluczowe pytanie, które należy sobie wówczas zadać, brzmi: czy zdecydować się na nowy system księgowy, czy rozważyć oprogramowanie do Planowania Zasobów Przedsiębiorstwa (ERP)? Chociaż systemy księgowe i oprogramowanie ERP mają pewne podobieństwa, posiadają również inne unikalne funkcje, które mogą przynieść wiele korzyści dla Twojej firmy.

Najpierw definicja: czym jest system księgowy?

System księgowy to zbiór zasad, procesów i technik wykorzystywanych do rejestrowania, śledzenia i raportowania transakcji finansowych. Pomaga on firmom zachować kontrolę nad swoimi finansami, identyfikować potencjalne problemy i podejmować świadome decyzje biznesowe. Wspiera w zadaniach, takich jak: księgowość, fakturowanie i raporty finansowe i koncentruje się na informacjach finansowych, czyli zobowiązaniach i należnościach.

System księgowy to dobre rozwiązanie dla małych i średnich firm, które potrzebują prostego i łatwego w obsłudze systemu do rejestrowania i raportowania transakcji finansowych.

Czym zatem jest system ERP?

Z drugiej strony, oprogramowanie ERP (Enterprise Resource Planning) oferuje kompleksowe rozwiązanie do zarządzania przedsiębiorstwem, które integruje różne procesy biznesowe w jednym systemie. Nie tylko obsługuje finanse, ale też procesy produkcyjne, sprzedażowe, logistyczne i zasobów ludzkich. System ERP zapewnia całościowy wgląd w procesy i dane firmy, umożliwiając podejmowanie świadomych decyzji. Jest on bardziej kompleksowy i przeznaczony dla większych przedsiębiorstw, które wymagają zintegrowanego podejścia do zarządzania wszystkimi aspektami swojej działalności.

Co to oznacza dla Ciebie i dla Twojej firmy?

Podstawowa różnica między systemami księgowymi a oprogramowaniem ERP polega na ich zakresie i ukierunkowaniu. Te pierwsze są specjalnie zaprojektowane do zarządzania finansami, podczas gdy to drugie oferuje szerszy zakres możliwości zarządzania procesami biznesowymi. Oznacza to, że system ERP będzie zazwyczaj posiadał bardziej rozbudowane funkcje zarządzania operacyjnego oraz oczywiście finansami.

Opcje dostosowywania to kolejna kluczowa różnica. Systemy księgowe są zwykle elastyczniejsze, co pozwala firmom dostosować je do swoich specyficznych potrzeb. Systemy ERP, choć zazwyczaj nieco sztywne, oferują bardziej usprawnione i zorganizowane podejście do zarządzania procesami biznesowymi.

Systemy księgowe są tańsze i przez to dostępne, szczególnie dla mniejszych firm lub tych z ograniczonym budżetem. Są one również tradycyjnie łatwiejsze w konfiguracji i użytkowaniu w porównaniu do systemów ERP. Jednak pojawienie się rozwiązań typu Software as a Service (SaaS) sprawiło, że platformy ERP stały się znacznie prostsze do uruchomienia niż miało to miejsce kilka lat temu. 

Z kolei systemy ERP zapewniają kompleksowe rozwiązanie do zarządzania firmą, służąc jako „jedno źródło prawdy”, które integruje informacje z różnych działów i procesów. Umożliwia to bardziej całościowe spojrzenie na działalność firmy, ułatwiając identyfikację obszarów wymagających poprawy i podejmowanie świadomych decyzji. Platformy ERP oferują również zaawansowane funkcje zarządzania łańcuchem dostaw czy zarządzania relacjami z klientami, które mogą pomóc usprawnić operacje i poprawić wyniki finansowe.

Co więcej, systemy ERP mogą zwiększyć bezpieczeństwo danych poprzez centralizację wszystkich informacji w firmie, ułatwiając ich zabezpieczenie i ochronę przed nieautoryzowanym dostępem. Jest to szczególnie istotne dla firm przetwarzających wrażliwe dane, takie jak finansowe.

Wreszcie, systemy ERP mogą pomóc firmom obniżyć koszty IT i usprawnić operacje, a także wyeliminować potrzebę stosowania wielu oddzielnych rozwiązań, co prowadzi do obniżenia kosztów IT. Zaawansowane funkcje, takie jak inteligentna automatyzacja procesów, zmniejszają również obciążenie zespołów finansowych i kadrowych, umożliwiając im skupienie się na pracy o wyższej wartości dla organizacji i pomagając Twojej firmie bardziej elastycznie i z większą odpornością reagować na zmiany rynkowe lub globalne zmiany gospodarcze.

System ERP obejmuje szeroki zakres procesów biznesowych, integrując różne działy i funkcje organizacji w jednym kompleksowym systemie, co jest niezbędne dla dużych organizacji, aby mogły sprawnie funkcjonować. 

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Wdrożenie systemu ERP to wieloetapowy proces wymagający bieżących konsultacji, dlatego warto wybrać sprawdzonego dostawcę. W Unit4 Polska Od ponad 35 lat z sukcesami wdrażamy nasze nowoczesne rozwiązania w firmach i instytucjach działających w Polsce. 

Dzięki naszemu oprogramowaniu Teta ERP, służącemu do planowania zasobów przedsiębiorstwa, możesz zaoferować swoim pracownikom nie tylko lepsze miejsce pracy, ale także lepsze sposoby jej wykonywania. Pozwoli to Twoim pracownikom skupić się na tym, co ważne: obopólnym sukcesie.   

Odwiedź naszą stronę i dowiedz się więcej: https://teta.unit4.com/pl/rozwiazania/erp-oraz-planowanie-finansowe