Przejdź do treści

Automatyzacja procesu digitalizacji w praktyce

Transformacja cyfrowa w dziale HR wiąże się z przekształceniem tysięcy dokumentów papierowych na formę elektroniczną. Czynności te są czasochłonne i mogą zająć nawet kilka miesięcy. Jak przyśpieszyć i usprawnić ten proces? 

Oprogramowania bazujące na technologii OCR i machine-learning automatyzują digitalizację i przyśpieszają prace. Aby wszystko przebiegało sprawnie, warto odpowiedzieć sobie na pytanie: co praktycznie oznacza automatyzacja zmiany formy dokumentacji i jak się do niej przygotować?

Proces digitalizacji

Jednym z głównych pojęć dotyczących digitalizacji dokumentów jest „odwzorowanie cyfrowe”, co oznacza zapisanie kopii treści nieelektronicznych w postaci cyfrowej. Forma ta umożliwia zapoznanie się z dokumentem bez konieczności dostępu do papierowego pierwowzoru.

Decydując się na digitalizację, firmy stają przed wyzwaniem przeniesienia ogromnej liczby dokumentacji na formę elektroniczną. Należy wówczas zeskanować każdy papier osobno i nanieść na niego ręcznie metadane. Prawo wymaga, by dokument cyfrowy zawierał cztery ważne dane: 
 

  • identyfikator teczki pracownika, 

  • numer dokumentu, 

  • typ dokumentu,

  • datę dokumentu.

Jest to kilka informacji, jednak, kiedy teczek są tysiące i każda ma po setki stron – manualny proces uzupełniania danych jest czasochłonny. Odpowiedzią na ten problem jest oprogramowanie, które automatyzuje rozpoznawanie metadanych i w przypadku firmy zatrudniającej 1000 pracowników może skrócić digitalizację nawet do miesiąca! 

Program sam rozpoznaje pierwszą i ostatnią stronę, wykrywa typ dokumentu i wyszukuje datę powstania. Jeżeli wskażemy pracownika, dla którego tworzone jest odwzorowanie, to w takim procesie możemy jednorazowo zeskanować całą teczkę, a rozdzieleniem dokumentów i opisaniem wersji elektronicznych zajmie się automat.

Przygotowanie do procesu skraca czas pracy

Odpowiednie przygotowanie dokumentacji to kluczowy parametr, który umożliwi skrócenie czasu w procesie digitalizacji. Z tego też względu należy opracować w firmie wewnętrzne szablony dokumentów z jasno określonym miejscem na datę oraz ze szczególną dbałością o wyraźne pismo. Warto zwrócić uwagę na te kwestie, ponieważ system OCR gorzej sobie radzi z rozpoznawaniem pisma ręcznego. Firmy, które już wcześniej stosowały standardowe szablony, teraz mają ułatwiony proces digitalizacji części B akt osobowych, gdzie gromadzone są dokumenty z bieżącego zatrudnienia.

Warto wyeliminować również fizyczne przeszkody, które mają wpływ na przebieg digitalizacji. Przy nowopowstających dokumentach nie należy używać zszywek, ponieważ znacząco utrudnia to proces skanowania. Nie powinno się również kleić kartek (np. dokument w formacie A5 na kartce formatu A4), gdyż wtedy skanery mają problem z interpretacją treści. 

Jeżeli te wymagania zostaną spełnione, proces digitalizacji ograniczy się jedynie do fizycznego dostarczenia dokumentu do skanera. Takie przygotowanie akt pracowników pozwoli na automatyczne odczytanie danych, a digitalizacja nie powinna sprawić większych problemów.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat automatyzacji zmiany formy dokumentacji, zapraszamy do posłuchania podcastu z Michałem Wosiem z firmy CodeRed, specjalizującej się w rozwijaniu oprogramowania bazującego na technologii OCR i machine-learning.

Posłuchaj podcastu

Digitalizacja przy tysiącach teczek to proces bardzo czasochłonny. Możemy estymować, że jest to dodatkowy etat – jedna osoba, zatrudniona na pełnym etacie, która wykonuje tylko i wyłącznie tę czynność. Dlatego wyszliśmy naprzeciw oczekiwaniu i stworzyliśmy oprogramowanie, które w znacznym stopniu automatyzuje ten proces.

Michał Woś

CodeRed

Posłuchaj podcastu z Michałem Wosiem