Czy kompleksowa digitalizacja jest możliwa?

Dlaczego pomimo rosnącej świadomości i popularności rozwiązań cyfrowych digitalizacja większości procesów biznesowych wciąż jest na stosunkowo niskim poziomie zainteresowania? Okazuje się, że jedną z podstawowych barier dla przedsiębiorców w tym zakresie jest niedobór specjalistów. Kolejne czynniki to niedostosowane prawo oraz brak udanych przykładów wdrożeń. 

Do takich wniosków dochodzi firma Asseco w swoim raporcie „Luka paperless i inne wyzwania na drodze cyfryzacji dokumentów w biznesie”. 

3 blokery cyfryzacji

Według badanych w raporcie przedsiębiorców za brak cyfryzacji procesów biznesowych odpowiedzialność ponoszą trzy istotne czynniki.

1. W Polsce brakuje specjalistów w zakresie cyfryzacji, digitalizacji procesów, takiego zdania jest 65% badanych. 
2. Słabe dostosowanie prawa, tak uważa 43% ankietowanych.
3. Brak dobrych, branżowych przykładów udanych cyfryzacji, które przyniosły realne korzyści firmom, o tym z kolei mówi 41% przedsiębiorców.

Sytuacja, jaka wyłania się z powyższych danych sprawia, że pogłębia się tzw. „luka paperless”, czyli stan, w którym wiele procesów odbywa się jeszcze w tradycyjnym zakresie, np. dokumentacja prowadzona jest nadal w formie papierowej, a teczki pracowników przechowywane są w tradycyjnym archiwum. Wiąże się to z dużymi kosztami ponoszonymi na wynajem pomieszczenia, czy z dużą liczbą kartek wykorzystywanych do podpisów, a także z długim czasem na procedowanie umów. 

Warto tutaj zaznaczyć, że brak narzędzi cyfrowych często jest właśnie blokerem w rozwoju firmy. Determinuje jej konkurencyjność na rynku, wpływa też na skalowalność biznesu. 
Przejście na cyfrową wersję procesów HR pozwoli dostosować się do częstych i nieustannych zmian, zachodzących nie tylko na rynku krajowym, ale i zagranicznym. Tym samym zachować ciągłość procesów biznesowych i umożliwić efektywną pracę działów administracji kadrowej bez względu na tryb pracy. Ponadto dzięki cyfryzacji firma może też zaoszczędzić i odnieść wiele korzyści, wśród których najważniejsze to:

• skrócenie czasu na procedowanie umów, wyszukiwanie dokumentów,
• zmniejszenie liczby drukowanych kartek,
• poprawa jakości teczek pracowników,
• większa wydajność i zaoszczędzony czas pracowników,
• redukcja kosztów związanych z pracą, transportem, drukiem, archiwum,
• odzyskanie powierzchni przeznaczonych na papierowe archiwa,
• satysfakcja i pozytywne opinie klientów.

Jak więc w obliczu wspomnianych wyżej barier zdecydować się na transformację cyfrową?

3 kroki do pełnej digitalizacji procesów HR w przedsiębiorstwie

Nie ulega wątpliwościom, że cyfryzacja procesów biznesowych stanowi jeden z filarów nowoczesnego i rozwijającego się przedsiębiorstwa. Dążenie do zarządzania w stylu paperless świadczy nie tylko o otwartości przedsiębiorcy w kwestii innowacyjnych narzędzi dostępnych na rynku, ale też o świadomym wyborze kierunku rozwoju organizacji. 

Tego samego zdania jest też 93% respondentów (dane z raportu Asseco). Są pewni, że wdrażanie tego rodzaju rozwiązań staje się w dzisiejszych czasach koniecznością w każdej branży. Ale „Mimo że trzy czwarte firm wdrożyło już podpis elektroniczny, to aż 78% z nich nie dysponuje platformą zarządzania dokumentami elektronicznymi” – czytamy we wspomnianym raporcie. 

A przecież digitalizacja procesów HR to nie jest tylko podpis elektroniczny, to cała gama rozwiązań usprawniających pracę menedżerów.

Krok 1 – zrozumienie 

By zmienić nastawienie konieczne jest przede wszystkim zrozumienie, czym jest digitalizacja i w jakim celu ją się wdraża? 

Digitalizacja to inaczej transformacja cyfrowa, czyli przekształcenie analogowych materiałów w ich cyfrowe odpowiedniki. Implementacja cyfrowych rozwiązań w firmie może mieć różne cele w zależności od instytucji, ale najczęściej są to: automatyzacja procesów biznesowych, zmniejszenie kosztów czy zwiększenie wydajności pracowników. 

Kluczowe rozwiązania, które umożliwiają osiągnięcie postawionych celów to: 

• E-Teczki – moduł dostępny w aplikacji Teta HR, który umożliwia prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. 
• Archiwum cyfrowe – miejsce do przechowywania e-teczek. Proces digitalizacji archiwum jest stosunkowo prosty, ale często może się wydawać czasochłonny, jednak odpowiednie przygotowanie oraz skorzystanie z usług zewnętrznej firmy pozwolą zminimalizować zakres prac.  
• Teta ME – integralna część oprogramowania Teta HR. Jest to aplikacja, która umożliwia zarówno pracownikowi jak i menedżerowi mobilny dostęp do ważnych dla nich informacji: mogą oni zawnioskować o urlop, podpisać umowę czy zarządzać czasem pracy pracowników. 

Krok 2 – prawo

Kolejny krok, to zmierzenie się z blokerem nr 2 – niedostosowaniem prawa. Wbrew pozorom prawo już od kilku lat umożliwia prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, a także podpisywania umów mobilnym podpisem kwalifikowanym. 

Jedno jest pewne – prawo bezustannie się zmienia i prawdopodobnie w kolejnych latach doczekamy się nowych regulacji, które jeszcze bardziej usprawnią pracę działów kadrowo-płacowych. W tej kwestii warto zasięgać opinii ekspertów, którzy są na bieżąco z nowelizacjami. 

Zespół Unit4, na co dzień weryfikuje aktualizacje w zakresie zmian prawnych i na bieżąco  dostosowuje oprogramowanie Teta do nowych przepisów.

Krok 3 – dobre przykłady wdrożeń

Również z naszego doświadczenia wynika, że jednym z hamulców w podjęciu decyzji o cyfryzacji jest właśnie brak dobrych przykładów z przeprowadzonych wdrożeń, a także dokładnych informacji o przebiegu tego procesu, o możliwościach, jakie wynikają z implementacji oraz o korzyściach, jakie zyska firma po przejściu na elektroniczny obieg dokumentów.  

W tym celu nagraliśmy serię podcastów „Praktycznie o digitalizacji HR” „, w której praktycy i liderzy HR odsłaniają tajniki skutecznego wdrażania digitalizacji i dzielą się swoim doświadczeniem.
W jednym z odcinków rozmawialiśmy z Martyną Bodganiuk, kierowniczką Administracji Personalnej i Płac w firmie Lotte Wedel. Z podcastu dowiesz się o tym, co zdecydowało o sukcesie wdrożenia, jaką rolę pełnią ambasadorzy zmiany i które funkcje oprogramowania wprowadzają największe, pozytywne zmiany w sposobnie działania organizacji. 

Po dokładne wskazówki, jak przygotować się do cyfrowej transformacji odsyłamy do kolejnego naszego podcastu z Tomaszem Ziębą, HR Managerem w ING Hubs Poland. Z podcastu dowiesz się, jak krok po kroku zrealizować projekt cyfryzacji działu kadr i płac, który zasłuży na medal. 

Zmiany to rozwój

Obserwując współczesną sytuację na świecie: społeczną, polityczną, klimatyczną, czy pandemiczną możemy być pewni jednego – zmian i nieprzewidywalności. Co ciekawe, jednym z czynników powiązanych z tym stanem niepewności jest rozwój narzędzi informatycznych, które dają nam możliwość dostosowywania się do świata oraz rozwoju, a co za tym idzie – przetrwania. 

Dlatego też patrząc z perspektywy czasu i doświadczenia wiemy, że remedium na ciągłe zmiany jest gotowość i otwartość na implementację innowacyjnych rozwiązań cyfrowych. 

Możemy nawet pokusić się o stwierdzenie, że każdy odpowiedzialny przedsiębiorca powinien być gotowy na ciągłą adaptację do nowych warunków. Ta elastyczność będzie kluczowa, jeśli chodzi o przyszłość organizacji i może stanowić warunek jej przetrwania.