Efektywna digitalizacja HR

Coraz więcej firm decyduje się na digitalizację. Transformacja cyfrowa to obecnie konieczność, od której zależy nie tylko wygoda pracowników, ale i wizerunek nowoczesnego przedsiębiorstwa. W tym celu niezbędna jest pełna digitalizacja działu HR, która odpowie na potrzeby zatrudnionych osób i umocni pozytywne opinie o pracodawcy.

Jednym z priorytetów podczas transformacji cyfrowej jest zmiana systemu kadrowo-płacowego. Przed rozpoczęciem jego digitalizacji warto zastanowić się, na co zwrócić uwagę, by proces przebiegł szybko i efektywnie.  

Głos użytkowników

Rozwiązania wewnątrz organizacji powinny być nowoczesne, ale też nastawione na wygodę pracowników i odpowiadające na ich potrzeby. Warto wsłuchać się w sygnały od zatrudnionych osób i wdrożyć taki system, którego funkcjonalności będą dla nich wartościowe. Dlatego rozpoczynając proces digitalizacji HR metoda User Experience może być jednym z najbardziej wartościowych narzędzi, które pomoże skorzystać z doświadczeń użytkowników systemów. 

W dużej firmie nie jest możliwe, by zapytać każdą osobę o jej doświadczenia jako użytkownika. Dobrym pomysłem jest wybranie statystycznej próbki- grup pracowników, którzy przekażą swoje doświadczenia z udziału we wskazanych procesach. Z kolei osobom, które już są chętne i chcą zaangażować się w projekt warto zaproponować zostanie ambasadorami zmiany. Ich wsparcie jest istotne w całym procesie, nie tylko podczas zbierania doświadczeń, ale również przy ocenie tego, co oferuje rynek. 

Dzięki zebraniu potrzeb zgłaszanych bezpośrednio przez pracowników, możliwe jest wdrożenie systemu i funkcjonalności, które będą wartościowe dla firmy.

Kolejny krok 

Po dokładnym zweryfikowaniu potrzeb pracowników konieczna jest analiza rynku. Należy wybrać odpowiednie funkcjonalności systemu, które rzeczywiście będą odpowiedzią na oczekiwania zainteresowanych osób i zdecydować się na konkretnego dostawcę.

Następnym etapem jest wdrożenie rozwiązania – by weryfikacja systemu przebiegła sprawnie, warto poprosić o wsparcie wszystkich działów, a w szczególności działu IT i prawnego. Kolejny krok to szkolenia: osobno dla menadżerów i osobno dla pracowników. Dlaczego osobno? Głównie po to, aby odbiorca nie nudził się i uzyskał praktyczne informacje, ważne z jego perspektywy. Webinaria, instrukcje, szczególnie w postaci krótkich filmów na temat tego, jak działają nowe systemy - są dobrym materiałem ułatwiającym poznanie systemu.

Jakie rozwiązania warto rozważyć?

Jednym z możliwych usprawnień, które ułatwią pracę zarówno działu kadrowo-płacowego jak i pracowników, jest możliwość wprowadzania elektronicznych oświadczeń dla pracowników. Dzięki temu w każdym momencie, o dowolnej porze i w dowolnym miejscu pracownicy mogą zgłaszać w systemie swoje indywidualne oświadczenia wynikające z sytuacji osobistej oraz brać udział w procesach kadrowych on-line. 

Innym przykładem jest coraz popularniejszy moduł e-Teczek, który daje pracownikom dostęp do akt osobowych online. Jest to ogromne ułatwienie zarówno dla zatrudnionych osób, które zawsze mogą mieć wgląd do swoich dokumentów, jak i dla działu kadr i płac, bo nie muszą już sięgać do wersji papierowych. 

Elastyczność i zaangażowanie

Każdy z nas ma swoje przyzwyczajenia, również w miejscu pracy. Dlatego przy każdej transformacji ważna jest otwartość na zmiany i duża elastyczność. Jednocześnie należy brać pod uwagę wszelkie spostrzeżenia i negatywne głosy ze strony pracowników. Pozwolą one rozwijać system w przyszłości oraz uniknąć pułapek, np. zbyt zawiłych procedur, które trudno zrozumieć. 

Jedno jest pewne wdrożenie wymaga dużego zaangażowania zespołu projektowego i osób współpracujących, dzięki czemu proces przechodzi sprawnie. Pełna digitalizacja – od zbierania potrzeb po końcowe wdrożenie – możliwa jest już w kilka miesięcy, pod warunkiem, że koordynator projektu jest w pełni skupiony na projekcie i moderuje poszczególne kroki, dbając o dobry przepływ informacji i dotrzymywania terminów. W tym przypadku istotne jest również wsparcie ze strony konsultantów firmy implementującej rozwiązania, którzy mogą podzielić się swoimi szerokimi doświadczeniami biznesowymi i doradzić usprawnienia, które zdały egzamin w innych firmach. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak przebiega transformacja cyfrowa, zapraszamy do posłuchania podcastu z kierowniczką Administracji Personalnej i Płac w Lotte Wedel Martyną Bogdaniuk. W 2018 r. firma zdecydowała się na pełną digitalizację HR.