Cechy dobrego systemu kadrowo-płacowego

Teta HR, Teta ME, Workforce Management, Talent Management, Handel i Dystrybucja, Produkcja, Sektor Publiczny i Edukacja, Usługi, Polska

od Zespół Unit4 Polska Czerwiec 9, 2022 | 7 min czytania

Na przestrzeni ostatnich lat można zauważyć nieustanną rewolucję technologiczną w dziale kadr. Na początku powstania działu HR specjaliści pracowali na papierze i kalkulatorze. Działy HR nie korzystały wtedy z systemów podobnych do ERP, elektronicznych baz danych czy zaawansowanej komunikacji.

Nowe technologie są coraz częściej wykorzystywane w każdym aspekcie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Obecnie zdecydowana większość firm korzysta z oprogramowania kadrowo-płacowego. Odpowiednie i efektywne systemy są niezbędne m.in. do terminowego ustalania wynagrodzeń, zarządzania czasem pracy czy tworzenia sprawozdań i raportów.

Na rynku jest wiele dostępnych rozwiązań, które mogą usprawnić naliczanie wynagrodzeń. Warto skupić się jednak na systemach, które obejmują wiele różnorodnych procesów i oferują więcej funkcji niż tylko generowanie list płac, automatyzację administrowania wynagrodzeń oraz zarządzanie podatkami. Zatem gdy decydujemy się na program kadrowo-płacowy, który ma nas wspierać w codziennej pracy, warto zwrócić uwagę, aby posiadał on wybrane cechy, które sprawią, że system jest rzeczywiście korzystny, sprawny i bezpieczny. Oprogramowanie powinno zautomatyzować czasochłonne procesy i jednocześnie oszczędzić czas pracownikom, by mogli oni skupić się na innych zadaniach.

Zatem jaki powinien być ten system, jakie cechy powinien posiadać?

Bezpieczny i zgodny z przepisami

System kadrowo-płacowy powinien być przede wszystkim bezpieczny i działać zgodnie z przepisami. System, który nie jest aktualizowany w odniesieniu do bieżących regulacji, może nam przysporzyć wiele problemów.

Warto więc wybrać rozwiązanie, który jest aktualizowany automatycznie do najnowszych regulacji prawnych, a także taki który skutecznie będzie chronił dane naszej firmy oraz ich jej pracowników. Systemy kadrowo-płacowe powinny być wyjątkowo bezpieczne, dlatego powinny posiadać certyfikaty bezpieczeństwa ISO oraz regularnie być poddawane testom i aktualizowane.

Pakiet Teta posiada nie tylko wszelkie certyfikaty bezpieczeństwa ISO, ale jest także wyposażony w funkcjonalności wspierające administratorów w realizacji wymagań m.in. RODO.

Otwarty, modułowy

Oprogramowanie powinno być otwarte imodułowe, ponieważ daje to duże pole manewru dla funkcjonowania firmy. Rozwiązania, które mają przygotowane standardowe ścieżki komunikacji poprzez standardowe API dają możliwość szybkiego połączenie z aplikacjami biznesowymi, bez konieczności programowania integracji dedykowanej dla każdego przepływu. Standardowe API w konsekwencji zapewnia bezpieczny i poprawny przepływ danych.

Niezwykle ważna jest również budowa modularna, która umożliwia układanie rozwiązania dla firmy z gotowych modułów, dobierając je adekwatnie do aktualnych potrzeb firmy, a jednocześnie z możliwością dołączenia kolejnego elementu układanki jeżeli rozwój firmy będzie tego wymagał. Przemyślana otwarta architektura pozwala zatem na dostosowanie się do panujących w firmie warunków oraz współpracę z innymi systemami w ramach informatycznego ekosystemu firmy, a nie tylko oferty jednego dostawcy. To jedna z jego najważniejszych cech.

Intuicyjny, łatwy w obsłudze

Czas jest bardzo cennym zasobem w pracy, zatem jeśli chcemy wprowadzić nowe oprogramowanie do firmy ważne, jest, aby nie było one zbyt skomplikowane w konfiguracji oraz łatwe do nauczenia się przez pracowników.

Szukając zatem takiego produktu, należy skupić się na rozwiązaniach, które oferują prostą konfigurację a nawet gotowe ścieżki, które można użyć. Dostawcy z dużym doświadczeniem rynkowym oferują gotowe konfiguracje, np. procesy akceptacji wniosków kadrowych, które działają już w wielu przedsiębiorstwach- warto skorzystać ze sprawdzonych rozwiązań. Szczególną uwagę należy przyłożyć do określenia intuicyjności rozwiązania dla uczestników procesów HR-owych spoza działów HR, czyli dla pracowników, kierowników i menedżerów. Jeżeli nie chcemy poświęcać wielu godzin na szkolenia tysięcy pracowników, zdecydujmy się na rozwiązania dostawców dbających o tzw. User Experience, już podczas tworzenia oprogramowania. Dzięki temu przeszkolenie z funkcji samoobsługowych będzie dużo sprawniejsze i może się odbywać poprzez publikację ulotki, materiały video lub inne krótkie formy, ponieważ obsługa jest na tyle intuicyjna, ze wystarczy podanie kilku zasad.

Mobilny

Wybierając system kadrowo-płacowy chcemy, aby ułatwił on nam pracę, aby była ona efektywniejsza oraz dostosowana do aktualnych potrzeb naszych pracowników i technologii. Dlatego mobilność jest tu kolejnym bardzo ważnym aspektem.

Dostęp mobilny jest szczególnie ważny w funkcjach samoobsługi pracowniczej, ponieważ własne sprawy pracownik najczęściej załatwia po pracy lub w tzw. „międzyczasie”. Potrzebuje więc dostępu z urządzenia, które ma pod ręką, a w przypadku osób pracujących w terenie lub na liniach produkcyjnych, czy w magazynach, komputer nie zawsze jest pierwszym wyborem. Smartfon i tablet, na równi z komputerem powinny udostępniać pracownikom szybką obsługę kadrową.

Elastyczny i wielopodmiotowy

Dobry system kadrowo-płacowy, powinien umożliwiać kompleksową obsługę procesów płacowych w każdym przedsiębiorstwie, niezależnie od rodzaju i wielkości firmy.

Istnieją setki różnych branż, w których oczekiwania od systemu kadrowo-płacowego mogą być odmienne. W różnych firmach może istnieć inna struktura organizacyjna, może się różnić polityka kadrowa oraz podział pracy. System powinien być technicznie gotowy na dostosowanie do specyfiki firmy. Elastyczność i wielopodmiotowość (wielofirmowość) to kolejne ważne cechy, na które powinno się zwracać uwagę.

Efektywny i szybki

System kadrowo-płacowy powinien efektywnie zautomatyzować pracę specjalistów, tak aby jak najbardziej zminimalizować interwencję ręczną np.: przy zbieraniu i przechwytywaniu danych czy w sprawnym naliczaniu wynagrodzeń.

Dobre i szybkie oprogramowanie, które się nie “zacina” wpływa na efektywniejszą pracę specjalistów, dzięki temu mają oni bowiem więcej czasu na wykonanie innych zadań czy skupieniu się na rozwoju swoim i firmy.

Dobry program kadrowo-płacowy powinien wspierać firmy większe i mniejsze, w różnych branżach. Nie tylko powinien ułatwiać pracę, ale powinien być przede wszystkim bezpieczny i zgodny z obowiązującymi przepisami. Program powinien być intuicyjny w obsłudze, tak aby praca z nim była efektywna i przyjemna, a nie utrudniała jej. Aby praca z nowym systemem od początku była pozytywna, należy przygotować pracowników na nowe zmiany i dobrze ich przeszkolić.
Systemy usprawniające procesy zarządzania w firmach, okazały się być bardzo skuteczną innowacją, która pomogła wielu przedsiębiorstwom efektywniej wykonywać swoje zadania. Technologia dalej się rozwija, a razem z nią właśnie systemy, które są tworzone zgodnie z oczekiwaniami klientów.

Wybranie niezawodnego systemu kadrowo-płacowego zapewni rozwój dla Twojej organizacji, albowiem nie tylko będzie to korzystny zwrot inwestycji, ale sprawi to, że Twoja firma będzie nowoczesna, efektywna i gotowa na adaptację kolejnych technologii, które usprawnią pracę w firmie. Jest to zatem dużo więcej niż tylko program do listy płac.

Zobacz również nasz inny artykuł: 4 najważniejsze cechach nowoczesnego systemu HR

Nowoczesne systemy HR są na tyle wygodne i mobilne, że można je używać przy pracy hybrydowej i zdalnej. Jeśli w Twojej firmie, pracownicy pracują zdalnie, warto także wziąć to pod uwagę przy wybieraniu dobrego systemu kadrowo-płacowego. Przeczytaj jak wybrać system HR oraz dowiedz się co oferuje najlepszy program-kadrowo płacowy na rynku.