Przejdź do treści

Mobilne podpisy kwalifikowane – kolejny krok do usprawnienia procesów HR

Podpisy kwalifikowane są już powszechnie stosowane przez specjalistów HR. Obecnie jednak nie tylko specjaliści kadr i płac mają potrzeby cyfrowe, dotyczy to również wszystkich pracowników. Dzięki rozwijającej się technologii procesowanie elektronicznej dokumentacji pracowniczej staje się sprawniejsze. 

Coraz więcej firm wdraża rozwiązania w zakresie procesów paperless opartych o usługi zaufania. Jednym z najbardziej popularnych narzędzi jest kwalifikowany podpis elektroniczny, który znacząco usprawnia i przyspiesza procesy w firmie. Zgodnie z ideą ciągłego rozwoju warto zdecydować się na kolejne ulepszenie: mobilne podpisy elektroniczne.

Mobilny podpis kwalifikowany

Specjaliści kadr i płac używają podpisu elektronicznego, by przesłać dokumenty do różnych instytucji państwowych. Natomiast, jeśli mówimy o procesowaniu dokumentów pracowniczych mamy do czynienia z inną sytuacją. W tym wypadku dwie strony muszą złożyć oświadczenia. 

Zwykle do elektronicznego podpisywania dokumentów specjaliści stosują specjalne karty i czytniki podłączane do komputera. Pracownicy jednak często działają na innych urządzeniach, ponieważ obecnie coraz więcej spraw załatwiamy na smartfonach, które towarzyszą nam już nie tylko w życiu prywatnym, ale i zawodowym. Użytkownikom technologii zależy na mobilności, również w przypadku składania oświadczeń. W tym przypadku idealnie sprawdza się mobilny podpis cyfrowy. Dzięki niemu komputer nie jest już konieczny. 

Procedura uzyskania

Mobilny podpis kwalifikowany formalnie jest tym samym, co podpis na karcie. Zatem procedury jego uzyskania są bardzo podobne – najważniejszym punktem jest weryfikacja tożsamości. W Polsce odbywa się to z reguły poprzez spotkanie z osobą do tego uprawnioną – operatorem. Można skorzystać z zewnętrznego punktu weryfikacji tożsamości, jednak wygodniejszą opcją jest stworzenie takiego punktu wewnątrz organizacji.

W firmach uprawnienia do weryfikacji tożsamości może otrzymać dowolna liczba osób, niezależnie od pełnionej funkcji. Zazwyczaj jednak przedsiębiorstwa decydują się na wyszkolenie operatora z działu HR, ponieważ jest jedną z pierwszych osób, z którą nowo zatrudniony pracownik ma styczność. Warto wspomnieć, że osoba weryfikująca tożsamość nie musi stacjonować w jednym miejscu: może być mobilna i przemieszczać się między lokalizacjami, co również jest dużym ułatwieniem dla firmy.  

Mobilny podpis kwalifikowany a podpis na karcie kryptograficznej

Stosowanie podpisów na karcie kryptograficznej przez pracowników jest trudne ze względu na logistykę. Wiąże się z koniecznością dostarczenia odpowiedniej liczby urządzeń do biura. W przypadku mobilnych podpisów kwalifikowanych osoby zatrudnione mogą korzystać po prostu ze smartfonów.

Dodatkowo, kiedy przedsiębiorstwo zatrudnia tysiące pracowników, zorganizowanie osobnych spotkań weryfikujących tożsamość dla każdego z nich jest bardzo skomplikowane. Warto skorzystać z usług firmy, która oferuje nie tylko realizację procesu wydawania podpisów kwalifikowanych, ale również wsparcie logistyczne, np. umożliwiając użycie nowoczesnych technologii weryfikacji tożsamości w komunikacji online. Proces weryfikacji tożsamości może odbyć się w firmie zgodnie z jej potrzebami i nie musi wiązać się ze zorganizowaniem tysięcy spotkań w centrali firmy.

Bezpieczeństwo

Kiedy mówimy o elektronizacji procesów HR bardzo istotne jest bezpieczeństwo. Podpis elektroniczny oparty jest o niemożliwy do złamania algorytm, który dodatkowo jest stale modyfikowany. Sam proces weryfikacji tożsamości jest bardzo dokładny, a osoba otrzymująca certyfikat ustala PIN, bez którego nie da się skorzystać z podpisu. Dzięki temu zawsze mamy pewność co do tego, kto złożył oświadczenie otrzymane elektronicznie. Ponadto dokument jest zabezpieczony przed zmianami i wszelkie próby ingerencji są odnotowywane. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o procesowaniu elektronicznej dokumentacji pracowniczej, zapraszamy do rozmowy Katarzyny Jaśniewicz z Pauliną Dzwonkowską – ekspertką w dziedzinie podpisów kwalifikowanych z Asseco Data Systems. Podcastu można posłuchać na naszym Spotify.

Dowiedz się więcej

Jestem absolutną entuzjastką podpisów elektronicznych i nie wyobrażam sobie bez nich pracy oraz załatwiania również prywatnych spraw. Z racji zadań, jakie wykonuję, mam do czynienia z bardzo dużą ilością dokumentów, które albo sama podpisuję, albo potrzebuję, aby podpisały te dokumenty inne osoby z mojej organizacji. Podpisanie dokumentu elektronicznie zajmuje mi dosłownie kilka sekund. Natomiast zebranie podpisów od innych osób z mojej organizacji, a zaznaczę, że jesteśmy również organizacją o rozproszonej strukturze i posiadamy biura w całej Polsce, zajmuje mi kilka minut.

Paulina Dzwonkowska

Asseco Data Systems