5 sposobów płynnej komunikacji

Najlepszymi ambasadorami marki są jej pracownicy, którzy postulują spójne wartości, wizję oraz misję – kreują wizerunek firmy we własnym otoczeniu. Tę pracowniczą wspólnotę, a także dobrą atmosferę organizacyjną i poczucie przynależności buduje przemyślana komunikacja wewnętrzna w firmie.

„Nie ma komunikacji bez społeczeństw, nie ma społeczeństw bez komunikacji”.
Ta zasada, postulowana dziś nie tylko przez teoretyków, odnosi się zarówno do tych dużych, jak i mniejszych grup społecznych. Przedsiębiorstwa, skupiając swoich pracowników w ramach jednej organizacji ze wspólnymi celami i wizją, także tworzą więc swoiste społeczności. Do niedawna uważano, że tylko firmy zatrudniające minimum 300 pracowników powinny zadbać o wewnętrzne procesy PR. Dziś wiemy już, że każda firma, niezależnie od wielkości i branży, powinna poświęcić sporo uwagi procesom wymiany informacji. 

Jak poprawić komunikację w firmie? 

1.    Zastanów się nad celami komunikacji

Każda metoda przekazywania informacji jest dobra i zasadna, o ile spełnia ustalone przez organizację cele. Procedury komunikacji wewnętrznej w firmie mogą sprawić, że wszyscy pracownicy poczują się dobrze poinformowani, a to z kolei znacząco wpłynie na ich poczucie przynależności i pewność swojej roli w przedsiębiorstwie. 

Dobrze prowadzona komunikacja wewnętrzna przyczynia się do kształtowania kultury organizacyjnej, a ta z kolei może zmniejszyć rotację kadrową. Działania w ramach wewnętrznego PR motywują, rozładowują konflikty i wpływają pozytywnie na nastroje, na przykład te, które dotyczą poszczególnych decyzji kierownictwa. 

Zanim wybierzesz kanały komunikacji, które posłużą Ci do prowadzenia płynnej komunikacji, zastanów się, co chcesz za ich pomocą osiągnąć. Czy zależy Ci wyłącznie na technicznej potrzebie dzielenia się wiadomościami, czy chcesz oprócz tego stworzyć przestrzeń do wyrażania opinii pracowników oraz zadbać o dobrą atmosferę i motywować do wspólnego działania? Jeśli nie wiesz od czego zacząć formułowanie celów – zapytaj pracowników o ich potrzeby i spostrzeżenia. 

2.    Wybierz odpowiednie narzędzia 

Każda organizacja ma swój własny charakter, możliwości oraz sposób funkcjonowania i to właśnie do tych czynników należy dostosować kanały komunikacyjne – nie odwrotnie. Firma, w której pracownicy w głównej mierze pracują zdalnie, nie będzie korzystała z tradycyjnych tablic informacyjnych w biurze, a niewielkie przedsiębiorstwo prawdopodobnie nie będzie mogło pozwolić sobie na zaprojektowanie aplikacji mobilnej. W doborze metod komunikowania istotna będzie więc analiza sytuacji zastanej oraz ustalonych wcześniej celów. 

Jednymi z najczęściej wykorzystywanych narzędzi komunikacyjnych są:

• intranet oraz strony internetowe,
• szkolenia, warsztaty oraz imprezy firmowe,
• drukowane lub cyfrowe broszury informacyjne,
• pisma pracownicze,
• tablice informacyjne w biurach,
• blog,
• informator dla pracowników,
• cykliczne spotkania zespołowe oraz z kierownictwem,
• newsletter oraz poczta elektroniczna.
   

3.    Informuj przejrzyście, regularnie i wszystkich 

Gdy już ustalisz cele, zdecydujesz, które rozwiązania komunikacyjne będą najlepsze dla Twojej firmy i zaczniesz wdrażać swój plan w życie – pamiętaj o utrzymywaniu wysokiego standardu komunikacji. Informacje powinny być przekazywane sprawnie, regularnie i z zachowaniem pasującego do przedsiębiorstwa oraz narzędzi stylu. 

Nie pozwól, aby któryś z Twoich pracowników poczuł się pominięty lub niedoinformowany. Z pomocą różnorodnych kanałów możesz dostosować formę komunikatu do grup docelowych – dzięki temu sprawisz, że każdy pracownik – czy to na pozycji kierowniczej, czy administracyjnej – dostanie dopasowaną do siebie informację. 

W komunikacji wewnętrznej równie ważny co kontrolowanie treści pojawiających się w przestrzeniach wspólnych jest swobodny przepływ. Aby komunikacja była płynna i działała na korzyść organizacji, warto zachowywać pewne zasady (np. poszanowania norm społecznych i organizacyjnych firmy) oraz trzymać rękę na pulsie w razie występowania kryzysów, np. wizerunkowych. Zupełnie inaczej rezonować będzie negatywna informacja dotycząca firmy, którą pracownicy otrzymali z zewnątrz (z mediów), od negatywnej informacji przekazanej bezpośrednio przez pracodawcę czy kierownictwo. 

4.    Pozostawaj w kontakcie z pracownikami

Komunikacja wewnętrzna w organizacji nie powinna być procesem jednostronnym. Aby prawidłowo zaadresować problemy pracowników i wyjść naprzeciw ich potrzebom, należy stworzyć bezpieczną i przyjazną przestrzeń do komunikowania. Ważnym aspektem płynnej komunikacji jest możliwość współtworzenia jej przez wszystkich członków organizacji – aby wzbudzać poczucie wspólnoty, a także motywować do świadomego kształtowania charakteru i procesów wewnątrz firmy. 

Inną, równie ważną odsłoną wewnętrznego PR jest regularny, bezpośredni feedback. Często z powodu jego braku w przedsiębiorstwach pojawiają się problemy z zaufaniem, czy niezadowolenie z ocen pracowniczych. W budowaniu prawidłowych praktyk feedbackowych pomocne mogą okazać się rozwiązania z zakresu nowej technologii – oprogramowania lub aplikacje mobilne. Ich zalety opisywaliśmy szerzej w innym wpisie na blogu: „Oprogramowanie HR pomocne w feedbacku”.

Komunikacja, także ta w organizacjach, to nie tylko emitowanie treści, ale również słuchanie i dostrzeganie odmiennych punktów widzenia swoich pracowników. Równorzędna i przejrzysta komunikacja pozytywnie wpływa na rozwój zatrudnionych – pracodawca znający potrzeby i możliwości pracowników, dostrzega ich potencjał i talenty. Dzięki rozwiązaniom takim jak Unit4 Talent ManagementUnit4 Talent Management pracownicy od samego początku mają jasny i łatwy dostęp do wiedzy na temat ścieżek kariery i możliwości oferowanych przez Twoją firmę. 

5.    Regularnie kontroluj spójność i efektywność swojej komunikacji wewnętrznej

Czasami trudno wcielić się w rolę bezstronnego obserwatora, zwłaszcza jeśli na co dzień osobiście zajmujemy się wewnętrzną komunikacją firmy. W takich przypadkach nieocenioną pomocą w mierzeniu efektywności podejmowanych przez nas działań są audyty komunikacyjne, realizowane przez zewnętrzne firmy specjalistyczne. 

Badacze, posiadający doświadczenie w analizowaniu błędów i niespójności komunikacyjnych, którzy dodatkowo nie są emocjonalnie zaangażowani, będą w stanie odnaleźć słabe punkty naszej strategii. Co za tym idzie – pomogą nam w dalszym rozwoju organizacji. Badania tego typu warto przeprowadzać regularnie, wyciągać z nich wnioski i wprowadzać na ich podstawie zmiany. 

Warto inwestować w komunikację

Płynna komunikacja to nie tylko zbiór wiadomości rozesłanych do pracowników. To przede wszystkim atmosfera, styl przekazywania treści oraz wybrane do tego metody. Przemyślana strategia komunikacyjna buduje solidną kulturę organizacji, pozytywny wizerunek zarówno wewnętrzny, jak i zewnętrzny, a także motywuje swoich pracowników. Jeśli zadbamy o wewnętrzny PR przedsiębiorstwa, wyeliminujemy niekorzystne zjawiska, takie jak: chaos organizacyjny, komunikację korytarzową w postaci plotek i niedomówień oraz brak kontroli nad informacjami w czasie kryzysu.