Elektroniczne teczki pracownicze z prawnego punktu widzenia

W ostatnim czasie jednym z podstawowych przejawów transformacji cyfrowej w HR są elektroniczne teczki pracownicze. Coraz więcej firm dostrzega korzyści w posługiwaniu się aktami osobowymi w takiej formie. Należy jednak pamiętać, że elektroniczne dokumenty również muszą spełniać wymogi prawne.

Elektroniczne akta osobowe to duże ułatwienie dla firmy oraz samych pracowników. Jednak temat digitalizacji wiąże się nie tylko z nowościami technologicznymi, ale również z aspektami prawnymi. Aby móc wprowadzić cyfrowe dokumenty pracownicze, należy najpierw zadbać o ich zgodność z przepisami.

Spojrzenie prawa 

Prowadzenie akt osobowych musi przebiegać zgodnie z obowiązującymi przepisami z zakresu prawa pracy, rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej oraz RODO, czyli ochrony danych osobowych. Niezależnie od formy dokumentacji pracowniczej pracodawca ma obowiązki dotyczące jej prowadzenia i przechowywania. Zatem zarówno procedury obsługi akt papierowych, jak i oprogramowanie, które służy do prowadzenia elektronicznych akt pracowniczych powinny spełniać te wymagania prawne. 

Kodeks pracy w art. 94-tym daje podstawę do wyboru formy prowadzenia dokumentacji, w tym akt osobowych, określając równocześnie ogólny obowiązek pracodawcy – zapewnienia bezpieczeństwa i poufności dokumentacji pracowniczej. Szczegóły dotyczące prowadzenia dokumentacji uregulowane są w Rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej, które określa m.in. sposób uporządkowania dokumentacji (podział na części, numeracja), jej formę, zmianę postaci akt osobowych z papierowych na elektroniczne i odwrotnie - wydawanie kopii. Przedstawia również wymagania dotyczące metadanych, które w e-teczkach upraszczają identyfikację dokumentów i ich wyszukiwanie oraz są niezwykle istotne z punktu widzenia interoperacyjności, czyli możliwości przenoszenia dokumentów pomiędzy systemami. Bardzo ważne jest, aby pracownik, którego dokumentacja elektroniczna jest przechowywana w jednej firmie, nie miał problemu z pobraniem i przedstawieniem jej w innym miejscu. 

Akta papierowe a elektroniczne

Struktura papierowych i elektronicznych akt osobowych jest właściwie taka sama. Elementy pozostają niezmienne, bowiem obie wersje dzielą się na cztery części: A, B, C i D. Różnica pomiędzy nimi pojawia się w przypadku ich przechowywania. Papierowa dokumentacja wymaga składowania w odpowiedniej przestrzeni, podczas gdy elektroniczna wymaga użycia systemu komputerowego, zabezpieczonego środkami elektronicznymi. 

Zarówno papierowe jak i elektroniczne akta zawierają dane osobowe, dlatego muszą być odpowiednio zabezpieczone. Każda z tych form wymaga jednak innej metody ochrony, ze względu na różne ryzyka.

Ochrona danych

Przy aktach papierowych mamy do czynienia przede wszystkim z fizycznymi zagrożeniami. Takie dokumenty mogą ulec nieodwracalnemu zniszczeniu w wyniku np. zalania bądź rozerwania papieru. Natomiast w przypadku akt elektronicznych uszkodzenia mogą wynikać z ataków hakerskich bądź błędów systemu. Dlatego przy prowadzeniu zdigitalizowanych dokumentów konieczne są backupy i kopie zapasowe.

Ważnym aspektem bezpieczeństwa jest umożliwienie wglądu do dokumentów. O ile w przypadku akt papierowych wiąże się to z fizycznym dostępem nieupoważnionej osoby do miejsca ich przechowywania, tak przy elektronicznej wersji nieuprawniony dostęp może dotyczyć szerszego grona osób. Zatem łatwość wglądu do zdigitalizowanej dokumentacji to zarazem korzyść jak i zagrożenie. Odpowiedzią na to ryzyko są zabezpieczenia systemu informatycznego i specjalne mechanizmy oprogramowania, które uniemożliwią dostęp osobom nieuprawnionym. 

Zmiana formy 

Kiedy firma prowadzi elektroniczne akta osobowe, a nowo zatrudniony pracownik przynosi dokumenty papierowe, pojawia się kwestia zmiany formy dokumentacji z papierowej na elektroniczną. Tutaj nie ma wątpliwości co zrobić, ponieważ rozporządzenie opisuje tę procedurę. Wystarczy zeskanować papierową dokumentację i opatrzyć każdy dokument podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią elektroniczną. To, na co należy zwrócić szczególną uwagę jest czytelność zdigitalizowanego dokumentu. Musi być on na tyle wyraźny, by można było zapoznać się z jego treścią bez konieczności sięgania do oryginału.   

Warto również pamiętać, że w razie potrzeby elektroniczne akta zawsze można przenieść na formę papierową. Wystarczy je wydrukować i podpisać odręcznie. Taki dokument może zostać wydany pracownikowi. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o prowadzeniu akt osobowych w formie elektronicznej w świetle aktualnych przepisów prawnych, zapraszamy do posłuchania podcastu z mecenasem Karolem Brucko-Stępkowskim z Kancelarii SBS. 

Dowiedz się więcej