Jak wybrać odpowiedni system HR dla Twojej firmy?

W dzisiejszych czasach zarządzanie zasobami ludzkimi stanowi kluczowy element strategii sukcesu każdej firmy. Aby efektywnie zarządzać pracownikami i procesami kadrowo-płacowymi, konieczne jest posiadanie odpowiedniego systemu HR, który automatyzuje procesy, optymalizuje działania oraz zapewnia zgodność z dynamicznie zmieniającymi się przepisami. 

Wybór właściwego systemu HR ma ogromne znaczenie dla rozwoju organizacji. W niniejszym artykule omówimy najważniejsze czynniki, na które należy zwrócić uwagę podczas wyboru systemu HR dla Twojej firmy.

Definicja potrzeb i celów

Pierwszym i kluczowym krokiem jest dokładne określenie potrzeb i celów Twojej firmy. Skoncentruj się na najważniejszych aspektach kadrowo-płacowych, które wymagają wiedzy eksperckiej i stałej jej aktualizacji, a jednocześnie opisane są konkretnymi regułami. Dzięki automatyzacji te obszary zyskają najwięcej. 

Doświadczenia z implementacji aplikacji HRowych pokazują, że duży potencjał i możliwość zwiększenia efektywności procedur tkwi w takich obszarach jak zarządzanie czasem pracy oraz prawidłowe naliczanie wynagrodzeń. Zastanów się, jakie funkcje i moduły są istotne dla efektywnego procesu naliczania wynagrodzeń oraz planowania i rozliczania czasu pracy pracowników.

Na pewno ważne jest, aby system HR umożliwiał elastyczne konfigurowanie skomplikowanych struktur wynagrodzeń, uwzględniając różne poziomy stanowisk, premie, benefity i inne składniki płacowe. Warto również sprawdzić, czy rozwiązanie obsługuje automatyczne naliczanie podatków i składek na ubezpieczenia społeczne zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi.

Zarządzanie czasem pracy jest kolejnym kluczowym elementem dobrego systemu HR. Powinien on umożliwiać rejestrowanie obecności pracowników, zarządzanie grafikami, kontrolę nad urlopami i delegacjami, a także monitorowanie czasu pracy i obliczanie nadgodzin. Być może dla Twojej firmy kluczowe będzie, aby system oferował możliwość integracji z systemami rejestracji czasu pracy, dzięki czemu dane o czasie pracy będą automatycznie synchronizowane i uwzględniane przy naliczaniu wynagrodzeń.

Dodatkowo, upewnij się, że rozwiązanie HR oferuje funkcje raportowania i analizy danych związanych z zarządzaniem czasem pracy i wynagrodzeniami. Dostęp do szczegółowych raportów pozwoli Ci monitorować efektywność procesów, identyfikować ewentualne problemy i podejmować decyzje dotyczące optymalizacji zarządzania czasem pracy i płacami.

Skalowaność systemu HR

Jeśli Twoja firma planuje rozwój i wzrost, ważne jest, aby wybrać skalowalne rozwiązanie HR, które może rosnąć wraz z Twoimi potrzebami. Jedną z kluczowych cech dobrego systemu HR jest możliwość dołączania dodatkowych modułów i funkcjonalności w miarę rozwoju firmy. Dzięki temu, gdy Twoje wymagania ewoluują, również system HR będzie mógł dostosować się do nowych potrzeb. Niezależnie od tego, czy masz 200 pracowników czy 5000, powinien być on w stanie obsłużyć Twoje obecne i przyszłe wymagania. 

Skalowalny system HR umożliwi Ci elastyczne dostosowanie funkcjonalności do zmieniających się potrzeb Twojej firmy. Będziesz mógł stopniowo rozbudowywać system HR, dodając kolejne moduły i funkcje wraz z pojawiającymi się potrzebami, bez konieczności migracji na zupełnie nowe rozwiązanie. Takie podejście pomoże Ci zaoszczędzić czas i koszty oraz zminimalizuje ryzyko związane z przenoszeniem danych i procesów do nowego środowiska.

Zwróć również uwagę na otwartość środowiska i możliwości integracji rozwiązania z wykorzystaniem API, tak aby system HR spełniał specyficzne wymagania Twojej firmy poprzez sprawną integrację z rozwiązaniami wykorzystywanymi przez biznes. Jeżeli zależy Ci na szybkiej i prostej integracji z systemem kadrowo-płacowym to wykorzystanie gotowego API będzie dla Ciebie szczególnie istotne.

Wybierając skalowalny system HR, inwestujesz w przyszłość i zapewniasz sobie możliwość rozbudowy systemu wraz z rozwojem firmy. Zapewni to ciągłość procesów HR, efektywność działania i łatwość adaptacji do zmieniającego się otoczenia biznesowego. Dlatego, przy wyborze systemu HR dla Twojej firmy, zwróć uwagę na jego skalowalność i dostępność różnych modułów, które można uruchamiać w miarę potrzeby oraz otwartość rozwiązania na zewnętrzne integracje.

Interfejs użytkownika i aplikacja mobilna

Interfejs użytkownika systemu HR jest również ważnym elementem dla sukcesu wdrożenia systemu. Pozytywne doświadczenie użytkownika mają ogromne znaczenie, dlatego ważne jest, aby wybrany system oferował prosty i łatwy w obsłudze interfejs. Specjaliści HR korzystają z systemu na co dzień, dlatego zapewnienie im narzędzia, które jest intuicyjne i nie wymaga zbyt wiele czasu na szkolenie, pozwoli na szybszą implementację, co przełoży się również na niższe koszty.

Dodatkowo, dobry system HR powinien posiadać mobilną aplikację dostępną dla pracowników i managerów. Mobilna aplikacja HR umożliwia pracownikom m.in. wygodne składanie wniosków urlopowych, rozliczanie delegacji, sprawdzanie grafików pracy i dostęp do informacji dotyczących wynagrodzeń. Dzięki temu pracownicy mają pełen dostęp do swoich danych personalnych i mogą łatwo zarządzać różnymi aspektami związanymi z ich pracą, bez konieczności korzystania z komputera, niezależnie od miejsca, w którym się obecnie znajdują. 

Intuicyjny interfejs użytkownika oraz mobilna aplikacja dla pracowników są nieodzownymi elementami dobrego systemu HR. Zapewniają one wygodę, łatwość obsługi i szybki dostęp do informacji, przyczyniając się do zwiększenia efektywności pracy zarówno dla pracowników HR, jak i zadowolenia wszystkich innych zatrudnionych osób. 

Bezpieczeństwo danych HR

Bezpieczeństwo danych HR jest niezwykle ważne, szczególnie dla dużych firm, które przechowują ogromne ilości poufnych informacji. Podczas wyboru systemu HR warto zwrócić uwagę na dostawcę, który oferuje zaawansowane zabezpieczenia danych. Współczesne rozwiązania HR powinny obejmować funkcje takie jak szyfrowanie danych, czy autoryzacja dwuetapowa, które zapewniają ochronę poufności informacji przed niepożądanym dostępem.

Najlepszym wyborem jest rozwiązanie w modelu SaaS (Software as a Service) od sprawdzonego dostawcy, który posiada własne Data Center i zapewnia pełną odpowiedzialność oraz gwarancję bezpieczeństwa danych. Dostawcy takiego rozwiązania zobowiązują się do utrzymania najwyższych standardów bezpieczeństwa, w tym m.in.: zapewnienia redundancji, zabezpieczeń fizycznych i technicznych oraz regularnych aktualizacji oprogramowania HR w celu minimalizowania ryzyka ataków i wycieków danych.

Ważne jest również, aby dostawca systemu HR zapewniał wsparcie dla zgodności z RODO (Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych) oraz innymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych. System kadrowo-płacowy powinien umożliwiać przestrzeganie wymagań związanych z przechowywaniem, przetwarzaniem i udostępnianiem danych osobowych. Wybierając system HR, nie należy bagatelizować kwestii bezpieczeństwa danych swoich pracowników.

Zgodność systemu HR z przepisami prawa

Zgodność rozwiązania HR z przepisami prawa jest niezwykle istotna dla efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi. W Polsce, przepisy prawne dotyczące HR ulegają częstym zmianom, dlatego ważne jest, aby wybrany system HR był zgodny z aktualnie obowiązującymi przepisami. Zapewnienie zgodności z przepisami wpływa bezpośrednio na procesy prawidłowego naliczania wynagrodzeń, komunikację z instytucjami państwowymi, takimi jak ZUS i Ministerstwo Finansów czy rozliczania czasu pracy w firmie.

Dlatego system HR powinien umożliwiać prawidłowe planowanie i rozliczanie czasu pracy. Powinien ułatwiać planowanie zadań, zarządzanie nadgodzinami, urlopami i innymi aspektami związanymi z czasem pracy zgodnie z obowiązującymi regulacjami. Ponadto, system powinien umożliwiać przechowywanie i zarządzanie umowami, świadectwami pracy oraz generowanie innych niezbędnych dokumentów określonych w prawie pracy, uwzględniając tradycyjną formę papierową oraz dokumenty elektroniczne, które powinny być przechowywane w e-teczce pracowniczej.

System kadrowo-płacowy powinien uwzględniać skomplikowane aspekty związane z naliczaniem wynagrodzeń, takie jak: podatki, składki ubezpieczeniowe, fundusze pracownicze czy inne opłaty. 

Funkcjonowanie systemu zgodnie z aktualnymi przepisami prawa oraz automatyczne aktualizacje oprogramowania w razie zmian w przepisach są krytyczne dla dużej organizacji, aby zapewnić terminowe i zgodne z aktualnym prawem naliczanie wynagrodzeń dla setek czy tysięcy zatrudnionych osób. Wybierając system HR, należy upewnić się, że dostawca oprogramowania HR gwarantuje zgodność z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa w Polsce. Powinien on ten na bieżąco śledzić zmiany w przepisach i regularnie aktualizować system, aby zapewnić, że funkcje związane z naliczaniem wynagrodzeń i zarządzaniem czasem pracy są zgodne z obowiązującymi regulacjami.

Wdrożenie systemu HR

Wdrożenie systemu HR to istotny etap, który wymaga odpowiedniego wsparcia i doświadczenia. Dlatego warto zwrócić uwagę na dostawcę, który ma doświadczenie we wdrażaniu rozwiązań HR w firmach z Twojej branży. Wybór dostawcy, który ma dogłębną znajomość specyfiki danego biznesu, pomoże w skutecznym dostosowaniu rozwiązania do Twoich potrzeb.

Jednym z kluczowych czynników jest również obecność własnego i kompetentnego działu wdrożeń (Professional Services) u dostawcy. Dział ten może zapewnić specjalistyczne wsparcie i doradztwo w trakcie wdrażania systemu HR. Doświadczeni konsultanci pomogą dostosować system do indywidualnych wymagań firmy i zoptymalizować procesy HR.

Również rozbudowany ekosystem partnerski dostawcy jest ważnym czynnikiem. Partnerzy mogą dostarczać dodatkowe rozszerzenia i integracje.

Dostawca systemu HR powinien zapewnić kompleksowe usługi wdrożeniowe. Proces wdrożenia rozwiązania w dużej firmie może być skomplikowany, dlatego istotne jest, aby dostawca oferował profesjonalne wsparcie techniczne oraz przeszkolenie dla użytkowników, które powinno obejmować zarówno administratorów systemu, jak i pracowników HR odpowiedzialnych za codzienną pracę z systemem. Wiedza i umiejętności zdobyte podczas szkoleń pomogą  w pełnym wykorzystaniu możliwości systemu HR.