3 elementy skutecznego zarządzania przedsiębiorstwem

Istnieje wiele sytuacji, które uderzają w kondycję przedsiębiorstwa i mogą doprowadzić do bankructwa firm. Są to m.in.: zbyt wysokie koszty prowadzenia działalności, nieuczciwi kontrahenci, czy niekorzystna zmiana podatkowa. 

W ostatnich latach wiele firm obawiało się, że nie przetrwają trudności wynikających z pandemii, wzrostu cen energii, a także z powodu klientów, którzy poszukując oszczędności, mogą zrezygnować z usług danej firmy.

Jak się jednak okazuje, jednym z najczęstszych powodów bankructwa są błędy w zarządzaniu, które stanowią 24% wszystkich upadłości. Tak wynika z badań Międzynarodowej Organizacji Doradztwa Biznesowego Turnaround Management Association. Oznacza to, że to wewnętrzne problemy organizacji są największym wyzwaniem, przed którym stoją przedsiębiorstwa. 

W świetle tych informacji pojawia się pytanie, jakie kroki należy podjąć, aby nie popełnić błędów i zapobiec upadłości?

1. Analiza danych wewnątrz firmy

Dobrze wykorzystana analiza pod kątem Big Data, czyli dogłębny audyt danych gromadzonych przez wiele lat, może pomóc w podejmowaniu ważnych decyzji. 

Systemy IT obsługujące procesy HR w spółkach przechowują olbrzymie ilości danych, które umożliwiają analizę kluczowych procesów i podejmowanie skutecznych działań. 

Dział HR, na podstawie analizy kompetencji pracowników, może efektywnie planować obsadę poszczególnych stanowisk w organizacji oraz procesy szkoleniowe pracowników. Analiza czynników motywacyjnych pozwala z kolei na podjęcie decyzji o wzmocnieniu elementów, które podnoszą efektywność pracowników lub zlikwidowanie czynników, które tej efektywności nie poprawiają. Wreszcie, analiza fluktuacji i zarządzanie sukcesją umożliwia dokładne przeanalizowanie procesu fluktuacji i zapobieganie ewentualnym problemom.

Problemem, z jakim mierzą się duże organizacje, jest również gromadzenie danych z kilku systemów HR, co utrudnia zebranie potrzebnych informacji w jednym miejscu oraz  dalszą ich analizę. Dlatego firmy powinny rozważyć zmianę systemu IT na taki, który umożliwi standaryzację danych w jednej bazie. 

Brak takiego rozwiązania może prowadzić do błędów w zarządzaniu. 

2. Nowy poziom zarządzania działami HR i IT 

W ostatnich latach można zaobserwować wzrost prestiżu działów HR oraz zwiększenie ich strategicznej roli w przedsiębiorstwach. Obecnie HR Business Partnerzy coraz częściej ściśle współpracują z zarządem, pomagając w planowaniu strategii przedsiębiorstwa i poprawie efektywności organizacji poprzez zarządzanie potrzebami i celami pracowników. Dlatego też, coraz częściej od działów HR wymaga się dostarczenia usług na odpowiednio wysokim poziomie, tak samo jak od dostawców zewnętrznych.

Są one czymś na kształt spółek wewnątrz organizacji, które są rozliczane głównie ze względu na efektywność realizowanej przez nie polityki personalnej, takiej jak: 

•   zarządzanie różnorodnością pracowników,

•   zapewnienie odpowiedniej obsady,

•   zagwarantowanie najlepszych warunków do realizowania celów spółki.

Wiele firm decyduje się także na outsourcing naliczania wynagrodzeń, co pozwala na odciążenie działu HR z samego technicznego aspektu tego procesu.

Outsourcing naliczania wynagrodzeń pojawia się także w ofercie dostawców oprogramowania dla biznesu. Piotr Chrobot, Prezes Zarządu w Unit4 Polska, zwraca uwagę na ważność błyskawicznej komunikacji i wymiany danych pomiędzy dostawcą a klientem. Rozwiązaniem jest, aby klient miał dostęp do systemu, na którym dostawca dostarcza usługę Payroll. 

Firma Unit4 Polska oferuje usługę Outsourcingu Kadrowo-Płacowego , dzięki której dział HR jest odciążony z samego technicznego aspektu naliczania wynagrodzeń, a firma ma nadal pełną kontrolę nad tym procesem, poprzez dostęp do specjalnego panelu w swoim systemie HR, gdzie znajdują się wszystkie rozliczone listy płac. Na tej podstawie dział HR może generować raporty wynagrodzeń w czasie rzeczywistym.

Poza HR, również zarządzanie procesami IT w organizacjach weszło na nowy poziom. Coraz więcej firm decyduje się na zakup oprogramowania w systemie Software-as-a-Service. Dzięki temu redukowane są koszty związane z zakupem licencji, serwera oraz bazy danych. Firmy kupują usługę, za którą płacą miesięczny abonament i w ramach tego abonamentu dowolnie korzystają z pełnej funkcjonalności systemu. 

3. Regularny feedback

Wyniki badania, przeprowadzonego przez firmę Adobe na grupie ponad 1,5 tysiąca swoich pracowników, potwierdzają tezę, że oceny okresowe bardziej demotywują pracowników niż zachęcają do poprawy swojej efektywności. 

Constant feedback to podejście w branży HR polegające na częstych i systematycznych spotkaniach pracowników z menadżerem. W przeciwieństwie do ocen okresowych, constant feedback ma na celu motywowanie pracowników do poprawy efektywności poprzez regularne stawianie celów i zwracanie uwagi na ważne aspekty, w tym rozwój osobisty. 

Dzięki temu menedżerowie mogą obserwować zaangażowanie pracowników oraz sprawdzać, czy ich działania są zgodne ze strategią firmy. Wiadomo nie od dziś, że fundament dobrze działającego przedsiębiorstwa stanowią zmotywowani pracownicy, którzy konsekwentnie realizują wyznaczone im cele.