Ocena okresowa pracownika, jak to zrobić dobrze?

Bać się czy cieszyć? Oto jest pytanie, które często zadają sobie pracownicy przed czekającą ich oceną przez przełożonego. Tego typu wątpliwości nie powinny mieć miejsca, ponieważ ocena okresowa pracownika ma na celu przede wszystkim pomagać – obu stronom. Jak więc przeprowadzić ją poprawnie, co ona wnosi oraz jak wygląda system takiej oceny? 

O tych i innych kwestiach opowiemy w naszym poradniku. 

Ocena okresowa pracownika – co to jest?

Ocena okresowa pracownika (z ang. employee evaluation) jest jednym z etapów zarządzania zasobami ludzkimi. Przeprowadza ją z reguły przełożony raz na jakiś czas: rok, pół roku, kwartał, miesiąc. Jest to narzędzie, które przy pomocy rozmowy i ankiety pozwala podsumować działania pracownika, inaczej mówiąc jest to przegląd jego wyników pracy w danym okresie. 

Według literatury przedmiotu ocena okresowa pracownika może pełnić kilka funkcji, m.in.: psychologiczną, poznawczą, ekonomiczną, przewidywania i selekcji, edukacyjną, stabilizującą. Jednymi z kluczowych są funkcje:  

1. Informacyjna — pozwala na uzyskanie informacji o tym, jak dana osoba radzi sobie z obowiązkami, czy są dla niej obszary do rozwoju; z kolei pracownik uzyskuje wiedzę na temat jego efektywności, postępów i możliwości awansu.
2. Motywacyjna – pracownik będzie bardziej zmotywowany, kiedy wie, że jego praca jest oceniana i czuje, że ocena jest obiektywna i rzetelna.
3. Rozwojowa – jeżeli w firmie jest jasno określona ścieżka kariery, ocena okresowa pozwoli określić potencjał rozwojowy pracownika, a także czy spełnia kryteria, które kwalifikują go do awansu lub podwyżki.
4. Ewaluacyjna – ocenia przeszły i obecny poziom pracownika, jakość i skuteczność jego pracy.

Uzasadnienie oceny okresowej pracownika

Po co i dlaczego przeprowadza się ocenę okresową pracownika? 

Zaczniemy od sytuacji zastanej – obecnie mamy rynek pracownika, który często i chętnie zmienia pracę, jeżeli nie spełni ona jego podstawowych założeń. Jednym z takich celów jest zapewnienie możliwości awansu, wytyczenie jasnej ścieżki rozwoju oraz warunków, które należy spełnić, by tą drogą podążać. Kiedy i czy wektor ten zmieni swoje położenie – nie wiadomo. Dlatego dbanie o dobrostan zatrudnionych osób jest jednym z istotnych elementów w procesie zarządzania.

Z obserwacji wielu specjalistów HR wynika, że aktualnie to sami pracownicy oczekują oceny jakości wykonywanych obowiązków, twierdzą, że daje im to motywację do bardziej efektywnej pracy. 

Okresowa ocena pracownika pozwala uzyskać taką wiedzę i zatrzymać wartościowych pracowników. 

Kolejny argument, to zadanie, jakie ma spełnić ocena okresowa pracownika. Dzięki temu narzędziu pracodawca ma możliwość uzyskania informacji, jak zatrudnienie danej osoby przyczyniło się do rozwoju projektu, działu, a nawet całej firmy.

Dział HR za pomocą tego narzędzia może sprawdzić trafność metod rekrutacji i zatrudniania. Ponadto ocena przydaje się też podczas planowania podwyżek, premii, awansów czy zwolnień. Z kolei pracownik będzie wiedział, jak dalej pokierować swoje kroki w danej organizacji w kolejnych okresach.

System oceny okresowej pracownika 

Ocenę okresową pracownika można przeprowadzić na kilka sposobów. Jednak zawsze należy pamiętać, żeby była ona obiektywna i pod uwagę należy wziąć wyłącznie te elementy, które wpływają na jakość i skuteczność pracy danej osoby, są to m.in.:

• wiedza specjalistyczna,
• znajomość przepisów obowiązujących w firmie,
• samodzielność,
• efekty pracy,
• sposób komunikacji z klientami i współpracownikami,
• inicjatywa,
• przestrzeganie etyki zawodowej,
• organizacja pracy,
• zarządzanie czasem pracy.

Pracodawca może się więc zdecydować na jeden z poniższych systemów oceny:

Pracodawca może się więc zdecydować na jeden z poniższych systemów oceny:

1.     Ocena 90 stopni

Najpopularniejsza forma oceny pracownika. Najczęściej stosowana w małych i średnich przedsiębiorstwach. Oceny dokonuje pracodawca lub przełożony, czyli opiera się na jednym źródle informacji. Co czasami może być subiektywne. Dlatego obecnie powoli firmy odchodzą od tego modelu.  

2.     Ocena 180 stopni 

Sposób ten opiera się na dwóch źródłach informacji: przełożony i sam pracownik, który dokonuje samooceny. Taki sposób daje możliwość porównania dwóch punktów widzenia i w ten sposób eliminuje ryzyko subiektywizmu występujące w ocenie 90 stopni. 

3.    Ocena 270 stopni

Trzeci rodzaj oceny opiera się już na trzech źródłach. Oprócz przełożonego i pracownika, brane pod uwagę są opinie współpracowników. Pozwala to na uzyskanie bardziej kompleksowego i konstruktywnego obrazu pracownika.

4.     Ocena 360 stopni

Model ten wykorzystywany jest do oceny osób, które same zarządzają ludźmi, czyli managerów i team liderów. Opinie wystawiają: przełożony, współpracownicy, sam oceniany oraz podwładni. 

5.     Ocena 360+ stopni

Forma ta jest najbardziej złożonym sposobem oceny pracownika. Stosuje się ją bowiem w przypadku handlowców, czyli osób, które zajmują się obsługą klientów. W tym modelu informacje pochodzą od: przełożonego, współpracowników, podwładnych, samooceny oraz klientów zewnętrznych. 

Ocena okresowa pracownika jest ważna!

Pomimo tego, że świadomość zarówno zarządzających jak i pracowników jest coraz większa, a w wielu przedsiębiorstwach komunikacja wewnętrzna jest prowadzona zgodnie ze sztuką, to wciąż zdarza się, że pracownicy traktują ocenę okresową jako narzędzie kontroli. 

Jak już napisaliśmy powyżej – rozmowa podsumowująca pracę podwładnego pozwala zrozumieć umiejętności i motywację pracownika, a także stworzyć najlepszą dla niego ścieżkę rozwoju. Nie jest jej celem wytykanie błędów, ani ocenianie zasad moralnych lub charakteru danej osoby. 

I właśnie te kwestie należy wyartykułować w komunikacji z całym zespołem. Pracownik powinien mieć jasno określone kryteria oceny i wiedzieć, czego od niego się oczekuje. Ocena powinna dotyczyć wskazówek zarówno dla firmy, jak i pracownika. 

Generalnie rzecz ujmując – ocena okresowa pracownika jest niezbędnym elementem w procesie zarządzania zasobami ludzkimi. 

Jeżeli szukasz rozwiązania, które ułatwi i zautomatyzuje ocenę pracowniczą, koniecznie przeczytaj nasz artykuł Oprogramowanie HR pomocne w feedbacku i dowiedz się jak usprawnić proces oceny dzięki nowoczesnemu rozwiązaniu do zarządzania talentami - Unit4 Talent Management.