Nowelizacje Kodeksu Pracy wyzwaniem dla działów HR

Długo zapowiadane zmiany w Kodeksie pracy weszły w życie już w pierwszej połowie 2023 r. Znowelizowane przepisy dotyczą dwóch kwestii: pracy zdalnej oraz wdrożenia do polskiego prawa unijnych dyrektyw w sprawie przejrzystych warunków pracy i work-life balance. Stanowią tym samym wyzwanie dla działów personalnych, których zadaniem jest prawidłowe „poukładanie” nowych regulacji w firmach – co nie jest łatwe. 

Regulacje wprowadziły nowe obowiązki dla pracodawców, m.in.: wypłacanie ekwiwalentu lub ryczałtu za pracę zdalną, a także konieczność aktualizacji obowiązujących procedur kadrowych i płacowych.

Praca Zdalna

Jedną z największych zmian w prawie pracy było uporządkowanie przepisów dotyczących pracy zdalnej. Wprowadzenie tych regulacji zostało poniekąd wymuszone przez pandemię COVID-19, bowiem wcześniej zapisy dotyczyły wyłącznie tzw. telepracy, co znacząco odbiegało od obecnej definicji pracy zdalnej. Nowelizacja weszła w życie 7 kwietnia 2023 r.

Zgodnie z tymi przepisami praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo (hybrydowo) zdalnie w miejscu wskazanym przez pracownika (w tym pod adresem zamieszkania pracownika) i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą.

Ponadto nowelizacje przepisów nakładają na pracodawcę szereg obowiązków związanych z zapewnieniem pracownikowi zdalnemu niezbędnych narzędzi, instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy, pokrycia kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, a także innych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Pracodawca musi też uwzględniać wnioski o pracę zdalną od określonych grup pracowników.

Praca w trybie zdalnym wymaga zastosowania odpowiednich narzędzi cyfrowych do komunikacji między pracownikiem a specjalistą HR. Wdrożenie jednego punktu kontaktowego umożliwiającego elektroniczną komunikację pracownika z pracodawcą w sposób bezpieczny, szybki i wygodny stało się dzisiaj koniecznością, a nie tylko narzędziem poprawiającym doświadczenia pracownika ze współpracy z kadrami. 

O narzędziach, które pozwalają działom kadrowym efektywnie wykonywać swoje zadania w tym zakresie, opowiadał Paweł Bober, Key Account Manager w Unit4 Polska podczas prelekcji na Teta Sessions 4U – obejrzyj nagranie.

Przepisy dotyczące przejrzystych warunków pracy oraz work-life balance

Kolejna duża zmiana w Kodeksie pracy weszła w życie 26 kwietnia 2023 r. Jej wdrożenie wynikło z konieczności dostosowania polskich przepisów do unijnych dyrektyw. Większość znowelizowanych przepisów dotyczy zatrudnienia, czyli m.in.: nowych uprawnień pracowniczych, dodatkowej ochrony przed zwolnieniem i nowych obowiązków informacyjnych w zakresie umów o pracę. 

Najważniejsze regulacje:

• Prawo pracownika do równoległego zatrudnienia. Pracodawca nie może zabronić swojemu pracownikowi pracy w innej firmie. 
• Zmiana formy zatrudnienia. Pracownik zatrudniony co najmniej 6 miesięcy może raz w roku wystąpić z wnioskiem o zmianę warunków zatrudnienia. 
• Dodatkowe przerwy w pracy wliczane do czasu pracy, w zależności od dobowego wymiaru czasu pracy.
• Większa ochrona pracowników przed zwolnieniem. Pracodawca musi uzasadnić decyzję o zwolnieniu również w przypadku umów na czas określony.
• Zmiany w zakresie umów o pracę, dodatkowe informacje o warunkach zatrudnienia pracownika.
• Informacja o wolnych stanowiskach pracy i procedurach awansu. Pracodawca musi informować wszystkich pracowników o możliwości awansu oraz o wolnych stanowiskach pracy.
• Urlop opiekuńczy. Można go wykorzystać jednorazowo lub w częściach. Wymiar urlopu wynosi 5 dni, a pracownik nie pobiera z tytułu korzystania z niego wynagrodzenia.
• Zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej. Wymiar zwolnienia wynosi 2 dni lub 16 godzin w ciągu roku kalendarzowego, a pracownik zachowuje prawo do połowy wynagrodzenia.
• Elastyczna organizacja pracy. Może z tego skorzystać pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia.
• Dodatkowa ochrona pracowników przed zwolnieniem w okresie ciąży i urlopu macierzyńskiego. Pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę z pracownicą, która przebywa na urlopie macierzyńskim lub jest w ciąży.
• Urlop rodzicielski. Pracownik może składać, w postaci papierowej lub elektronicznej, wnioski w sprawie udzielenia tego rodzaju urlopu. 
• Wydłużenie wymiaru urlopu rodzicielskiego. 
• Uprawnienia pracownika opiekującego się dzieckiem do 8. roku życia. 

Szczegółowo o zmianach w Kodeksie pracy pisaliśmy w naszym artykule, który można przeczytać tutaj: teta.unit4.com/pl/aktualnosci/zmiany-w-kodeksie-pracy-w-2023

Przywołane powyżej zmiany są znaczące i nakładają na pracodawców dodatkowe obowiązki, które powinien on wdrożyć w swojej organizacji. Ciężar odpowiedzialności za przygotowanie nowych wniosków, aktualizację dokumentów czy też szkolenia kierowników odpowiedzialnych za planowanie czasu pracy spada na działy kadrowe, które stają przed dużym wyzwaniem.

Teta ME – wsparcie dla działów HR

Nieocenionym wsparciem dla specjalistów HR (ale nie tylko dla nich) są odpowiednie narzędzia, które optymalizują procesy, a tym samym stanowią, że pracownik może wykonywać swoje obowiązki bardziej efektywnie. Taka sytuacja w dłuższej perspektywie czasu wpływa na poziom zadowolenia danego pracownika, co wpisuje się też w kontekst nowych przepisów – work-life balance. 

Jednym z takich narzędzi jest Aplikacja Teta ME, czyli integralna część oprogramowania Teta HR. Ułatwia ona przede wszystkim komunikację pomiędzy działami HR a pracownikami firmy, ponieważ dostęp do niej jest możliwy z dowolnego miejsca na świecie, z poziomu wszystkich urządzeń połączonych z Internetem.

Dzięki temu każda uprawniona osoba ma możliwość przez 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu wykonać wiele czynności samoobsługowych. W przypadku uzgodnienia zasad pracy zdalnej między pracownikiem a pracodawcą niezwykle pomocne są takie wnioski elektroniczne w Teta ME, jak:

• Wniosek o uzgodnienie pracy zdalnej. Na tym wniosku pracownik podaje wszelkie informacje konieczne do ustalenia zasad pracy zdalnej, takie jak rodzaj i okres pracy zdalnej, wymagane oświadczenia pracownika oraz miejsca świadczenia pracy zdalnej. 
• Zgłoszenie pracy zdalnej. Ten wniosek jest podstawą do rozliczania czasu pracy zdalnej, za który należy wypłacić ekwiwalent lub ryczałt. Informacja o dniach lub godzinach pracy zdalnej zgłoszonych przez pracownika w danym miesiącu zostanie użyta do wyliczenia kwoty ekwiwalentu za pracę zdalną adekwatnej do czasu w trybie zdalnym.

Samoobsługa pracownicza, odnosząca się do nowych uprawnień pracowniczych wynikających z dyrektywy work-life balance, może być realizowana dzięki uniwersalnym zgłoszeniom pracowniczym w Teta ME. Elektroniczne zgłoszenia do HR umożliwiają szybką komunikację cyfrową pracownika z pracodawcą, wybór kategorii zgłoszenia, przekazanie szczegółów oraz załączenie dokumentów elektronicznych (np. skanów lub zdjęć oryginałów papierowych), jeżeli stanowią one podstawę rozpatrzenia wniosku.

Elektroniczne wnioski, w przeciwieństwie do innych form komunikacji elektronicznej takich jak wiadomości e-mail, umożliwiają pracownikowi możliwość śledzenia postępu obsługi wniosków, a działowi HR pozwalają na zarządzanie sprawami pracowniczymi, odpowiednio ustawiając priorytet spraw z wybranych kategorii.

Kierownicy zespołów, którzy biorą udział w wielu procesach kadrowych mają możliwość:

• akceptacji wniosków o pracę zdalną dla pracowników z zespołu,
• rozliczania pracy w trybie zdalnym,
• wnioskowania o zatrudnienie i zmianę warunków zatrudnienia dla swoich pracowników i zleceniobiorców,
• akceptowania elektronicznych wniosków swoich podwładnych, 
• realizacji sesji podwyżkowych, 
• efektywnego zarządzania czasem pracy, w tym nadliczbowymi godzinami pracowników,
• monitorowania ruchu zatrudnienia, absencyjności, efektywności pracy w podległym zespole.

Obszary te zajmują sporo czasu, dlatego realne wsparcie, jakie daje aplikacja Teta ME, jest bardzo cenne. 

W obliczu wielu zmian korzystanie z przydatnych narzędzi, które rzeczywiście pomagają poprawić efektywność, wydaje się być oczywistością. Warto przyjrzeć się im bliżej, by dostrzec, jak niezbędne mogą być w naszej pracy.

Więcej o aplikacji Teta ME oraz oprogramowaniu Teta HR przeczytasz tutaj: teta.unit4.com/pl/rozwiazania/kadry-i-place