Sprawne zarządzanie zespołami oraz liniami biznesowymi cz.3 | Elastyczność zatrudnienia- przestrzeń do zagospodarowania w zmiennym środowisku biznesowym

Praca sezonowa w Polsce zazwyczaj kojarzy się z rolnictwem i turystyką- zapewne ze względu na zmienność pór roku, od których zależą te gałęzie biznesu. Jednak sezonowość prac, a właściwie sezonowy wzrost zapotrzebowania na prace pojawia się w większości firm sektora handlu detalicznego, w którym mamy do czynienia z okresami świątecznymi. Sklepy odnotowują wielokrotnie większy ruch w okresach przedświątecznych, gdy ruszamy na zakupy prezentów lub szykujemy się do rodzinnych spotkań. Podobne zachowania konsumentów, choć w innych terminach odnotowują sieci usługowe, takie jak kluby fitness, salony fryzjerskie i kosmetyczne oraz wiele innych branż sektora usług.

Takie firmy w okresach wzmożonego zainteresowania potrzebują większej niż zazwyczaj liczby pracowników, którzy umożliwią sprawną obsługę klientów. Dlatego organizacje decydują się na różne mechanizmy umożliwiające im elastyczność i optymalizacje planowania pracy.

Zapraszam do zapoznania się z mechanizmami prawnymi, które mogą pomóc Państwu w optymalizacji planowania zasobów i zadań w cyklicznie zmieniającym się środowisku biznesowym.

Pracownicy sezonowi w firmie

Praca sezonowa jest zidentyfikowana jako zjawisko rynkowe, dlatego w przepisach pojawiają się odniesienie, które ułatwiają jej organizację. Co istotne praca sezonowa nie jest określona jako odrębny typ umowy o pracę, czy umowy cywilnoprawnej. Zatem pracodawca zatrudniający „na sezon” najczęściej korzysta z umowy na czas określony lub umowy zlecenia stosując standardowe regulacje prawne Kodeksu pracy lub Kodeksu cywilnego.

Zawierając umowę o pracę z pracownikiem sezonowym, podobnie jak w przypadku innych pracowników, należy zwrócić uwagę na:

•    Obowiązek badań lekarskich przed przystąpieniem do pracy
•    Obowiązkowe szkolenie dla pracownika z zakresu BHP.

To co odróżnia pracę sezonową na umowę o pracę to możliwość zawierania wielu umów na czas określony. Kodeks pracy (art. 25(1)§4) stanowi wprost, że reguła maksymalnie 3 umów na czas określony i maksymalnego czasu trwania tych umów przez 33 miesiące, nie dotyczy umów zawartych w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym.

Rozważając zatrudnienie pracowników sezonowych można również skorzystać z ogólnych regulacji dotyczących czasu pracy, przy pracach uzależnionych od różnych obiektywnych warunków. Kodeks pracy umożliwia:
•    Przedłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy dla każdego systemu czasu pracy w przypadku uzasadnionych przyczyn technicznych lub dotyczących organizacji prac (Kodeks pracy art.129 §2)
•    Przedłużenie okresu rozliczeniowego do 4 miesięcy dla równoważnego systemu czasu pracy. W przypadku prac zależnych od warunków atmosferycznych i pory roku(Kodeks pracy art.135 §3)
 

Pracownicy „niepełnoetatowi”

Sposobem na cykliczne zmiany potrzeb zatrudnienia jest zatrudnienie pracowników w niepełnym wymiarze czasu pracy. Jak wynika z badań EUROSTAT zatrudnienie w niepełnym wymiarze w Polsce jest mniej popularne niż w innych krajach Europejskich. Porównują % udział zatrudnionych w niepełnym  wymiarze do całości zatrudnienia w Polsce, Hiszpani i Niemczech można zauważyć niewykorzystany potencjał.

Elastyczność, jaką uzyskują pracodawcy zatrudniając osoby w niepełnym wymiarze etatu wynika bezpośrednio z przepisów. Pracownicy zatrudnieni na ½ etatu, ¾ etatu lub inną cześć etatu mogą pracować więcej godzin niż wynika to z ich etatu bez konieczności rekompensaty tej pracy dodatkiem do wynagrodzenia lub czasem wolnym, tak jak ma to miejsce w przypadku godzin nadliczbowych.
Godziny ponadwymiarowe dla pracowników zatrudnionych na część etatu, są to godziny ponad limit normy wynikającej z etatu lecz nie stanowiące pracy w nadgodzinach.

Aby skorzystać z takiej możliwości należy na etapie podpisywania umowy o pracę zabezpieczyć odpowiednie zapisy:

1. Niepełny wymiar czasu pracy, np. ½, 0.75 lub inną część pełnego etatu

2. Dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia jak za nadgodziny (Kodeks pracy art. 151 § 5 ).

Zapisy te oznaczają, że:

• Za pracę ponad normę ustaloną w umowie o pracę należy się normalne wynagrodzenie, bez dodatków z tytułu pracy nadliczbowej, aż do osiągnięcia wskazanego w umowie „limitu”.

• Przekroczenie dopuszczalnej liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia jak z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.

• Dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych przysługują podobnie jak w przypadku pracowników zatrudnionych na pełny etat, gdy została przekroczona dzienna lub tygodniowa norma czasu pracy przewidziana w obowiązujących przepisach.

W przepisie nie znajdziemy metody na ustalenie liczby godzin ponadwymiarowych, o których mowa w art. 151 § 5 K.p.
Pracodawcy definiują je na różne sposoby, a praktycznie najczęściej stosują takie zapisy, jak:

• Prawo do dodatku jak za pracę w godzinach nadliczbowych po przekroczeniu określonej liczby godzin tygodniowo, np. 39 godziny tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym.

• Prawo do dodatku jak za pracę w godzinach nadliczbowych po przekroczeniu liczby godzin w dniu , np. 7 godziny na dobę.

• Ustalenie granicznej liczby w odniesieniu do wielkości etatu, wyższego niż wymiar wynikający z zatrudnienia, np. dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu, określenie pracy w wymiarze przekraczającym 3/4 etatu jako uprawniającej do dodatku jak z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.

• Prawo do dodatku jak za pracę w godzinach nadliczbowych po przekroczeniu liczby godzin powyżej ustalonego wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym np. po przekroczeniu sumy godzin wynikających z wymiaru i określonych w umowie 20 godziny w okresie rozliczeniowym.

• Ustawodawca nie określił również jaka może być maksymalna wartość „limitu” podana w umowie. Przyjmuje się że należy ją ustalić powyżej wymiaru czasu pracy wynikającego z umowy a jednocześnie poniżej wymiaru czasu pracy wynikającego z pełnego etatu.

Pracownicy z agencji pracy tymczasowej

Kolejnym sposobem na elastyczne zwiększenie zespołu w sezonie, bez konieczności rekrutacji nowych pracowników, jest pozyskanie pracowników tymczasowych. Co istotne pracownik tymczasowy jest zatrudniany przez agencję pracy tymczasowej (agencja), a nie przez pracodawcę, chociaż pracownik tymczasowy wykonuje pracę na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy. W tym wypadku pracodawca, nazywany pracodawcą użytkownikiem nie jest pracodawcą w rozumieniu Kodeksu pracy, zatem większość obowiązków związanych z kadrową obsługą pracownika realizuje agencja.

Jeżeli Twoja firma korzysta z pracy pracowników tymczasowych pamiętaj o obowiązkach pracodawcy – użytkownika, takich jak:

1. zapewnienie pracownikowi tymczasowemu bezpiecznych i higieniczne warunki pracy

2. kontrolowanie okresu zatrudnienia- pracownika tymczasowego można zatrudniać maksymalnie przez 18 miesięcy w okresie 36 kolejnych miesięcy

3. prowadzenie ewidencji pracowników tymczasowych- ewidencja powinna zawierać dokładne informacje o tym w jakim okresie pracownik pracował na rzecz firmy

4. przechowywanie danych przez 3 lata- informacje o okresie świadczenia pracy pracownika wypożyczonego z APT przechowuj przez kolejne 3 lata od zakończenia jego zatrudnienia

5.  prowadzenie ewidencji czasu pracy- wykaz czasu pracy przepracowanego i nieobecności do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika tymczasowego

6. kontrolowanie okres zatrudnienia i prowadzenie ewidencję pracowników również dla osób świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych

Każdy biznes odznacza się momentami stabilizacji, w których praca jest przewidywalna i spokojna oraz okresami, w których firma pracuję ze zdwojonym wysiłkiem. W zależności od sektora, branży, czy specyfiki firmy fluktuacja potrzeb jest zależna od pozyskanym kontraktów, realizowanych projektów, nowych regulacji prawnych lub podyktowana jest wzrostem zainteresowania produktami i usługami. Czasami prognozowanie w perspektywie dłuższej niż miesiąc lub kwartał może być mało skuteczne. Jednak w niektórych sektorach, tych które kierują swoje działania na klienta indywidualnego te fluktuacje mają powtarzalny charakter, więc warto dopasować zespół do zmian, które możemy przewidzieć już dzisiaj.

Podstawa prawna:
•    Kodeks pracy art. art. 251 §4,  art.129 §2, art.135 §3- w tych artykułach znajdują się regulacje możliwe do zastosowania przy sezonowości prac
•    Wyroku Sądu Najwyższego z 3 kwietnia 1986 (sygn. III URN 20/86)- znajdziesz odniesienie się do zjawiska pracy sezonowej.
•    Kodeks pracy art. 151 § 5 K.p. – tu znajdziesz ważny element dotyczący zatrudnienia w niepełnym wymiarze pracy
•    Ustawa z dnia 9 lipca 2003 roku o zatrudnianiu pracowników tymczasowych ( Dz.U. 2003 nr 166 poz. 1608)- ustawa reguluje zasady zatrudniania pracowników tymczasowych przez agencję pracy tymczasowej oraz zasady kierowania tych pracowników do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz pracodawcy.
•    Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 marca 2019 r. III UK 84/18- przedstawia stanowisko w sprawie Korzystania przez pracodawcę użytkownika z pracy tego samego pracownika tymczasowego, kierowanego do pracy przez różne agencje pracy tymczasowej powiązane kapitałowo z pracodawcą użytkownikiem, przez czas dłuższy od dozwolonego.